試述信息環境下檔案室功能的思考

黃慶容

摘 要：檔案室是檔案的收集、整理、保管部門，負責檔案的收集、接收、整理、歸檔、管理和開發利用等工作。檔案的文化性決定檔案的文化功能，根據《檔案法》和相關文件規定，檔案室屬于局辦公室主管，不僅是檔案的永久保管部門，更是局體育系統科學研究和開發利用檔案史料的中心，檔案室的功能主要表現在以下幾個方面：

關鍵詞：檔案信息化；檔案功能；檔案利用

檔案室具有歷史記憶功能。檔案是一種重要的文化遺產，其重要性不僅僅在于它是一種真實可靠的原始記錄性信息，更在于檔案的信息內容中反映出來的，是人們在社會活動實踐和生產過程中所獲取的知識和經驗。它深刻反映了一個單位多年來的歷史和文化的方方面面，是歷史的縮影。檔案室作為檔案的永久保管部門，其對檔案的不斷積累和保存，在繼承和保持文化的統一性和完整性的過程中發揮著至關重要的作用，具有歷史記憶的功能。

1 檔案室應有的功能

1.1 檔案具有文化傳播功能

檔案的知識和信息屬性決定了檔案室的文化傳播功能，只有在為單位、為社會所用時，檔案的潛在價值才能得到充分挖掘。檔案室的文化服務功能的實現，是衡量檔案室為單位所做貢獻的一個重要標志，因此，檔案室應該根據單位、社會活動發展和建設需要，開展多種方式的提供利用服務，充分發揮檔案室的檔案文化傳播功能。

1.2 檔案室具有文化教育功能

檔案具有原始記錄性的特點，真實反映了一個單位、社會的發展歷史和奮斗歷程，也記錄了體育事業發展和進步的歷程。檔案室集中保存和管理檔案，利用檔案信息資料進行教學、研究、編研、參考和多種形式等，對檔案利用者進行知識普及和文化傳播，達到體育教學和科學研究及編研的目的。檔案室不僅是檔案的保存更要體現出檔案的利用價值

2 數字信息技術對檔案室的影響

在數字化和信息化時代，當今社會發展的動力和趨勢。數字化信息技術一方面為檔案室功能的實現創造了良好的環境，另一方面也對檔案室的室藏、工作內容、服務方式，以及工作人員素質造成了一定影響。

2.1 對檔案室藏的影響

從檔案室藏檔案的載體形式上看，檔案室保存的檔案從傳統意義上的紙質檔案和縮微磁性載體檔案向以磁介質、光介質等為載體的數字化檔案擴展，這些檔案信息主要存儲在光盤，移動盤和硬盤上，集數字、文字、聲音和影像于一體，往往需要借助于相應的設備才能閱讀。

從室藏的獲取方式上看，以往檔案室的檔案大部分是通過收集、接收而來，除了文書檔案、相片檔案、基建檔案等六個門類外，還有綜合性大型運動會檔案，數量龐大，檔案室自身也面臨著巨大的室藏壓力。而在數字信息環境下，檔案室藏不僅包括檔案室自身對室藏數字化之后所獲取的那部分數字化檔案，而且還包括面臨的電子檔案。數字環境下檔案室的信息資源具有多樣性的特點，室藏獲取方式也更加廣泛和多樣。

2.2 檔案室工作內容的影響

對檔案室而言，傳統的檔案工作主要包括檔案的實體整理和信息開發服務兩方面，主要是以本室的檔案室藏為基礎，進行檔案收集、接收、整理、鑒定、保管、提供利用和編研等工作。檔案室是永久保存檔案的地方，是保存活動文化遺產的重要場所。衡量一個檔案室的功能和標準主要是以室藏量和檔案利用者人數為主，比較注重檔案利用服務這個環節。

數字信息環境下檔案室的工作內容得到了極大的豐富和擴展，檔案工作內容在之前的基礎上增加了檔案信息資源的數字化、數字化信息資源的整理、電子檔案、網絡資源的開發利用，以及檔案各項業務的計算機化管理（如自動編目、自動標引等）。數字信息環境下的檔案室是以信息工作為重點，開發與利用檔案信息資源。衡量一個檔案室的功能與標準將側重于電子信息的擁有量，提供信息的數量、質量、效率，以及用戶能否在終端上用最短的時間、最快捷方便地獲取本室的檔案信息。

2.3 對檔案室服務方式的影響

檔案室的傳統服務是基本上以檔案室服務為主，即以檔案室為中心開展信息服務工作，場所局限于檔案室內，利用者必須到檔案室來才能得到服務，而檔案室的閱覽室的空間和時間也受限制。此外，傳統的檔案服務只要是面向特定的已履行了相關手續的利用者，以進室查詢為前提，以提供本室檔案文獻為主，對檔案利用者沒有要求掌握計算機應用知識和網絡知識的要求和限制。

