淺談檔案管理的發(fā)展趨勢

楊映鳳

摘 要： 近年來信息化技術(shù)在各個行業(yè)都獲得了廣泛的應(yīng)用，于此同時(shí)以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的檔案管理信息化，在其發(fā)展過程中也將面臨前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。本文結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)探討了對檔案管理信息的幾點(diǎn)認(rèn)識，以及檔案管理信息化發(fā)展策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；發(fā)展趨勢；認(rèn)識

一、 檔案管理信息化認(rèn)識

（一）檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化

檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化是檔案實(shí)體管理實(shí)現(xiàn)信息管理過程中不可或缺的業(yè)務(wù)規(guī)范以及相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。從實(shí)踐來看，該標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范應(yīng)當(dāng)由檔案管理部門進(jìn)行制定、統(tǒng)一施行。對于檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化而言，其主要有檔案信息采集、檔案信息存貯、檔案信息管理以及檔案信息網(wǎng)絡(luò)和檔案信息管理軟件等五個方面的標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容。

（二）電子檔案特性

信息化檔案管理工作中，可以促使檔案信息檢索查詢、實(shí)施利用等更加的方便與快捷，對于實(shí)現(xiàn)檔案信息及相關(guān)資源的有效共享具有非常重要的作用。就檔案信息數(shù)字化而言，其主要包括以下幾個方面的內(nèi)容：檔案目錄、檔案編研成果、檔案全文等數(shù)字化，同時(shí)還包括檔案實(shí)體圖片化，在此過程中，檔案全文數(shù)字化是整個檔案管理工作數(shù)字化的關(guān)鍵所在。

（三）檔案信息網(wǎng)絡(luò)化

通過局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的運(yùn)用，將經(jīng)過數(shù)字化處理的檔案資源信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化，建立科學(xué)、合理、高效率的檔案信息網(wǎng)站，通過檔案信息網(wǎng)站的建立，方便公眾進(jìn)行檔案信息查詢，并且實(shí)現(xiàn)相關(guān)資源信息的共享。改變以往舊的檔案管理模式的封閉性和單一性，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的開放性、交互性，提高檔案信息社會化利用的便捷性。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)，使得檔案資源信息可以為社會成員所共享，對于不同空間的多個用戶，獲得信息是同步的，從而使檔案信息的服務(wù)質(zhì)量和效率得以提高

二、檔案管理信息化發(fā)展策略

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立信息化管理意識

目前，檔案管理工作越來越受到人們的重視，在獲得日新月異的變化的同時(shí)，也取得了一定的成果，在管理理念和管理模式上也有了根本性的改變，檔案管理正在向著信息化的方向飛速發(fā)展。為了適應(yīng)新的形勢，檔案管理人員更加要緊跟時(shí)代的步伐，努力改變舊的傳統(tǒng)觀念，加強(qiáng)檔案信息化管理意識，自覺提高自身的綜合素質(zhì)和崗位技能，只有檔案管理人員的整體素質(zhì)提高了，檔案管理信息化建設(shè)才能獲得保障。

（二）制定信息化發(fā)展目標(biāo)，并嚴(yán)格執(zhí)行

實(shí)際工作中，要從全局考慮，兼顧長期目標(biāo)和近期目標(biāo)，并使之有機(jī)結(jié)合，目標(biāo)的確定和部署，必須堅(jiān)持一定的原則，即科學(xué)性、實(shí)用性、適用性。在制定長期目標(biāo)時(shí)，應(yīng)以戰(zhàn)略性的高度，縱觀全局，不忽視細(xì)節(jié)，運(yùn)用科學(xué)合理的方法，對全局進(jìn)行深入的了解和細(xì)致的分析，使目標(biāo)的質(zhì)量獲得保證，全局統(tǒng)一為一個有機(jī)的整體，不局限與當(dāng)前，而是以長遠(yuǎn)的觀點(diǎn)，考慮到信息化建設(shè)將來發(fā)展的需要，留下兼容、再擴(kuò)充的富余空間，避免資源的浪費(fèi)。在制定近期目標(biāo)時(shí)，其側(cè)重點(diǎn)在于目標(biāo)的實(shí)用性和可行性。在信息化建設(shè)的初級階段，即進(jìn)行基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的建設(shè)時(shí)，需要對現(xiàn)有檔案資料進(jìn)行整理，工作必須認(rèn)真仔細(xì)，不允許出現(xiàn)錯誤和遺漏，對于檔案資料而言，其正確性是至關(guān)重要的，因此在整理檔案資料時(shí)必須確保其正確無誤，并嚴(yán)格遵守標(biāo)準(zhǔn)化的要求。在對檔案館藏進(jìn)行整理時(shí)，優(yōu)先對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，對于沒有價(jià)值的資料應(yīng)該根據(jù)要求銷毀，避免重復(fù)勞動，浪費(fèi)時(shí)間和資源，這也是實(shí)施信息化的客觀要求。

（三）信息化建設(shè)過程中的系統(tǒng)軟件與硬件設(shè)備統(tǒng)一管理

配備統(tǒng)一、專業(yè)的軟硬件設(shè)備各單位各部門各自為政，信息化手段、設(shè)備不統(tǒng)一，造成了很多數(shù)據(jù)不兼容，給檔案管理信息化過程設(shè)置了障礙，所以，我們應(yīng)配備統(tǒng)一的、專業(yè)的數(shù)字化設(shè)備和專業(yè)的統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，利用這些設(shè)備可實(shí)現(xiàn)字符識別，自動轉(zhuǎn)化、自動編目和檢索、自動全文存儲、自動上載，計(jì)算機(jī)輔助立卷，檔案自動標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一型號，統(tǒng)一規(guī)格的計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備，才能為檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)提供保障。

（四）檔案信息規(guī)范管理機(jī)制

進(jìn)一步規(guī)范管理機(jī)制，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)在各大檔案管理機(jī)構(gòu)中，各種檔案信息資源都存在著一致的邏輯關(guān)系，其在錄入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)以后就會成為數(shù)據(jù)庫與數(shù)據(jù)庫之間、數(shù)據(jù)字段與運(yùn)行程序之間相互依存的邏輯關(guān)系，從而共同組成計(jì)算機(jī)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的依據(jù)，其關(guān)系到整個檔案信息數(shù)據(jù)庫的完整性與安全性，因此，規(guī)范的管理機(jī)制和統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)就成為必不可少的要求。這樣檔案信息化管理為利用服務(wù)提供了方便。否則，如果各單位檔案部門沒有規(guī)范的制度，不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去處理，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也難以實(shí)現(xiàn)。

（五）檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)制定

確保用戶能夠高效、快捷獲取檔案數(shù)據(jù)庫信息，是數(shù)據(jù)檔案信息化建設(shè)的根本目標(biāo)，而這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，則依賴于規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施。進(jìn)行檔案管理時(shí)，檔案內(nèi)容、編號以及分類和案卷目錄的編制，必須符合標(biāo)準(zhǔn)化的要求，對于不同的項(xiàng)目，也應(yīng)該實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化。此外，還要防止傳統(tǒng)檔案信息資源的重復(fù)開發(fā)和應(yīng)用，有效避免資金和資源的浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化資源的合理共享。

三、結(jié)語

總之，相比傳統(tǒng)的檔案管理而言，信息化檔案管理可促進(jìn)檔案信息資源的有效開發(fā)與應(yīng)用，為社會提供更多的資源和服務(wù)。在工作中，必須重視信息化的建設(shè)，推動和促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的健康發(fā)展。

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