電子文件檔案管理系統設計與應用

溫亞男吉林省洮南市戲劇創作室

電子文件檔案管理系統設計與應用

溫亞男
吉林省洮南市戲劇創作室

摘要：隨著我國經濟的發展，計算機和互聯網的大范圍使用，傳統的電子檔案管理方式也不再適應現代發展的需求?；ヂ摼W和計算機技術應用到檔案管理中已成為檔案管理的新形式。這也是在傳統管理方式上的延伸與發展。本文針對“電子文件檔案管理系統設計與應用”這個主題，先后分析了該系統在國內外的研究現狀以及它設計的原理與應用的領域，讓人們更深層次的理解該系統，更好的為人們服務。

關鍵詞:電子文件；檔案管理；應用

我國的電子文件檔案雖然剛起步不久，但是有著政府的強大支持，其發展態勢非常樂觀。而且隨著計算機的發展，電子文件檔案已成為檔案管理的必然趨勢。它不僅可以方便管理的流程，節省大量的人力物力，同時可靠性安全性也比較高，相比較傳統的管理模式更先進。可以及時有效地處理各種不同的信息，方便我們進一步開發和利用。

一、國內外的研究現狀

在當今形勢下檔案人員的工作重點已經由原來的實體保管轉變為由計算機聯網進行遠距離的控制。法國人看重電子檔案處理中遇到的一系列問題，偏重于解決這些實際性、根本性的問題，提出了要求國際檔案管理員應該先轉向標準化。繼而進行相應的交流。然而在我國，電子檔案是近幾年才發展和興起的，發展過程中出現了很多的問題。所以我國國家檔案館借鑒了和吸取了發達國家的一些經驗和技術進行改進。同時，由于在電子文件檔案管理方面對一些相關的理論不是足夠了解，目前在我國國內研究的一些檔案管理系統出現了一系列的問題。比如軟件的開發和應用平臺比較陳舊，有些軟件雖然考慮到了電子檔案管理過程中的諸多因素，但是對管理對象的了解不是很多，導致很多系統得不到順利的推廣。一些軟件在應用過程中沒有考慮到歸檔過程的自動化。本文通過對電子檔案管理在國內外的一些研究和認識，以及一些對電子文件檔案管理的迫切性要求，來進一步分析國內需求，要求我國也需要克服這些弊端，研究出具備更好性能的電子檔案管理系統。

二、需求分析

電子文件檔案管理系統需求分析是整個系統設計實現最重要的一個階段。需求分析就是回答系統該做什么，而不是如何做的問題。檔案管理系統設計和實現的基礎準確的研究系統需求。簡而言之，系統需求分析就是指用戶對目標系統各個功能的深入分析。需求分析的主要目標是建立一個準確清晰的描述系統的功能需求、數據需求、性能需求和環境需求。

1、檔案管理敘述

正如大家所知道的，檔案管理的歷史是非常悠久的。傳統意義上的檔案管理主要是包括兩個方面：檔案實體管理和對檔案工作人員的管理。前者主要是對檔案資源的管理。即是指對檔案中的所有信息進行收集、整理、管理、反饋，并制定一定的表格進行存儲。檔案工作人員要保管、整理檔案，謹防檔案丟失或者損壞。檔案管理人員的職責十分重要，對我國電子文件檔案的發展也至關重要，所以對人員的相關素質要求很高。

2、對文書類檔案管理的方法

檔案按照內容進行嚴格劃分可以將其劃分為普通檔案、按照檔案的載體可以劃分為一般檔案。傳統的文書檔案管理是在文書檔案的管理基礎上，隨著社會的進步和經濟的發展進而出現的。為了進一步克服傳統檔案管理中的不足，逐步形成了文書檔案管理的歷史。所以，人們把他們統稱為檔案學。

3、電子類檔案管理的研究

按照檔案的內容進行分類電子類檔案屬于專門檔案，按載體又劃分為特種檔案。電子類檔案主要是通過計算機中所用的磁盤、光盤等為載體進行分類管理。電子類檔案是由紙質化檔案經過加工生成的電子化檔案和由辦公軟件產生的電子化文件。而且在使用過程過，這兩類檔案的管理方法也不盡相同，所以需要在應用過程中加以區別。

三、電子文件檔案管理流程設計

1、電子文件檔案收集模塊

電子文件檔案手機模塊是作為依靠計算機控制的電子檔案管理系統中的第一個處理環節，其作用是非常重要的。它在電子文件檔案管理系統中的主要作用是：電子文件檔案管理各個職能部門的工作人員在日常生活中形成相應的電子文件，按照各個部門的管理制度，負責各個職能部門的工作人員就負責模塊活動。電子文件檔案收集模塊需要工作人員與計算機之間進行相互配合，收集活動。

2、電子文件檔案鑒定模塊

電子文件檔案鑒定模塊是檔案管理工作人員對到期的各種檔案進行一定的鑒定和審核。檔案管理工作人員可以通過這個模塊修改檔案記錄的保管期限，簽署鑒定意見等，所以該模塊可以定期檢查各種檔案，修改文件。

3、電子文件檔案整理模塊

電子文件檔案整理模塊是指檔案管理人員對電子檔案選擇合適的組卷方案進行組卷?？晒┻x擇的組卷方案有很多，比如：按照電子檔案的保管期限、按年度、機構問題、作者、文檔內容等。保管的方式是：先將卷屬性存入卷目錄當中，通過查詢電子檔案的目錄表，將各個滿足條件的電子檔案進行一定的歸類，放入相應的文卷當中。電子文件檔案整理模塊在整個文檔的作用也是至關重要的，需要仔細整理。

總結：

我們如今處于一個信息化的時代當中，電子文件檔案對我們查閱各種信息具有很強的幫助。計算機和網絡的進步使得人們開始進行信息的制造、存儲、編輯、查閱等各種功能。電子文件檔案可以傳遞給我們準確清晰的信息，使我們可以對各種信息進行科學的管理和有效的利用。然而，隨著各種技術的不斷進步，電子文件檔案在開發和利用過程仍然存在很大的問題，這些問題需要我們做進一步的探討和研究，一步一步地解決這些問題。同時，我國的電子文件檔案發展不完善。要想更好地處理這些信息我們需要吸收其他各國的長處，吸取精華。所以，在以后電子檔案的發展需要各國相互溝通與交流，取長補短，共同進步。

參考文獻：

[1]欒玲.淺談電子文件檔案管理系統后評估研究[D].北京郵電大學,2013.

[2]常安萍.電子文件檔案管理系統設計與實現[D].華北電力大學（河北）,2007.

[3]李鵬.電子檔案管理系統設計及其功能實現[D].吉林大學,2008.