論述辦公室檔案管理的相關問題

封愛萍

摘 要：近年來，辦公室檔案管理工作與時俱進，不斷提高工作效率，這離不開檔案管理硬件和軟件資源的改進。本文論述公室檔案管理工作內容，根據自己的工作經驗，提出了改進辦公室檔案管理工作和提高檔案管理人員素養的建議，希望對辦公室檔案管理工作人員有所幫助。

關鍵詞：檔案管理；辦公室；內容；建議

1 辦公室檔案管理工作的內容

檔案系統的基礎工作是檔案實體管理，信息的開發和反饋是在檔案實體管理的提前下進行的，檔案實體管理就使對檔案進行集中，安全，統一，高質量的管理，檔案實體管理分收集、整理、鑒定和保管四個環節：

1.1 收集

檔案的收集是豐富館藏的重要工作環節，是實現檔案集中管理的前提。科學技術的發展，使檔案的載體記錄方式出現了多樣化趨勢，現在很多的社會活動的記錄都不在采用紙質的記錄方式，而是伴隨著計算機網絡技術的產生，以聲像，圖片等多媒體方式進行保存記錄，這樣就一定程度上增加了檔案收集的難度。檔案通過各種方法存入計算機，作為機讀檔案數據庫，完成檔案收集工作，確保檔案收集的完整性。

1.2 整理

檔案整理是一種系統的整理過程，將多種多樣的零散的文件按照一定的規律進行整體歸納，從而化零散為系統。檔案整體的對象為收集的有價值資料，一般手動操作，現在主要為計算機操作。當分類、組卷時計算機隨時可以迅速的對電子檔案中的單份文件從任何角度進行分類組合，可以盡可能的表現文件之間的在來源、內容、時間、形式等方面的歷史聯系。

1.3 鑒定

檔案的鑒定是鑒別檔案的價值大小，確定檔案的保管期限，決定檔案保存和銷毀的一個工作環節。將檔案由龐雜狀態轉化為優質狀態，使檔案存貯優質化。

1.4 保管

檔案的保管工作是保護檔案安全，延長檔案壽命的一個工作環節。保護檔案的完整與安全，保證檔案存儲井然有序，提高檔案傳遞效率，及時提供利用。科學技術的發展為檔案的管理工作提供了新的手段。

2 對辦公室檔案管理工作的改進建議

辦公室工作的主要職能是參與政務，管理事務，搞好服務。而檔案管理工作是辦公室“三務”工作的一個重要組成部分，是做好辦公室工作的基礎和前提。加強檔案規范化管理，開發和利用檔案信息資源，充分發揮檔案在實際工作中的作用，是辦公室工作的一項重要任務。因此，在長期的辦公室檔案管理工作中，筆者根據自己的工作經驗，對本單位中辦公室檔案管理工作提出幾點改進建議：

2.1 將辦公室檔案管理工作制度化

建立健全檔案管理工作規章制度，實現檔案管理科學化、規范化，是檔案管理的保證。建立健全檔案管理的各項規章制度，是做好檔案工作的關鍵，是開展檔案工作的行為準則。辦公室要認真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題，根據《檔案法》，完善檔案管理“三合一”制度，建立檔案員管理考核制度。同時結合本單位的實際，細化檔案管理的流程，明確檔案管理的職責和要求，使檔案管理工作進一步向規范化、標準化邁進。

2.2 辦公室檔案管理工作要完善硬件資源

做好檔案工作必須有一定的設施保證，辦公室要按標準設置檔案庫房、閱覽室、檔案人員辦公室，做到庫房、閱覽室、辦公室三分開，按照有電腦，有檔案柜，有溫濕計，有防火、防潮、防高溫器材，有防盜、防火、防潮、防高溫、防塵、防光、防有害氣體、防蟲設施等“五有”要求，做好庫房的安全管理工作，這樣既為檔案管理創造良好的工作條件，又確保檔案運行的完整與安全，也為檔案工作的發展奠定了良好的基礎。

