云存儲技術在高校教學檔案管理中研究與應用

摘 要：近些年來，高校始終朝著信息化的方向快速發展，這進一步提高了高校日常教學工作中產生的檔案信息量。這些大量的教學檔案信息涉及到了多種內容，例如文字、圖像以及影像等。而單純的依靠手工管理模式早已無法及時、有效的對這些大量的教學檔案進行管理了，必須要引入新型的技術，而云存儲技術應運而生。對此，本文介紹了現階段高校教學檔案管理的發展情況與特點，指出了云存儲技術的優勢，著重介紹了云存儲技術在高校檔案管理工作中的應用。

關鍵詞：云存儲技術；教學檔案；管理

Cloud storage technology research and application in the teaching archives management of colleges and universities

YUAN Xin Fang

（Adult ministry of education ，Henan Mechanical and Electrical Engineering College， Xinxiang 453000，China）

Abstract： in recent years， always in the direction of the informatization rapid development of colleges and universities， which further improves the archives information produced in the daily teaching work in colleges and universities.These large Numbers of teaching archives information involves many contents， such as text， images and video.And simply rely on manual management mode has been unable to timely and effective for the large amount of teaching archives management， must be the introduction of new technology， and cloud storage technology arises at the historic moment.To this， this paper introduces the present development situation and characteristics of teaching archives management of colleges and universities， points out the advantage of the cloud storage technology， introduces the cloud storage technology in the application of the archives management work in colleges and universities.

Keywords： cloud storage technology；Teaching archives；management

對高校的檔案管理工作而言，不論是人力資源管理、財務管理還是教學管理都有著十分重要的意義，它們為今后的決策制定與發展規劃提供了重要的數據信息依據。然而在目前的高校教學檔案管理中卻總是會出現各種問題，如文檔類型規范性缺乏等，這些問題嚴重制約了我國高校教學檔案管理事業的發展。

1 我國高校教學檔案管理工作現狀

從整體上看，我國高校檔案管理工作的發展現狀可以總結為：①教學檔案管理內容比較分散。高校教學工作本身的內容比較多，并不僅僅包括教務處，同時還包括學生管理部門、教學督評部門等。而這些部門為達到本部門的工作目標，往往會制作出各式各樣的教學文檔模板交到各專業任課教師手中，因為這些部門的教學文檔格式各異，且文檔類型也各有不同，導致教學檔案很難達到規范性與統一性要求[1]；②在高校的日常教學工作中，教學檔案時常需要進行改動，但是檔案管理工作卻明確指出檔案在建檔之后一律禁止改動。由此可見，過去的檔案管理信息技術無法有效的滿足高校教學檔案管理工作的需求；③高校教學檔案通常包括多種種類，例如紙張、書籍、照片以及音頻文件等，這部分非電子類文檔往往會受制于計算機的硬件參數、系統運行環境。過去的檔案管理信息系統大都通過附件的形式來保存這種非結構化電子檔案，同時還手動輸入相應的電子檔案使用說明。所以，盡管這些教學文檔可以進行歸集建檔，卻時常在調取信息環節發生文件失敗、使用說明介紹模糊、等多種問題，嚴重影響了教學檔案的使用效率。

2 云存儲技術的優勢

云存儲技術的優勢主要表現在三個方面。首先，存儲管理實現了自動化與智能化。也就是說，全部的存儲資源都集中到同一處，任何用戶都僅能看到唯一的一個存儲空間。其次，存儲效率有了明顯的提升[2]。借助虛擬化技術能夠有效的提高存儲空間的利用率，最大限度的減少浪費率。與此同時，還能夠以自動分配數據的方式來進一步提升存儲空間的利用率，并表現出了負載均衡的優勢。最后，云存儲技術在很大程度上達到了規模效應與彈性擴展，極大的減少了資金的投入與其他資源的浪費。通過云存儲技術用戶可以在自己的云空間中自主的對相關信息進行管理，以此來緩解高校教學檔案內容比較分散、類型比較多的現狀。

