探析提高建筑企業辦公室管理的有效策略

楊明 巢湖市誠濟建筑安裝有限責任公司

探析提高建筑企業辦公室管理的有效策略

楊明 巢湖市誠濟建筑安裝有限責任公司

企業辦公室是建筑企業經營運作的樞紐中心，是建筑企業溝通內外、承上啟下、經營決策之地，應將其管理擺在重要位置之上。本文分析了建筑企業辦公室管理的內涵及職責，針對辦公室管理工作存在的問題提出了優化辦公室管理的有效策略。

建筑企業 辦公室管理 問題 策略

前言

辦公室管理水平對建筑企業工作的順利進行有著直接的影響，提高辦公室管理水平，不僅能有效提高建筑企業的管理水平和管理質量，還能促進建筑企業健康穩定的發展。

一、淺析建筑企業辦公室管理的主要含義

（一）辦公室管理，指的是通過建筑企業辦公室工作人員對辦公室各項行政事務進行管理，包括領導活動管理、辦公接待、信息管理、危機管理及突發事件應急處理等，為經營者提供參謀與協作，使辦公室各項事務的決策、控制、執行與信息反饋都能得到有效處理，從而確保建筑企業穩定運作。

（二）簡介建筑企業辦公室管理的職責

作為建筑企業的重要內部組織樞紐，辦公室管理工作一直是建筑企業開展內部管理的重點。建筑企業辦公室管理工作的方面較多，并且工作內容相對復雜與繁瑣，涉及的職能與崗位責任很多。首先，辦公室管理工作負責對建筑企業的日常管理工作的處理。建筑企業的日常管理工作主要包括了對公文的處理、行政事務性工作、會議的籌備等其他方面的管理工作。辦公室的工作人員要負責對于建筑企業內部各個部門進行協調，并且積極地組織各項活動，通過提高各個部門之間的交流效果，更好地提高建筑企業的凝聚力和內部管理制度的落實效果，更好地將建筑企業管理者所制定的任務目標進行實現。其次，建筑企業的辦公室也負責了相應的輔助決策的工作。建筑企業的辦公室在開展管理工作中，對于一些所需的信息進行收集和掌握，并且經過匯總來上交給分管各項工作的主要領導，為領導進行有關決策提供科學的依據。辦公室的工作人員在領導進行決策時，也要做好備選方案的制定和對相應的決策進行公布與記錄。最后，辦公室還要對于一些突發情況與問題進行及時地處理。對于一些臨時的任務和特殊事件，辦公室的工作人員要進行及時地協調和解決，并且保證自身的工作的靈活性。

二、分析辦公室管理工作存在的問題

（一）管理認知不充分。辦公室管理工作是一項集服務、參謀和管理為一體的綜合性工作，因此，對于辦公室管理人員而言準確定好位十分重要，只有定位好自己，才能更好地做好各項本職工作，促進建筑企業更好的發展。但在實際工作中，辦公室的管理者存在著“錯位”或“越位”的現象，使得彼此都處于一種很尷尬的局面，該管的不管，不該管的卻在插手管，這種尷尬的局面，讓辦公室的日常管理陷入無序化，形成“內耗”。與此同時，也會造成辦公室與其他職能部門相處不融洽、不和諧，形成部門間“壁壘”，不利于辦公室日常工作的開展，破壞建筑企業發展的大好局面。

（二）管理制度不完善。辦公室管理創新的出發點就是提高工作效率，規范程序。但部分建筑企業辦公室在管理工作方面還不太規范化，如工作中無方法和思路、目標不明確以及職責不清晰等，這樣使得工作人員的負荷加重，對建筑企業的整體形象產生了嚴重的影響，不利于管理工作效率的提高。為了保證建筑企業的整體形象，促進建筑企業辦公工作室的高效運行，必須要完善制度建設，使管理規范化。

（三）工作人員綜合素質不高。但很多建筑企業的辦公室人員的組織結構不科學，崗位設計不夠合理。一部分工作人員自身不具有足夠的辦公室崗位工作能力，并且開展相關工作中態度不端正，工作效率相對較低。再加上一部分員工自身創新意識不足，難以對辦公室工作進行有效地創新與改進，整體思想意識上也存在一定的缺失。

三、提出優化辦公室管理的有效策略

（一）提高對管理的認知。辦公室管理工作是建筑企業運營管理的中樞機構，擔負著重要的職責和任務，結合建筑企業的實際情況，個人要做好辦公室工作準確定位，把握方寸十分關鍵，具體而言，一是要正確地認識辦公室管理工作的職責，認清自己的職責范圍才能更好地開展各項工作，才能準確的定位自我；二是嚴格遵守各項工作準繩。把握方寸，就是要嚴格遵守各項工作紀律，辦公室管理工作常常牽涉到諸多領域，處理各項工作任務的時候，把握好分寸才能有所為，有所不為，拿捏的力度才會準確，這是辦公室管理工作的重點。

（二）完善管理制度。規范的管理工作需要有規范的管理制度作為支撐，制定科學的內部管理制度，是辦公室管理工作開展的一個關鍵指標。辦公室管理制度中，對于辦公室工作的流程、目標、職能等要進行明確的細化，并且根據不同崗位落實相應的權責。只有辦公室的工作人員清楚自身的責任與權力，才能更好地完成自身的本職工作，提高管理工作的效率。辦公室管理工作所涉及的內容和方面較多，管理過程較為繁瑣。一個科學、高效的管理流程，可以有效地減少工作中的失誤，提高工作效率。

（三）提高工作人員的綜合素質。由于辦公室的工作的特點和性質，決定了辦公室管理人員必須要具備較高的素質，同時在知識結構方面，必須要不斷地更新，不斷的補充新的知識，這樣才能適應社會經濟的發展。首先，讓辦公室員工充分認識到辦公室工作對于素質和技能要求的迫切性，建立相應的考核機制，通過考核手段和方式，激勵員工自主學習，形成一種講學習、重學習的思想傳遞，讓辦公室員工在學習的過程中，提高素質，提升技能，不斷適應崗位的新要求。最后，結合建筑企業的實際，適當引進專業技術性高、素質高的行政專業技術人才，通過引入人才，提高辦公室管理的工作效率。

四、結束語

總之，隨著社會主義市場經濟的發展，建筑企業開始不斷發展壯大，辦公室作為綜合性的管理服務部門，是建筑企業中不可缺少的組成部分。

［1］馬東亮.新時期建筑企業辦公室管理實踐思考［J］.中小建筑企業管理與科技（中旬刊），2015，04：3.

［2］朱焱.優化建筑企業辦公室管理的途徑探索［J］.中小建筑企業管理與科技（上旬刊），2015，05：82-83.