在檔案信息數字化管理環境下，實現信息服務的社會化

摘 要：當今社會是信息化社會，信息資源的廣發傳遞與快速開發早已成為了社會發展的必然方向。在企業與社會服務過程中檔案信息的數字化管理所占有的位置已經越來越重要。在檔案信息服務社會化的過程中檔案管理部門所起到的作用是越來越明顯，檔案管理部門能夠有效完善檔案信息資源的管理，讓檔案信息真正實現社會化。本文主要分析了水電企業檔案信息社會服務與企業內部服務等兩個方面，并探討如何讓檔案信息服務社會化。

關鍵字：信息服務；社會化；檔案信息；數字化管理

我國科學技術的發展與社會經濟的進步，在一定程度上帶動了我國信息化的進程，在實現信息化的過程當中，合理開發、整合與運用檔案信息資源顯得尤為重要，要想推動社會信息化的進程就必須有效利用檔案信息資源，這樣才能推動信息化的開展，擺脫“信息孤島”所帶來的困擾。要想實現這一美好的理念，就必須運用先進的管理理念來統領檔案的信息資源，制定相對應的管理措施，對信息資源加以整合加工，從而讓檔案信息資源能夠朝著網絡化、數字化與集合化的方向進行，只有這樣，才能實現檔案信息數字化管理，才能實現社會化的信息服務[3]。

因此，在現在信息化發展迅速的時代，人們對于檔案信息的存儲要求也是越來越嚴格，檔案信息的數字化與社會化功能也慢慢被人們所重視，這對于水電企業檔案工作而言無疑是一個挑戰同時也是一個機遇，這不僅僅給檔案管理部門提出了更高的要求，同時還要求相關管理人員要不斷開拓信息服務的范圍，以便更好地滿足企業自身的發展與服務社會的要求。

1 檔案信息數字化的概念

現階段，水電企業中大部分檔案都是使用紙質檔案、聲像檔案與實物檔案為載體，其中紙質檔案所占的比例是最大。在建設數字化檔案館中，檔案部門所收藏檔案的信息數字化處理已經成為了其中最為重要的一個環節，建設數字化檔案信息就意味著面臨巨大的任務[2]，檔案部門也要結合企業自身的特點應用不同的模式進行建設，一般而言，館藏基礎比較好的大型綜合性檔案館，水電企業檔案部門可以適當借鑒，將其先進技術與管理理念合理地運用于企業中來，成立專門的信息數字化部門，并依次逐步加大企業信息的數字化規模。

對于現有的紙質檔案而言，想要對其進行數字化處理，一般會使用以下三種方式[4]：第一，使用掃描儀進行掃描，讓OCR字符識別軟件進行識別；第二，通過計算機進行人工錄入；第三，把檔案文件看作是一組圖片，由掃描儀或者數碼相機逐頁掃描或拍照同傳輸到計算機中制成圖形文件。這三種方法進行對比，第三種方式顯得更加容易操作，企業中一般的檔案工作人員若能加以培訓，就能夠學會如何運用機器，工作也能定量化，進而降低了差錯率，不過圖形文件存儲空間大，若能運用先進的掃描儀進行掃描，檔案信息數字化肯定能夠進一步提高其效率。除此之外，由于圖像掃描能夠將檔案原件得以永久保存，也能夠讓利用者在瀏覽文字內容的時候，也能夠看到其他紙質檔案的相關特點，例如原件的圈點、印章、墨跡、之色、批注等等，讓使用者能夠尋找到更多線索，進而得以開展更近一層的研究。通過多媒體技術與計算機技術的運用，將水電企業所有的館藏信息加以數字化，用數字化的形式進行儲存，聲、圖、文并茂，讓檔案信息的顯示與記錄功能發揮到極致，提高企業內部的工作效率[1]。

2 新時期檔案信息數字化的管理現狀

檔案信息數字化之后需要進行有效的管理，這樣才能夠確保信息的維護與有效的運用，因為，我們就必須要通過專業的檔案管理軟件進行輔助。隨著信息網絡技術與計算機技術的快速發展，檔案管理信息化、數字化的應用水平與應用技術也在不斷提高與發展，按照發展的程度可大概劃分為以下三種情況：

第一，“文檔一體化”的管理。國家檔案局曾經提出“文檔一體化”的管理理念，很多企業的檔案部門也曾經應用計算機技術來實現檔案與文件一體化管理，讓文件從形成時開始到歸檔的時候能夠進行流水線的形式進行管理。傳統的手工操作與“文檔一體化”操作管理軟件相對比，能夠有效預防應歸檔案的文件材料因人為原因而出現遺漏，提高了文件歸檔的準確性與完整性，這樣文書立卷的效率也能夠得以提高，檔案的質量也得以保證。

第二，建立與應用檔案文件信息目錄檢索系統。運用檔案文件信息目錄檢索系統，可以說是最早的檔案工作與計算機技術相結合的產物。因為企業檔案館所存儲檔案的信息量非常大，檔案的使用也是非常頻繁，為了能夠使得使用者更加便利，提高他們查詢的效率，檔案部門運用計算機技術來對專題文件或檔案目錄進行分類存儲，以便能夠讓使用者快速檢索出相關資料。

