高校圖書館檔案建設(shè)與管理工作分析

李佳

摘 要：高校是一個(gè)云集了來自各地的優(yōu)等學(xué)子的場所，圖書館又是高校歷史的積淀以及文化的集合，對于圖書館的建設(shè)和管理也是高校建設(shè)中重要的組成部分，只有加強(qiáng)了圖書館的建設(shè)和管理才能促進(jìn)高校全面、健康、協(xié)調(diào)的發(fā)展。雖然近幾年我國加強(qiáng)了教育的重視程度，高校的圖書檔案建設(shè)與管理工作也取得了一定的成果，同時(shí)還是存在著一定的問題，有關(guān)學(xué)者必須要認(rèn)真分析，從而采取相應(yīng)措施推進(jìn)圖書館管理工作的進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：高校圖書館檔案；建設(shè)與管理工作；措施

高校的圖書館是高校中重要的組成部分，對于檔案的管理是來自于對圖書館管理工作的實(shí)踐，它產(chǎn)生于圖書館的日常業(yè)務(wù)以及直接形成的文件類型的資料，是對于圖書館的管理工作思路、方法以及措施的如實(shí)記載，是對于各項(xiàng)工作展開重要?dú)v史的記錄。對于檔案管理的水平就是圖書管理工作是否科學(xué)化、規(guī)范化的反映，想要展開圖書館的工作就必須建立在良好的檔案管理的基礎(chǔ)之上，現(xiàn)階段檔案管理工作已經(jīng)發(fā)展成為了對于圖書館的建設(shè)與管理的重要方面。

1 高校的圖書館檔案管理工作的意義

圖書館是一個(gè)學(xué)校進(jìn)行知識交流的窗口，是能夠進(jìn)行學(xué)術(shù)研究的中心，有著相對獨(dú)特的文化底蘊(yùn)。對于圖書館的管理既與高校的管理密不可分，同時(shí)又相對獨(dú)立，因而使得很多有價(jià)值的材料能夠得以保存，特別是在新形勢下，這已經(jīng)成為了領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策、工作以及組織學(xué)術(shù)研究信息的重要來源，所以加強(qiáng)檔案建設(shè)與管理對于高校來講意義重大。

1.1 對于高校的發(fā)展提供了參考和依據(jù)

圖書館的檔案起于對圖書館原始活動的記錄，是圖書館的各項(xiàng)工作真實(shí)可靠的信息來源。圖書館的管理人員想要制定相關(guān)的政策以及規(guī)劃，都要以圖書館的檔案為依據(jù)；對于圖書館的人力資源的建設(shè)決定了圖書館的發(fā)展方向，同時(shí)系統(tǒng)的資料為人才的規(guī)劃和培養(yǎng)又提供了重要的參考；對于讀者的服務(wù)以及圖書館的信息資源的建設(shè)是圖書館管理工作中基礎(chǔ)性的工作，只有對于前期的工作進(jìn)行不斷的總結(jié)才能促進(jìn)后續(xù)工作的開展，檔案館收集了很多的圖表等信息，對于圖書館工作歷程進(jìn)行了如實(shí)的記錄，因而成為了進(jìn)行工作總結(jié)的一手資料。

1.2 檔案管理是對于圖書館的管理的載體和中介

高校圖書館的管理水平如何與檔案管理的建設(shè)是息息相關(guān)的，想要建立完善的管理就必須具備健全的檔案體系。圖書館內(nèi)的檔案涵蓋了各個(gè)方面，想要了解圖書館的全貌就可以進(jìn)行檔案的查閱，從而及時(shí)的發(fā)現(xiàn)問題，提出解決方案，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)科學(xué)的管理。想要使得圖書館的管理科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，首先就要求管理人員加強(qiáng)檔案的規(guī)范化處理，進(jìn)而提高工作水平。

1.3 是建設(shè)民族文化和國家的需要

檔案是一個(gè)民族乃至國家的重要記憶，承載著文明的傳遞。圖書館本身就是知識的集散地，對于其中檔案加強(qiáng)管理是國家和民族的文化建設(shè)中重要的組成部分。

2 當(dāng)代高校圖書管理中的問題

2.1 檔案缺乏統(tǒng)一的管理

圖書館的檔案其實(shí)際上是與其他部門的檔案具有同等重要性的，是國家寶貴的資源以及重要的財(cái)富，理應(yīng)歸國家所有，但是在實(shí)際操作的過程中，有關(guān)的人員并沒有引發(fā)足夠的重視，因而并沒有將圖書館的檔案報(bào)送相關(guān)的部門進(jìn)行保管。

2.2 管理檔案的結(jié)構(gòu)不合理

從整體上來講，圖書館中的文學(xué)類檔案較多，但是以業(yè)務(wù)為中心的特色檔案的比例相對比較少；從載體的角度出發(fā)，圖書館的檔案大多以紙質(zhì)為主體，其他形式的數(shù)量以及種類都比較少，難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求。

2.3 檔案缺乏完整、系統(tǒng)的管理

對于館藏的檔案主要是兩個(gè)方面的問題，一是來自其他途徑的檔案的完整性有待提高，經(jīng)常出現(xiàn)缺檔或者是斷檔的現(xiàn)象，或者是應(yīng)當(dāng)單獨(dú)立卷的沒有進(jìn)行單獨(dú)立卷。二是對于搜集到的資料沒有進(jìn)行細(xì)致的分類整理，導(dǎo)致沒有形成完整的體系，從而使得資源很難得到有效的利用。

