淺談抓好檔案質量全面管理

李永航

檔案質量是檔案的生命線，檔案質量的好壞直接影響其效用。我們每個從事檔案工作的人員必須樹立檔案全面質量管理的思想，使檔案質量不斷提高。在市場經濟的新形勢下，檔案工作往往肩負著服務社會的重要歷史責任。檔案工作的任務和目的不是為了謀求利益、獲得利潤，而是為了用歷史資源造福人類、造福社會，為經濟社會的生存和持續發展創造某種條件，所以說，檔案的效益最終大多表現為社會效益而非經濟效益。這就要求檔案的質量必須是一流的，檔案質量的好壞可以說直接影響其效能，也就是說，檔案質量管理是檔案工作的生命線。因此，檔案工作者必須樹立檔案全面質量管理的思想，加強檔案質量管理，這樣才能最大限度地發揮檔案服務社會的重要職責。

1 檔案全面質量管理的含義和特點

所謂檔案全面質量管理就是單位領導檔案工作全體人員參加的，以科學方法為手段，充分發揮科學管理和專業技術的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質量保障體系從而保證高質量的檔案。其核心是強調提高檔案工作水平，以保證檔案的高質量。它具有以下幾個特點：

1、全體人員參加。檔案全面質量管理要求與檔案形成過程有關的所有人員，如印刷人員、檔案人員等等密切配合，嚴格按照有關標準和要求共同完成公文處理和立卷歸檔及檔案管理工作。樹立“檔案質量，人人有責”的觀念。

2、全過程控制。從公文的起草、審核、印制、傳遞、執行到檔案的收集、整理、立卷歸檔、編研、開發利用的整個過程都實行質量管理。

3、科學的手段。采用數理統計方法、現代科學技術和現代管理科學來解決檔案的質量問題，不斷提高檔案質量和檔案工作管理水平。

2 解決和改進檔案質量問題的步驟

1、分析現狀，找出檔案存在的質量問題。首先要從公文擬撰開始，各部門、各個工作人員必須經常地、自覺地樹立檔案質量意識，查找問題。

2、分析產生檔案質量問題的主要原因。

3、找出影響檔案質量的各種因素。

4、針對影響檔案質量的主要因素，提出實施計劃，并制定解決問題的落實措施。

5、組織實施落實解決和改進檔案質量的措施或計劃。

6、同計劃和目標對照，檢查采取措施后收到的效果。

7、總結經驗，鞏固成績，把成功的經驗和失敗的教訓都吸收到相應的制度、規定中去，防止再次發生類似的問題。

8、對檢查中發現的問題，不管是遺留下來的還是新出現的，再從第一步開始，進行新一輪的改進，繼續加以解決。

3 檔案質量管理要建立并完善科學的體制機制

近年來，隨著經濟社會發展，人們檔案意識的逐漸加強，檔案質量管理也得到了較大的改善。但我們也應該清醒的看到，我們的檔案質量工作發展還很不平衡，有些部門的檔案質量現狀不能令人滿意。比如，有的單位領導對檔案工作思想上不重視，工作上不支持，該花的錢不花，該歸檔的文件不歸檔，覺得檔案工作是負擔，不能給單位創造效益，只花錢不掙錢；有的檔案管理人員沒有經過專業知識的系統培訓，該懂的不懂，該會的不會；檔案柜、微機、管理軟件配備不齊全；館藏檔案的數量不完整不統一；平時不注意收庥文件資料、檔案制度不完善；有的單位甚至沒有自己的《檔案分類大綱》和《檔案保管期限表》、《檔案借閱單》等等。為此，提高檔案的管理水平，重在建立和完善符合科學發展要求，適合本單位本部門實際的一整套管理體制機制。

1、領導高度重視是做好檔案質量管理的前提和保障。領導檔案質量意識的強弱，對于加強檔案質量管理最為關鍵，領導同志必須解放思想、轉變觀念，提高認識，認清檔案管理的極端重要性，認清檔案數字化是大勢趨，高度重視本單位檔案網絡信息化、數字化建設。檔案工作者，特別是各級領導干部要牢固樹立檔案工作意識，用較高的工作質量標準和嚴格的工作程序來促進檔案質量的提高。