第三，建設檔案管理的應用系統。實際上，檔案管理應用系統就是一個能夠包括檔案業務管理、行政管理與檔案信息利用、開發等各個方面的系統的大型的工程，例如檔案的自動檢索、自動編目，檔案的自動全文檢索、存儲，檔案業務工作的管理、輔助，檔案的自動標引、計算機的輔助立卷、檔案部門的自動化辦公，文檔的一體化自動管理，檔案數據庫的建立與維護，檔案庫房的現代化保護技術等等。這些除了是檔案管理最基本的環節，同時也是檔案管理自動化、智能化的具體體現，也是檔案數字化管理得以全面開展的重要奠基[6]。

3 企業檔案信息社會化服務

水電企業檔案信息服務社會化，是為了企業檔案部門能夠適應社會不同領域對水電企業信息不斷快速增長的需求，把靜態的檔案信息進一步開發成動態的、有價值的、系統的信息，全面為社會服務。

3.1 檔案證明服務

在水電企業中，人事勞資等檔案的數量肯定不在少數，而檔案證明中絕大一部分都為認識的入職、離職、科研項目等等證明，其服務的對象也針對為企業的內部員工。企業的檔案部門要根據實際要求，為證實某件事情的事實而在檔案部門中有無記載從而出具具體的證明，這樣才能發揮檔案的憑證作用[5]。

3.2 實現檔案信息的網絡化運用與共享信息資源，實現社會化服務

檔案信息只有在共享與傳遞的過程中才會體現出其真正的價值。過去信息只留著檔案的原件或者處理過的二次文獻中，企業內部員工或企業外部群眾要是查看相關的檔案信息，就必須親臨企業的檔案部門，通過靜電復印、閱讀摘錄或拍攝等方式來獲取相關的信息。但數字化之后的檔案信息就能夠在傳遞的時候同時往多個方向進行傳遞，方便企業與企業，企業與群眾的交流，從而形成傳遞網絡，并且隨著互聯網的普及，信息與信息之間能夠進行快遞的遠程傳遞，不再局限于空間與時間，使用者不用親自來到企業檔案部門進行查閱，就能夠在任何地點與任何時間通過計算機簡捷便利地運用檔案信息。但是在建立檔案信息傳輸平臺的時候，要注意建立檔案部門的局域網，俗稱內網，即用戶通過局域網來確認自己的身份，檔案數據的授權等等的形式來獲取權限范圍內的檔案信息；除此之外，構建公眾網、外網等等將一些能夠開放的檔案信息通過互聯網進行相互交流，從而實現檔案資源的共享。檔案信息的共享與傳遞實質上就是為了能夠服務大眾，讓檔案信息資源得以網絡化、標準化、數字化與系統化，從而滿足社會在各個方面日益增長的檔案信息的利用需求。同時檔案信息數字化建設是一項任重而道遠的任務，只有不斷篤實創新，量力而行，才能使得檔案信息管理工作有條不紊的進行。

3.3 培養數字化檔案信息方面的人才

在建設數字化檔案信息的時候，新技術、新知識的運用是非常重要的，因此一定要重視培養數字化檔案信息方面的人才。現階段，我國檔案專業的教育中，不管是高等教育還是技能教育，對于這方面的知識仍然是較為貧乏，因此檔案信息數字化進程也在不斷滯后，因此，企業一定要重視培養這方面的人才，這樣才能適應企業檔案信息數字化的建設需求。

4 結束語

隨著科學技術的快速發展，現階段檔案信息數字化是我國企業檔案管理工作的趨向，企業檔案管理工作的方式有了翻天覆地的變化，這對檔案管理工作無疑是革命性的劃分，檔案信息數字化作為高科技的衍生物，也是未來檔案管理工作的必然趨勢。在“信息高速公路”與高科技信息技術的共同影響下，我國企業的檔案信息數字化建設要努力加強對于檔案的管理，為企業數字化建設打下良好的基礎，完善相關的技術與設施軟件，這樣才能真正推動我國檔案信息數字化進程的大力發展。

參考文獻

[1]石莉萍，張鴻業. 信息化環境下檔案信息資源整合的實現策略研究[J]. 中國外資，2011，02：168+170.

[2]王濤，唐曙光. 在檔案信息數字化管理環境下，實現信息服務的社會化[J]. 中國西部科技，2011，17：71-72.

[3]劉玲. 試論網絡環境下檔案信息服務社會化[J]. 河南財政稅務高等專科學校學報，2005，05：64-65.

[4]周玉梅. 試析我國檔案信息數字化的發展方向[J]. 黑龍江科技信息，2013，10：128.

[5]曲巍. 數字化背景下的檔案信息倫理沖突與解決對策[J]. 蘭臺世界，2013，23：30-31.

[6]趙屹. 檔案信息化建設過程中檔案管理工作的嬗變（下）[J]. 辦公自動化，2007，02：60-64.

作者簡介

田開谷（1970-），女，湖南張家界人，土家族，大專學歷，大唐華銀張家界水電有限公司檔案工作人員，檔案信息數字化管理方向。