2.4 檔案管理員的水平有限，對于讀者新的需求不能滿足

對于高校圖書館的檔案管理就包含了學(xué)校圖書館日常的管理活動，在學(xué)校的其他的部門也是廣泛存在的。當(dāng)前檔案管理人員大多屬于兼職或者是退休的教職工，因此管理人員的素質(zhì)也就參差不齊，其中的大部分人員都僅僅能夠進(jìn)行登記、保管以及收藏的傳統(tǒng)工作，這些工作都是被動的、落后的，這也加大了管理人員的工作量，使得管理人員疲于應(yīng)對，與當(dāng)代的需要極其的不協(xié)調(diào)。

3 改善圖書管理的現(xiàn)狀的措施

3.1 加強(qiáng)檔案管理的意識，進(jìn)行管理體制的創(chuàng)新

對于高校的圖書館而言，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)思想教育，促使工作人員、管理人員以及領(lǐng)導(dǎo)人員從根本上加強(qiáng)檔案管理的重視。按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則，對于檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新，實(shí)行館長分管、專職檔案管理員、各部門設(shè)置負(fù)責(zé)人三級的管理制度。總體上的規(guī)劃由分管的館長負(fù)責(zé)，主要是負(fù)責(zé)檔案的管理體系建設(shè)；對于應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔的檔案由專職的檔案管理員進(jìn)行收集、整理；原始的材料收集交由各部門的負(fù)責(zé)人，在核實(shí)之后再轉(zhuǎn)交檔案管理員。

3.2 合理安排檔案管理的結(jié)構(gòu)，提供全方位的服務(wù)

對于檔案的管理最終的目的就在于對檔案的利用。文學(xué)類的檔案能夠拓寬讀者的知識面，增加文化修養(yǎng)，但是具有業(yè)務(wù)特色的檔案卻是對圖書館的實(shí)際工作的體現(xiàn)，因而必須調(diào)整檔案的比例。圖書館的管理人員除了要提供查詢以及咨詢的服務(wù)之外，還應(yīng)該建立在保密的基礎(chǔ)之上對于非保密性的檔案上傳到圖書館的網(wǎng)站上，建立健全檔案的資源庫，從而使得資源的共享性能夠得到進(jìn)一步的加強(qiáng)，使得廣大讀者的需求能夠得到滿足。對于館內(nèi)的信息還應(yīng)當(dāng)進(jìn)行分析、篩選和編制，從而對于館內(nèi)的工作以及領(lǐng)導(dǎo)的決策進(jìn)行配合，對于信息的服務(wù)應(yīng)當(dāng)及時(shí)主動的進(jìn)行提供。

3.3 對于高校圖書館的檔案進(jìn)行現(xiàn)代化、信息化的管理

在新形勢下想要加強(qiáng)高校圖書館檔案的管理就必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的模式，應(yīng)當(dāng)與時(shí)代相適應(yīng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和現(xiàn)代化。從一方面上來講，對于圖書館的經(jīng)費(fèi)需要加強(qiáng)，例如掃描儀、復(fù)印機(jī)、照相機(jī)以及打印機(jī)等硬件設(shè)備的配置；另一方面來說，對于以現(xiàn)代信息技術(shù)為主體的基礎(chǔ)建設(shè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)，加快電子檔案的數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，加強(qiáng)虛擬資源的建設(shè)，從而形成完整的體系，實(shí)現(xiàn)資源共享道路的建設(shè)，能夠打破時(shí)間和空間的限制，讓讀者能夠更好的享受信息資源。

3.4 隊(duì)伍的建設(shè)要加強(qiáng)，業(yè)務(wù)的水平需提高

想要使得高校檔案管理的水平得到提高，一個(gè)高水平的隊(duì)伍是必不可少的。一方面，對于老員工應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)宣傳教育、組織學(xué)習(xí)、進(jìn)行技術(shù)的培訓(xùn)以及實(shí)際的觀摩等等，從而促使管理人員能夠適應(yīng)新時(shí)代對于檔案管理的要求。另一方面，對于檔案管理人員的選拔應(yīng)當(dāng)選用高素質(zhì)的人才，同時(shí)還要有很強(qiáng)的事業(yè)心，能夠很好的完成交代的任務(wù)，只有提高了服務(wù)人員的素質(zhì)，才能更好的進(jìn)行檔案的管理。根據(jù)每個(gè)人的特點(diǎn)進(jìn)行任務(wù)的分配，定崗定員，一經(jīng)落實(shí)就應(yīng)盡量的保持穩(wěn)定，不能進(jìn)行隨意的更換。

4 結(jié)語

檔案是高校圖書館建設(shè)和發(fā)展過程中極其重要的信息資源，其對于圖書館的建設(shè)管理以及發(fā)展的意義都是重大的。尤其是在信息技術(shù)高速發(fā)展的當(dāng)今社會，除了要重視硬件的建設(shè)之外，對于真實(shí)反應(yīng)圖書館歷程的資料--圖書館檔案，我們必須予以相當(dāng)?shù)闹匾暎⒔∪芾眢w系，從而使其能夠適應(yīng)社會發(fā)展的需要。

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