職業院校電子檔案管理現狀分析與建設思路

胡亞軍

【摘 要】科學技術的高速發展加快了人類文明的進程，信息技術促進了現在社會各項事業的高速發展，信息技術無處不在它改變了人們的生活方式，信息資源的開發利用已經成為人們工作的重要組成部分，檔案是人類社會活動的真實記錄，信息化建設體現在學校管理的方方面面，利用信息化技術做好檔案管理工作就是最大限度地開發利用檔案信息資源，面對目前職業院校檔案信息化建設的現狀及存在的問題，特別是國家建設的1000所國家示范中等職業院校更要重視檔案信息化管理，從檔案基礎建設入手，更新觀念，創新技術，健全制度，強化管理，加快中等職業學校檔案信息化建設的步伐。

【關鍵詞】職業院校；檔案管理；信息化

隨著網絡信息技術的迅猛發展，辦公自動化的普及應用，給職業學校檔案管理工作帶來了新的機遇與挑戰。面對挑戰，我們要緊緊抓住機遇，加快檔案工作步入信息時代的步伐，推動檔案信息化建設，使檔案管理向信息化管理轉變，適應檔案管理創新與發展的要求，更好地為學校的建設和發展服務

一、學校電子檔案管理現狀

1.學校對檔案管理認識不夠

調查發現我國許多學校的檔案管理工作存在諸多問題，管理漏洞百出，一旦需要查找相關檔案時，往往是無從尋找。目前職業學校檔案信息化建設工作相對滯后，主要是對檔案信息化建設認識不足，認為檔案工作在短期內不會對學校的建設和發展帶來負面影響，因此不能引起學校領導的足夠重視，對檔案信息化建設缺少發展規劃和合理的資源配置，與現代化的教學管理和學校發展不相適應。

從檔案管理工作現狀來看，尚未形成素質優良、結構合理，科學高效的檔案管理隊伍，一方面，有些專職檔案工作人員學歷、知識、年齡、職稱結構都不盡合理，還有些部門檔案工作人員未接受檔案管理專業培訓，缺乏檔案管理和信息化建設的基本理論、知識和技能。另一方面，有些檔案人員對檔案事業認識不足，缺乏勇于創新和與時俱進的精神，對檔案事業缺乏熱情，觀念落后，對學習新知識、新技術有為難情緒，沉湎于保持現狀，制約了檔案信息化建設的發展。

究其原因，主要原因之一就是學校的管理層對學校檔案管理工作的重要性認識不夠，對學校檔案管理的重視程度不夠。許多學校的管理層片面地認為學校作為教書、育人的場所，只要做好育人和相應的科研工作就足夠了，從而忽視了學校的檔案管理工作，沒有意識到檔案管理對于總結學校的教育經驗，積累和探索學校的教育方法，維護學校的教師和學生的合法權益和人力資源檔案等方面的重要作用。由于學校管理層的不重視，因此導致了學校的檔案管理工作松散，即使學校有負責檔案管理工作的人員，也由于領導不聞不問，加上建設資金投入不足、硬件設施落后、人員培訓力度差、待遇同比教師或其它崗位差，因此工作積極性不高，思想動態不穩定，檔案材料不能及時整理、歸檔，從而導致了檔案管理混亂的局面。

2.學校檔案管理中服務意識差管理水平落后

學校的檔案管理人員業務水平普遍不高，服務意識較差，不能適應現代學校檔案管理的需要。學校檔案管理工作長期處于手工階段，不能與時俱進，信息化程度低，管理方式和檔案建設手段還比較落后，工作效率低、準確性和完整性差。由于學校檔案管理工作不受重視，人事檔案管理缺乏專業的人才，缺乏培訓學習機制，相互之間對于人事檔案管理的經驗交流少，導致了管理人員業務水平不能適應管理的需要。