數字信息環境下檔案室在服務方式上是以信息服務為主。檔案室可以通過計算機網絡將本室的信息資源，以及網絡數據庫中的相關信息直接傳送到用戶各處室或領導辦公室，只要通過局相關的內網設備開放權限，就可以成為檔案室的服務對象，能夠查找檔案室藏和檔案利用情況等相關信息。

2.4 對檔案工作人員素質要求的影響

數字信息環境下檔案室所需要的是復合型，一專多能的人才。檔案工作人員不僅要有一定的檔案知識背景，更要掌握相應的檢索知識及信息存儲技術，具備一定的計算機能力和和網絡應用知識，還應具備較高的人文綜合素質和知識水平，能夠對網上紛繁復雜的信息進行有效的管理，數字檔案時代的檔案人員需要實現多重角色的轉變，努力成為數字信息環境下具備較高水平檔案綜合管理者和傳播者，更好地為檔案利用者提供優質服務。

3 數字信息環境下檔案室的功能

數字信息環境下，檔案室作為檔案文化信息的存儲和傳播中心，其文化功能的實現面臨著諸多因素的制約，為了更好地實現檔案室的歷史記憶、文化傳播和文化教育功能，檔案室必須進行自我優化和提升，不斷適應單位、體育系統及社會的發展需求，更好地服務于單位與體育系統。

3.1 豐富和優化檔案室室藏

檔案室室藏資源的多樣性和合理性，是實現檔案利用效果的前提條件，單一的檔案資源既無法滿足檔案利用者的需求，也使得檔案室難以開展檔案的開發利用工作。因此，在數字信息環境下檔案利用者呈現出來的多樣性和復雜性的情況下，檔案室必須充分認識到豐富和優化檔案室藏工作的重要性和現實性，打破傳統單一的收集模式，適應擴大直屬單位檔案的接收范圍，同時要堅持室藏檔案質量與數量的統一性，確保檔案室藏結構的充分合理。

3.2 加快檔案室數字化和信息化建設

隨著電子計算機和互聯網技術的不斷發展，檔案的數字化和信息化工作已經成為檔案室工作內容的重要組成部分，這不僅是豐富和優化檔案室藏的需要，更是當前環境下利用現代化手段更好地開發利用檔案信息資源的方式之一，檔案室藏數字化和信息化建設是一項長期而且艱巨的工作，它不僅僅只是單純地將檔案室藏檔案信息轉換成數字化信息資源，還包括檔案網絡建設和數字化檔案室建設等豐富的內容，在這個過程中，檔案室必須將對今后的檔案管理和檔案工作進行合理規劃，以保障數字化和信息化工作的順利開展

3.3 檔案室服務意識和服務理念

在數字化信息化的環境下，檔案室不再是一個封閉的檔案提供利用場所，檔案的查詢利用從傳統的以陣地利用為主轉變為不受利用場所和利用環境的限制，用戶只需通過計算機和內部局網就可以方便快捷地獲取所需的檔案信息，數字化和信息化使得檔案室不斷發展成為一個信息資源的共同體，為更廣泛的利用者提供信息服務，在這樣的環境中，變傳統的被動服務為主動服務，為查閱營造和諧寬松的文化環境，并準確、及時、快捷地為檔案利用者提供服務，最大限度地體現檔案應有的價值。

3.4 對檔案工作人員素質要求更高

檔案室工作人員作為檔案提供利用的實施主體，其文化素質的高低直接決定了檔案工作的效率。隨著計算機技術的普及和電子信息的日新月異，新時期的檔案工作對檔案人員提出了更高的專業和技能要求。數字信息環境下檔案室工作人員不僅要有一定的檔案知識背景，而且需要掌握相應的檢索知識及信息存儲技術，同時還應該具備一定的計算機能力和網絡應用知識，能夠對網上紛繁復雜的信息進行有效的管理。只有不斷提高檔案室工作人員的素質，才能更好地為檔案室優化各項功能的實現，才能更好地為體育事業提供優質的檔案服務。

4 結束語

數字化信息時代，使檔案室功能優化的實現，把紙質檔案數字化信息的管理和現在檔案觀念的轉變，改變以前檔案工作一直以保管工作為主流，現把保管主流轉變為檔案利用主流，進行數字化信息環境下管理，從而把檔案室的檔案管理提升到科學化、現代化的高度，更加準確、及時、快捷是為利用者提供優質服務，大大搞高了檔案工作效率，充分體現檔案的價值。

參考文獻

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