企業(yè)檔案管理面臨的困惑和策略解析

摘 要：隨著企業(yè)規(guī)模的不斷壯大，企業(yè)檔案管理工作面臨的壓力也越來越大的，企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中最基本的一項(xiàng)工作，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的重要基礎(chǔ)，是記錄企業(yè)發(fā)展過程中的優(yōu)劣得失的重要手段。做好企業(yè)檔案管理工作，是每一個(gè)企業(yè)在發(fā)展過程中都必須要做到的工作，然而在當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作中，仍然存在著不少的問題。如何適應(yīng)企業(yè)不斷發(fā)展的背景，做好企業(yè)檔案管理工作，解決企業(yè)檔案管理工作中存在的問題，發(fā)揮出企業(yè)檔案的重要性，是企業(yè)日常經(jīng)營中應(yīng)該重視的一個(gè)問題。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；面臨困惑；解決策略

企業(yè)檔案，指的是在企業(yè)日常生產(chǎn)、經(jīng)營和管理過程中形成的對(duì)國家、社會(huì)、企業(yè)和個(gè)人形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。企業(yè)檔案作為企業(yè)發(fā)展過程中的原始文獻(xiàn)記錄，是培養(yǎng)企業(yè)文化的重要內(nèi)容之一，也是企業(yè)知識(shí)管理的重要組成部分。企業(yè)檔案全面反映了企業(yè)在發(fā)展過程中的管理、財(cái)務(wù)、人事等一系列的活動(dòng)內(nèi)容，包括文書檔案、技術(shù)檔案、經(jīng)濟(jì)管理檔案、專利檔案、商標(biāo)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等等。企業(yè)檔案管理工作正是對(duì)上述的企業(yè)信息進(jìn)行日常的收集、整理和提取，當(dāng)前檔案管理隨著時(shí)代的變化已經(jīng)逐漸進(jìn)入了一個(gè)新的時(shí)期，電子檔案的誕生給企業(yè)檔案管理工作帶來了新的變化，也導(dǎo)致了現(xiàn)有的企業(yè)檔案管理工作出現(xiàn)了一系列的問題，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的安穩(wěn)有序進(jìn)行。

1 企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

1.1 對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠

企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)日常管理工作的基礎(chǔ)內(nèi)容之一，但許多企業(yè)在日常管理的過程中都只將管理的重點(diǎn)放在日常的經(jīng)營生產(chǎn)與企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)制定的工作上，并不將檔案管理工作這項(xiàng)基本工作當(dāng)成管理目標(biāo)，一直認(rèn)為檔案管理工作是一項(xiàng)可有可無的工作，在這種錯(cuò)誤的思想指導(dǎo)下，從企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層到企業(yè)的員工基層，人員上下都不重視相關(guān)的檔案管理工作，給檔案管理工作造成了很多不利的影響。這種情況也導(dǎo)致了企業(yè)對(duì)檔案管理工作分配的資源較少，人員和機(jī)器設(shè)備都不到位，造成檔案管理工作難以得到有效的資源配置，在日常管理工作中出現(xiàn)了較多問題，例如檔案記錄不全、檔案保存措施不當(dāng)、檔案丟失、檔案記錄失誤等等問題的出現(xiàn)。

1.2 檔案管理設(shè)施不齊全或者落后

正如上文所說，部分企業(yè)對(duì)于檔案管理工作不夠重視，在對(duì)待企業(yè)檔案管理工作的資金分配上也配置資源較少，對(duì)于檔案管理工作很少投入太多的資金，造成了在檔案管理工作的過程中管理設(shè)施不夠齊全或者已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于現(xiàn)在的發(fā)展趨勢(shì)。以檔案的保管工作為例，在部分紙質(zhì)檔案的保存過程中，由于檔案辦公室面積太多狹小，導(dǎo)致檔案無法完全放入，只能選擇性的丟棄一部分，同時(shí)由于檔案辦公室經(jīng)年潮濕或者擁擠，導(dǎo)致檔案在保存的過程中得不到很好的保養(yǎng)，出現(xiàn)腐爛等情況；此外，當(dāng)進(jìn)行電子檔案的保存時(shí)，由于保存檔案所用的電腦已經(jīng)太久得不到更新，啟動(dòng)緩慢或者殺毒軟件太久未曾更新，很容易造成電子檔案的丟失或者被竊，或者導(dǎo)致很多電子檔案找不到相應(yīng)的存儲(chǔ)空間。這些情況都是由于對(duì)待檔案管理工作的投入資金較少，檔案管理的設(shè)施不齊全或者落后造成的。

1.3 檔案管理制度不夠健全和完善

首先是在國家層面上，在我國的法律中沒有對(duì)各個(gè)企業(yè)的檔案管理工作作出明確的和相關(guān)的檔案管理規(guī)定，其次是在企業(yè)的層面上，各個(gè)企業(yè)缺乏對(duì)檔案管理工作的制度標(biāo)準(zhǔn)的要求，這種情況很容易造成檔案管理工作人員的心理松散，對(duì)檔案管理工作流程的遵守不夠嚴(yán)格，外人很容易就查看或者借閱企業(yè)內(nèi)部檔案，造成企業(yè)檔案信息的流失，嚴(yán)重者甚至?xí)o企業(yè)造成一定的經(jīng)濟(jì)損失。

