淺議高校檔案信息化管理

蘇文英

隨著社會的現(xiàn)代化發(fā)展，檔案事業(yè)也步入了數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的時代。

一、學(xué)生檔案管理手段的變革勢在必行

學(xué)生檔案管理是每一所高校不可缺少的重要組成部分， 它包含了學(xué)生的基本信息、家庭情況信息、獎勵和懲處信息、是否畢業(yè)信息等，對于如何管理好檔案至關(guān)重要。在這個科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，計算機技術(shù)日漸成熟，工作效率日漸提高的社會，光靠人工管理文件檔案的方式已經(jīng)過時了，隨著時間的流逝，海量文件、數(shù)據(jù)的查找，更新和維護難度加大，難以滿足師生需求。

有些學(xué)校是由學(xué)工處管理學(xué)生檔案，有些學(xué)校是由教務(wù)處管理，各單位對檔案的重視程度也不相同，目前大都由專職輔導(dǎo)員負責(zé)，他們既要做好教育工作，又要做好服務(wù)工作，任務(wù)繁重，往往要拖到學(xué)生即將畢業(yè)前才突擊性地進行收集整理學(xué)生檔案，這就很難齊全。利用了信息技術(shù)則這一問題徹底解決了，學(xué)生進校后按照電子檔案的特征和格式填寫內(nèi)容，并要求各二級學(xué)院在規(guī)定的時間內(nèi)匯總學(xué)生的相關(guān)信息，杜絕了各二級學(xué)院搞突擊整理，確保學(xué)生檔案的完整性。

二、信息化管理高校學(xué)生檔案的優(yōu)點

按照以往的工作方法，面對大量的學(xué)生數(shù)據(jù)材料，手工處理方法已經(jīng)跟不上現(xiàn)代化的步伐，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，許多學(xué)校已經(jīng)具備了應(yīng)用計算機和網(wǎng)絡(luò)的能力，因此學(xué)生檔案管理信息化必將使學(xué)生檔案更加完善。

首先，信息技術(shù)改變高校學(xué)生檔案的建立方式。信息的網(wǎng)絡(luò)化和電子化方式管理后，學(xué)生信息不僅有紙質(zhì)化信息，而且還有虛擬的電子信息，這就保證了檔案材料不會缺失。

其次，信息技術(shù)擴大高校學(xué)生檔案管理的空間廣度。學(xué)生檔案與其它檔案相比具有保管時間短的特點，出于對檔案信息利用最大化的考慮，在校期間能幫助廣大師生、就業(yè)以后能幫助社會各界查詢所需要的信息。

再次，信息的完整性也使檔案有了一定的時效性。利用現(xiàn)代信息技術(shù)可以使高校學(xué)生檔案實現(xiàn)信息完整化，也增強了檔案的時效性，學(xué)生可以在就業(yè)期間讓自己的信息材料充分發(fā)揮應(yīng)有的作用。

三、進一步推進高校學(xué)生檔案信息化管理

隨著信息技術(shù)日新月異的發(fā)展，運用現(xiàn)代信息技術(shù)推動教育的改革，成為當(dāng)今社會發(fā)展的潮流。當(dāng)前高校學(xué)生檔案信息化管理的主要目標(biāo)和措施如下：

第一，加強網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是推進檔案信息化管理的技術(shù)保障。網(wǎng)絡(luò)是檔案信息資源傳輸，交換和共享的載體，為了充分發(fā)揮檔案信息化管理的整體效用，就要進行網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。在檔案管理人、機結(jié)合的基礎(chǔ)上，對檔案信息建立數(shù)據(jù)庫，逐步實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，在原有的基礎(chǔ)上進一步改進，形成管理功能齊全的電子檔案管理系統(tǒng)，更好地管理學(xué)生檔案。

第二，加強電子文件的管理是做好檔案信息化管理的關(guān)鍵。電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，這就要求我們在生成，流轉(zhuǎn)，處理，保管電子文件時的歸檔意識，加強對電子文件的管理，確保電子文件數(shù)據(jù)的原始性、安全性、可靠性、真實性、準(zhǔn)確性。

第三，強化管理制度是檔案信息化管理的安全保障。為了保證檔案的安全完整，更要注意保密。為此，在查閱檔案的過程中，必須采取可靠的加密手段和嚴(yán)格的制度措施，這樣才不會造成數(shù)據(jù)庫的損壞和丟失。

第四，嚴(yán)把檔案材料質(zhì)量關(guān)是進行信息化管理的基礎(chǔ)。實行紙質(zhì)檔案和電子檔案共存，管理人員將由二級學(xué)院或?qū)W工處、團委所形成的各類材料收集，整理，然后輸入電腦，同時將紙質(zhì)的材料放入學(xué)生檔案袋保存，形成紙質(zhì)檔案與電子文件的一一對應(yīng)，這樣在查詢是就準(zhǔn)確、快捷地可以查詢所需要的檔案信息了。在接收材料時就要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，不規(guī)范的材料須退回重做，雖然眼前煩了點，但大大方便了日后管理，查詢，提高了檔案管理的利用效率。

第五，檔案管理人員的專業(yè)化是檔案信息化管理的基本保障。高校必須重視對從業(yè)人員的培養(yǎng)，在配備專職和專業(yè)的學(xué)生檔案管理人員的同時，要對這些人員進行檔案管理方面的知識和信息技術(shù)基礎(chǔ)的培訓(xùn)，使他們能夠靈活地操作電子檔案管理系統(tǒng)，提高管理人員的業(yè)務(wù)能力。

時代在發(fā)展，各種管理方式也必須與時俱進，高校學(xué)生檔案管理的信息化勢在必行，我們必須更新理念，加強學(xué)習(xí)，大力借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，努力使檔案管理工作插上信息化的翅膀躍上新的平臺。

（作者單位：常州工學(xué)院 ）

（責(zé)任編輯 劉冬楊）