企業檔案歸檔整理存在的問題與對策

孫靜

摘 要：各級檔案行政管理部門要抓住機遇，借力發酵，進一步抓好《規范》和《規定》的貫徹實施，推進企業檔案管理向縱深發展，但在貫徹、指導和實施過程中遇到了一些問題，值得商榷和交流。企業檔案規范隨著企業的發展變化而變化調整，針對新情況和出現的問題，及時采取有效措施，才能更好地整理和保管檔案

關鍵詞：企業檔案；規范；問題；對策

2009年，國家檔案局發布了《企業檔案規范》（DA/T42-2009）（以下簡稱《規范》），對企業檔案工作總則、組織、制度、業務工作、信息化建設等項目，都作了明確的規定和要求；2012年12月，國家檔案局發布了第10號令，公布了《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》（以下簡稱《規定》），國家檔案局在較短的時間內接連公布《規范》和《規定》，并將《規范》以令的形式頒發，歷無前列，說明了國家檔案局對企業檔案工作的重視程度是空前的。我們各級檔案行政管理部門要抓住機遇，借力發酵，進一步抓好《規范》和《規定》的貫徹實施，推進企業檔案管理向縱深發展，但在貫徹、指導和實施過程中遇到了一些問題，值得商榷和交流。

1 原有規定和辦法與《規范》、《規定》的聯系及區別

1993年山東省檔案局首次制定《工業企業文件材料整理規程》，并由山東省技術監督局按地方標準發布，《規程》中規定了文件材料的形成、鑒定、組卷和案卷編目等基本程序和要求，緊接著又發布了《工業企業檔案分類編號規則》（DB37/T180-93）和《工業企業檔案案卷格式》（DB37/T181-93）。1998年又對規程中的個別地方進行了修定，頒發了（DB37/251-1998）。自1993年以來，企業檔案的歸檔整理、編號等工作就自成了一個體系，擺脫了機關單位的整檔模式，將企業檔案分成黨群管理、行政管理等十類（現在門類有所增加），并利用英文字母A、B、C……H 作為分類號（或01、02、03……等）；檔案編制采用分類號-項目號-案卷號-頁號，這種歸檔整理和編號方法在企業中普遍得到推廣使用，這種標準和規定正是企業檔案人員很想得到的公式化方法，使歸檔整理有目可循、有類可依；檔案局業務指導人員在培訓中也有法可依，較為省心，收到了事半功倍的效果。2009年國家檔案局發布的《規范》，突顯了企業經營和生產技術管理類的檔案，把黨群管理放在第四類，行政管理放在第三位，對企業文件材料歸檔范圍進行了調整、補充和完善，對檔案保管期限進行了改革，保管期限定為永久、定期兩種，定期分為30年、10年，實現了與機關事業單位保管期限的對接，以卷為歸檔單位改為按件進行歸檔整理。

2《規范》和《規定》在使用的過程中出現的問題與對策

《規范》和《規定》對原《規程》進行了完善、擴充和改進，歸檔整理的思路還是基本上傳承了以前的方法，改動不大，但對人們早已習慣的方法進行了個別改動，還是有不少檔案人員不適應，出現了不少問題：1、檔號編制混亂。過去用A、B、C等分類號加項目代字和案卷號編制檔號，現在《規范》中不用A、B、C等英文字母表示分類順序了，改用01、02、03……代表分類號。而有些人還是習慣使用英文字母來代表分類號，把現在《規范》中的分類次序顛倒了，不能突顯企業經營管理和生產技術類的檔案，既然執行新的《規范》和《規定》，分類的代號也要與現有的分類方案一致，才能做到有序、有規律。2、歸檔章使用不當。檔案歸檔整理方法取決于本行業檔案形成規律，根據這個規律制定分類方案，然后依據分類方案編制檔號。由卷改成按件進行整理，就要使用歸檔章，歸檔章設置的項目就要準確反映和揭示企業檔案分類的內涵和體系。很多單位使用機關單位文書歸檔章，文字歸檔章設置的主要項目有全宗號、類別、年度、保管期限、件號、盒號等項目；而《規范》將十幾類檔案歸納入一個統一整體的分類體系，每類檔案分別給予一個分類號，它的檔號應采用分類號-項目代號-案卷（活盒號）-頁號（或件號），所以企業檔案歸檔章應主要有檔號、件號（或序號）、頁數、保管期限等項目。使用這種歸檔章才能展示企業檔案的分類、排列規律，便于企業檔案的管理和利用。3、按件整理執行的力度不大。個別單位仍習慣傳統的歸檔整理方法：以卷為單位整理。按卷進行歸檔整理是時代的產物，2000年以前，文件的起草、打印以手工為主，檔案作為文件運轉的最后歸宿，當然也以手工為主；2000年以后，隨著電腦的普遍使用，信息化時代的到來，“簡化整理，深化探索，提高效率，方便利用”的思想產生和發展也就成為必然了。因此按件整理是發展的需要，是時代的需求，是檔案人員的渴望，是統一規范的趨勢。特別是基建檔案的圖紙按件歸檔整理益處就更多了（已在前文介紹了，這里不多論述了）。

參考文獻

[1]《企業檔案規范》

[2]《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》

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[6] 馬巧玲；；檔案鑒定工作當前存在的問題與對策[A]；陜西省第七次檔案學術討論會論文匯編（上冊）[C]；2000年