3.學校檔案管理的檔案收集、歸檔意識差

通常學校的大量經費和人力資源都投入到學校基礎設施建設、購置教學設備設施與教學之中，往往忽視了對學校檔案管理工作中的基礎設施建設與檔案管理中人力資源的投入。在學校管理中，一些管理人員由于檔案建設制度不健全、檔案管理人員緊張，因此在檔案建設管理時通常將重要的檔案文件放置于個人手中，認為方便查找。這就造成了檔案丟失或檔案被破壞的隱患，不利于檔案管理。學校檔案管理的收集和檔案歸檔意識較差，一些教職工甚至不愿意將檔案交規學校管理，這既有教職工檔案歸檔意識差的原因，另一方面也因為高校檔案管理水平較差，甚至有檔案丟失的情況出現，因此也導致教職工對于學校的檔案管理信心不足，不愿將檔案交規學校保管。

4.檔案管理相對滯后，檔案資金投入力度不夠

從目前現狀看，一方面職業學校檔案管理有待進一步加強，檔案管理方法落后，制度不完善，基礎設施薄弱，檔案信息化建設流于形式，紙上談兵，主要是檔案信息化建設缺少足夠的資金作保證，沒有完善配套的硬件支持，對檔案設施的配套、檔案的管理、檔案人員的素質培養都缺少相應的投入。另一方面，職業學校建設發展需要大量的資金投入，辦學規模、辦學條件等方面都有待提高，缺少政府財政的有力支持，靠自力更生開辟財源舉步維艱，在其人、財、物資源匱乏的情況下，只注重與辦學直接相關的投入，優先考慮亟待解決的問題，即使千方百計擠出的資金也只能用于學校教學、科研重點項目的基本建設，無法籌措資金投入檔案信息化建設。

二、學校電子檔案信息化建設的思路

1.提高認識轉變觀念

要充分認識職業學校檔案信息化建設的意義和必要性，把檔案信息化建設列入重要日程，提升新認識，樹立新理念，采取新舉措，才能不斷地創新與發展。以改革創新為動力，以服務大局為己任，以檔案資源建設為基礎，以信息化建設為手段，以檔案開放利用服務為方法，以檔案隊伍建設為契機，促進檔案管理工作的新局面，使檔案管理水平不斷提高。

2.增加投入改善條件

目前職業學校檔案信息化建設落后于學校信息化建設，沒有實現檔案信息化建設與學校信息化建設同步發展，這種情況不同程度地影響了檔案工作的開展和服務水平的提高。學校領導要重視此項工作，檔案部門也要積極爭取領導的支持，增強檔案信息化建設的責任感和緊迫感，切實把檔案信息化納入學校信息化建設的總體規劃，加大投入，盡快規范電子檔案接收與管理工作，使檔案信息化水平有一個新的提高。要加強檔案信息資源整合，強化檔案信息化建設，用先進的信息技術改變檔案工作的傳統工作模式。

3.加強培訓提高素質

檔案信息化建設最關鍵的是高素質創新人才的培養。隨著大量高新技術在檔案部門的廣泛應用，必須建立一支分工合理、結構科學、素質過硬、保障有力的檔案管理隊伍。

（1）加強檔案信息化人才培養。為適應職業學校檔案信息化建設的需要，必須培養一批既精通檔案業務又掌握網絡信息的技術人才。解決這一問題最關鍵就是開展檔案信息技術的教育和培訓，培養高素質的檔案人員，提高他們的整體素質水平。

（2）加強檔案信息安全保障體系。一是要對檔案信息進行區分，按照《保密法》嚴格界定使用權限，并通過授權機制限制用戶的訪問權，以設置密碼、驗證身份等方式限制登錄訪問。二是由于網絡易受到黑客攻擊、網上竊聽與篡改、病毒、程序缺陷、技術淘汰等眾多問題的威脅，還要注意檔案數據存放的安全，防止病毒和黑客的襲擊。三是在開發利用檔案信息資源和網絡系統建設工作中，要增強安全意識，按照檔案保密規定，對網上發布的信息要嚴格審核，保護上網信息的安全。

總之，學校的檔案管理工作應當與時俱進，適應檔案管理形勢發展的需要，不斷強化服務水平，端正服務態度，不斷完善服務功能，提供優質服務，主動為學校的檔案管理提供優質的服務，將檔案管理工作轉化成學校的教學資源，創造社會價值。

參考文獻：

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