2.3 推進辦公室檔案管理方式的電子化

科學技術的進步為檔案管理方式方法的創新提供了條件。電子政務的推行使檔案的歸檔整理產生了根本性的變革，傳統紙質檔案一統天下的局面受到沖擊。為了適應變革，國家檔案局已頒布了《電子公文歸檔管理暫行辦法》和《電子文件歸檔與管理規范》等一系列法律法規。檔案部門必須從當前電子文檔形成的特點出發，采取相應的對策做好電子文檔管理工作。此外，在檔案管理從手工操作走向智能化的趨勢下，無論是檔案載體，還是檔案的收集、整理、保管、利用等工作實踐，無不滲透著人類科技進步的成果。

3 辦公室檔案管理工作人員素養的提高

21世紀是知識經濟時代，是信息時代。經濟的發展必然會豐富檔案內容，不斷出現的新載體和現代化管理手段如計算機、互聯網等的應用，讓辦公室檔案管理工作面臨著機會，也面臨著諸多困難。辦公室檔案管理工作的順利開展，離不開檔案管理人員的高素養。作為一名冶金行業設計部門的辦公室檔案工作的管理人員，筆者認為可以通過以下幾點來提高檔案管理工作人員的素養：

3.1 強化檔案工作人員的信息意識

過去檔案所包含的豐富信息固化在紙質載體上，限制信息的疏通、傳遞，信息的功能發揮受到很大限制。信息技術的發展使檔案管理進入了信息化時代。樹立檔案工作人員信息意識成為迫切的需要。信息技術的發展一方面為檔案工作的發展提供了有利條件，另一方面也使檔案信息資源的泄密變得更加容易。檔案管理首先是保證檔案信息資源的安全，所以在信息化的背景下必須強化檔案工作人員的信息意識，對外防止信息被竊取，對內防止信息泄密。強化信息意識是檔案管理人員提高信息素養的基礎和前提。

3.2 加強檔案工作人員的信息技術培訓

信息化的檔案管理方式要求檔案工作人員必須具備信息化處理技術，對計算機、網絡、軟硬件開發與維護等相關技術都要有一定的掌握，才能適應信息化對檔案工作人員的素養要求。這就必須加強對檔案工作人員的信息技術培訓，建立健全在崗檔案人員信息技術培訓制度，經常性的對檔案人員進行信息技術培訓，并使這種培訓經常化、制度化。要鼓勵檔案人員到高等院校在職進修信息技術。可以開展針對性、應用性項目培訓，通過報告、講座、結合參觀訪問、實習交流等多樣化方式加強對計算機技術、信息技術方面的學習。還可以利用網絡技術開展各種形式的遠程培訓和網上課程學習，提高檔案人員的信息化素養。

3.3 提高檔案工作人員的綜合素養

信息化條件要求檔案工作人員要掌握檔案管理的專業知識和具備計算機及網絡知識，由檔案業務人員向檔案技術型人才轉變，由消極的庫房保管員向積極的信息管理者轉變，承擔起檔案資源信息化、網絡化、數字化的開發、傳播和利用的重要任務。這對檔案工作人員的綜合素養提出了極高的要求，成為檔案工作發展的關健因素。檔案工作者必須根據檔案工作出現的新特點不斷學習、更新自己的知識、提高自己的水平，以適應時代發展對檔案工作提出的新要求。檔案部門還應該引進吸收外來行業特別是計算機管理行業的高素質人才，培養檔案部門中的復合型人才。檔案工作人員還廣泛開展學術研究和交流。使自身的綜合素養不斷提高。

4 結束語

檔案管理工作是單位辦公室的一項重要工作，檔案管理的水平影響到辦公室的工作效率和整個單位的工作的順利進行。辦公室檔案管理的工作比較繁雜、檔案種類比較繁多，所以檔案管理人員必須通過各種方式改進工作，使得檔案的管理更加輕松和高效。此外，檔案管理人員素質也是影響辦公室檔案管理工作的一個重要因素，檔案管理人員必須努力提高自身的素質，才能夠滿足現代辦公室檔案管理工作的要求。

參考文獻

[1]范霞， 張淑華. 淺談新形式下的檔案管理工作[J].科技信息， 2009，（31）.

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