2、要提高檔案管理人員的綜合素質，加強管理，建章立制，建立內部約束機制。良好的思想政治素質和業務素質是搞好各項工作的基礎和保障，檔案工作者要有良好的政治素質，也就是說，要有強烈的事業心和高度的責任感，要有良好的服務意識，要有愛崗敬業，無私奉獻檔案人精神。檔案人員業務素質的高低，對檔案質量管理至關重要。檔案工作本身就是一項業務性比較強的工作，檔案工作人員要搞好檔案工作必須從提高檔案質量管理的角度來加強自身的業務學習，各級領導要給從事專兼職檔案人員創造寬松的業務學習和培訓機會，采取“請進來，走出去”等方式方法，加強培訓，提高綜合素質。要建立內部人員檔案質量管理的約束機制，要以守土有則的精神和意識，以質量重于生命的標準把檔案管理工作提高到一個新水平。

3、要把全面實現檔案利用價值作為檢驗檔案工作質量的唯一標準。提高檔案質量管理最終目的是發揮檔案利用價值，提高檔案的社會效益。每一個檔案工作，都要通過加強檔案的質量管理更好地為生產、教育、科研服務；檔案利用可以說也是生產力，在做好檔案保密的前提下，發揮檔案價值的最大化，是實現檔案科學管理的宗旨和要求。

4、檔案質量管理要以預防為主，防檢結合，重在提高。檔案質量的好壞、優劣都是“生產”出來的。根據這一基本原理，檔案全面質量管理就是要像引進生產ISO9000全面質量管理一樣，把檔案管理的重點，從“事后把關”前移到“事先預防”上來，把檔案管理的各個環節和要素進行全面質量體系的包裝，使全面質量管理為檔案再利用創造最佳環境和條件。

4 檔案質量管理的要求

1、必須牢固樹立檔案質量意識。檔案質量的提高，與工作人員的質量意識有著密切關系。其中，領導的檔案質量意識最為關鍵，因此要求從事檔案工作的人員，特別是各級領導，要牢固樹立檔案質量意識，用較高的工作質量來促進檔案質量。

2、要不斷提高檔案人員素質。良好的政治思想素質和業務素質是搞好各項工作的基礎。從事檔案工作的人員要有良好的政治思想素質。具體來說，就是要有強烈的事業心和高度的責任感，要有良好的服務意識，要有默默無聞、無私奉獻的檔案人精神。檔案工作又是一項業務性比較強的工作，檔案人員業務素質的高低，對檔案質量起著至關重要的作用。各級各類檔案工作人員要從搞好檔案工作、提高檔案質量的角度來加強自身的業務學習。各級領導要給從事專兼職檔案工作的人員創造業務學習和培訓的計劃，使他們的業務知識能更好地適應新時期檔案工作的要求。

3、要把全面實現檔案的價值作為檢驗檔案工作質量的唯一標準。每個從事檔案工作的人員，要通過加強檔案的質量管理，更好地為生產、建設、教育、科研服務，促進各項工作的質量和效率的提高，從而實現檔案的真正價值。

4、要牢固樹立“下道工序是用戶”的思想。檔案是由許多部門、許多人共同完成的，不同部門、不同工作人員之間能否密切配合，上道“工序”能否給下道“工序”提供高質量的“半成品”，就成為提高檔案質量的關鍵。如果每個上道“工序”都能把下道“工序”看作是自己的“用戶”，為下道“工序”提供質量保證，那么，檔案的質量就有了可靠的保證。

5、要以預防為主，防檢結合，重在提高。優良的檔案質量是“生產”出來的。根據這一基本道理，檔案全面質量管理要求把檔案管理的重點，從“事后把關”轉移到“事先預防”上來。從管結果轉變為管因素，實行“預防為主，防患于未然。”