1.4 檔案的開發(fā)利用不夠深入

企業(yè)進(jìn)行檔案管理工作的目的并不僅僅只是對(duì)以往發(fā)展的過程進(jìn)行一種記錄，事實(shí)上，企業(yè)檔案的存在關(guān)系著企業(yè)文化的建立、企業(yè)品牌形象的創(chuàng)建、企業(yè)人事變動(dòng)、企業(yè)財(cái)產(chǎn)流入和支出情況等一系列有形或者無形的企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。當(dāng)前企業(yè)在對(duì)檔案的開發(fā)利用工作上利用的不到位，只是簡單的將企業(yè)檔案作為日常工作的記錄，沒有對(duì)企業(yè)檔案的內(nèi)容進(jìn)行深度的總結(jié)和提取，欠缺關(guān)于檔案內(nèi)容利用的敏感性。

1.5 企業(yè)檔案管理的手段較為落后

當(dāng)前大多數(shù)企業(yè)采取檔案管理的手段仍然是原始的手工記錄和查閱，少部分企業(yè)已經(jīng)開始實(shí)行電子檔案的記錄方式。在某些檔案主體的移交過程中，會(huì)存在相當(dāng)程度上的沖獨(dú)行，如何在這些檔案信息中曬選出有利用價(jià)值的企業(yè)信息，對(duì)這些信息資源進(jìn)行合理有效的加工利用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)和職工的共享，是企業(yè)檔案管理工作中忽視的重點(diǎn)。

2 企業(yè)檔案管理工作中問題的解決措施

2.1 加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度

首先是在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以及管理的層面上，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層和管理層應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，注重對(duì)企業(yè)相關(guān)檔案信息的整理、保存、記錄和瀏覽，制定相關(guān)的檔案管理工作制度，保證檔案管理工作能夠在企業(yè)內(nèi)得到有效的資源分配；其次是在基層員工的層面上，基層員工也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理工作的重視程度，確保配合檔案管理工作的進(jìn)行，為做好企業(yè)檔案管理工作的提供有效的內(nèi)容支撐。依照這種方法，由上至下的提高對(duì)企業(yè)檔案管理工作的重視程度，從而保證企業(yè)檔案管理工作在企業(yè)日常管理工作中的地位。

2.2 建立相關(guān)的檔案管理工作規(guī)定制度

對(duì)于企業(yè)檔案管理工作，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該在收聽基層員工的意見以后，根據(jù)企業(yè)當(dāng)前的實(shí)際檔案管理情況做出細(xì)致、有效、合理、科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理工作規(guī)定，要求企業(yè)的檔案管理工作能夠有章可依、依章管理，對(duì)檔案管理工作過程中的工作人員的工作內(nèi)容、檔案的借閱以及瀏覽過程、檔案的收集和整理以及信息整理的過程、檔案的保存過程等都作出細(xì)致的規(guī)定，從根本上規(guī)范企業(yè)檔案管理工作的內(nèi)容。

2.3 提高對(duì)企業(yè)檔案的效益發(fā)揮程度和綜合利用程度

企業(yè)檔案不應(yīng)該只是被企業(yè)束之高閣，企業(yè)內(nèi)部應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案信息的進(jìn)一步深化利用，使其發(fā)揮更深更廣的效益。企業(yè)可以從相關(guān)的檔案信息中提取有關(guān)企業(yè)發(fā)展歷程中的優(yōu)劣對(duì)比，從企業(yè)發(fā)展信息中判定企業(yè)將來的戰(zhàn)略布置，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略建立相關(guān)的企業(yè)文化標(biāo)志和企業(yè)形象，為在企業(yè)發(fā)展過程中立下汗馬功勞的員工建立榮譽(yù)墻，對(duì)企業(yè)發(fā)展歷程中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)做出描述等等，這些都可以是對(duì)企業(yè)檔案的深化利用，為建立企業(yè)文化，培養(yǎng)員工企業(yè)認(rèn)同度有很大的幫助。

2.4 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化的進(jìn)程

當(dāng)前世界已經(jīng)是信息化的世界，任何工作在將來都離不開對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，企業(yè)檔案管理工作也是如此，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理工作的信息化，改變傳統(tǒng)檔案管理工作中原始的記錄方式和管理理念，認(rèn)同計(jì)算機(jī)技術(shù)給檔案管理工作帶來的種種優(yōu)勢(shì)，從而利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使企業(yè)檔案管理工作變得更加快捷、先進(jìn)、科學(xué)和安全。同時(shí)，加快檔案管理工作的信息化進(jìn)程，還有助于工作人員對(duì)檔案信息的收集和提煉變得更加快捷，有助于檔案信息資源在企業(yè)內(nèi)的價(jià)值得到最大的實(shí)現(xiàn)，方便企業(yè)更深層次的對(duì)檔案進(jìn)行利用。

3 結(jié)語

企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)日常管理工作中的基礎(chǔ)內(nèi)容，也是不能忽視的工作內(nèi)容之一。隨著時(shí)代的而發(fā)展，檔案管理工作的難度也在不斷增大，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的資源分配和資金投入，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的深化利用，從而更好的適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作的需要，提升檔案管理工作的質(zhì)量，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)更加優(yōu)秀的內(nèi)部控制。

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作者簡介

胡曉紅（1968-），女，中級(jí)（館員）申報(bào)副高（副研究員），湖北省楚天視訊網(wǎng)絡(luò)有限公司黃石分公司（原黃石有線電視臺(tái)）。