3 系統技術方案論證

從現階段高校教學檔案信息管理工作的實際來看，其技術方案可包括：

（1）構建全校檔案管理信息系統。這一方案就是通過數字化校園平臺的數據共享機制把教學、科研等檔案都集合到同一個信息系統內，從而對其實施統一管理。而這一覆蓋到整個高校的檔案管理信息系統并不是無所不及的，它受到了高校數字化環境與信息化發展的程度的約束[3]。如果開發校級的檔案管理系統設計，那么這不僅要消耗很長的時間與財力，還會放棄現行的信息系統，而這部分的重復性建設又會進一步增加資源的耗費。所以，不論是從經濟方面考慮還是在技術方面考慮都不可行。

（2）通過軟件數據中間件技術來整合學校教學文檔資源。借助數據中間件來檢索校內已有多個信息系統內的教學文檔數據信息，同時還借助校園網將這部分教學檔案發送到目標服務器。這一方案缺少頂層設計，使得系統未配備完善的信息管理體系。不僅如此，在教學文檔集中之后也不能及時、高效的對其進行建檔和歸檔，進一步造成了之后的教學檔案搜索、查看等服務質量下降。

（3）借助云存儲技術綜合管理教學文檔[4]。這一方案的預定目標就是建構一個覆蓋全校的云存儲空間，再將該空間中分成私有云存儲空間和公共云存儲空間。其中，前者私有云存儲空間的“所有者”為涉及到教學檔案管理工作的終端用戶，這些用戶能夠借助這一空間來實現管理與維護個人教學檔案。而后者則是每隔一段時間就訪問其他的私有云空間，從而保持同步。

4 系統的組織架構

以云存儲技術為重要基礎的檔案管理信息系統擁有多層體系架構，如下圖1所示。

圖1基于云存儲技術的檔案管理系統體系架構

由上圖可知，以云存儲技術為基礎的檔案管理系統體系架構包括了三層，也就是：檔案數據采集層、檔案數據處理層以及檔案數據應用層。在這三層中，檔案數據采集層又分為了兩部分，私有云計算模塊和公共云計算模塊。在前者中，用戶能夠自主的對本模塊中的教學檔案進行相應的管理與維護。在后者中則能夠薩繆所有私有云存儲空間，把私有云存儲空間的信息資源“復制粘貼”在公有云存儲中。不僅如此，公有云存儲空間還能夠獲取到和高校教學檔案有關的所有信息系統中的信息[5]。檔案數據處理層需要使用到另外一大技術，那就是數據倉庫。數據倉庫會抽取、轉換以及加載檔案數據采集層已經接收到的信息，同時還會按照高校教學檔案管理自身的情況來相應的提升維表與度量，從而更好的達到用戶的檔案數據挖掘與統計、查詢要求。檔案數據應用層通常包括了教學檔案信息搜索、挖掘、傳送以及共享等項功能。對上一層數據倉庫進行數據訪問之后，檔案數據應用層能夠獲得有著多維信息特點的檔案數據模型，而借助此模型能夠進一步拓展出更多的關鍵檔案信息服務。

5 系統在教學檔案管理的優勢

引入云存儲技術之后的高校教學檔案信息系統和過去的檔案信息管理相較而言有著多種優點，主要包括：

（1）為廣大用戶提供了更大的方便，有效降低了信息管理工作的難度；

（2）將檔案信息都保存到云端，從而為其管理工作提供了便利，不論是工作交接還是器械的調整均不會對檔案管理產生影響[6]；

（3）借助輔助技術，即數據倉庫技術所建立的檔案信息模型能夠順利的實現未來時間里的數據統計和分析工作，從而為信息的深度挖掘與探索奠定堅實的基礎；

（4）把學校內部和教學檔案相關的信息系統有機的結合到一起，從而達到教學檔案數據信息的共享目標，特別是類型各式各樣的教學檔案。在這一系統中，廣大用戶能夠直接通過云端服務器來進行文件的搜索與閱覽，從而有效的降低了教學檔案信息的浪費。

6 技術展望

云存儲技術的出現與在高校檔案管理工作的引入在很大程度上緩解了目前高校教學檔案信息管理過程中遭遇的多種難題，同時還有效的降低了這一工作的技術門檻。借助云儲存技術用戶可以通過多種數字終端進入檔案信息，從而有效提升了高校檔案管理水平。因此，在信息技術持續提升的未來時間與高校的進一步建設過程中，高校的教學檔案管理工作將會進一步朝著信息化的方向發展。

參考文獻

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作者簡介

袁新芳（1966-），女，江蘇宜興人，講師，本科，研究方向：檔案學。