完善檔案與精細(xì)化管理

吳建軍

摘要：現(xiàn)代企業(yè)的高度發(fā)展，離不開科學(xué)管理的手段，而在管理中檔案作為一種管理企業(yè)的方法，不但記錄了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，領(lǐng)導(dǎo)及員工的工作狀況，而且也是企業(yè)發(fā)展投資、市場(chǎng)分析的原始依據(jù)，因此不管是檔案本身的作用，還是企業(yè)利用的工具，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)成熟的今天，檔案是不可缺少的，而且越來越發(fā)揮了積極的作用。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案 管理 完善

一、檔案的作用

（一）檔案是企業(yè)活動(dòng)記錄的原始憑證

傳統(tǒng)企業(yè)主要依據(jù)固定資產(chǎn)在使用過程中創(chuàng)造財(cái)富，通過一般產(chǎn)品市場(chǎng)實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的保值與增值，利用資本是現(xiàn)代企業(yè)資本經(jīng)營(yíng)理念的重要組成部分，也是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展壯大的最佳途徑。公司通過上市進(jìn)行資本運(yùn)作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資產(chǎn)的快速增值。上市就必須提供公司自成立以來，反映企業(yè)管理活動(dòng)的真實(shí)記錄及原始憑證，完善的檔案具有提高工作效益的作用。在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的今天，利用好檔案在整個(gè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的位置和作用日趨重要。

（二）檔案是每個(gè)公司投資、合同、債務(wù)的歷史記錄

看似簡(jiǎn)單，但檔案中包含了銷售合作的債權(quán)債務(wù)關(guān)系，一旦客戶發(fā)生債務(wù)危機(jī)時(shí)，檔案可以作為清查賬務(wù)的有力證據(jù)，明確雙方的責(zé)任和權(quán)力關(guān)系，是一個(gè)有力的法律依據(jù)。這樣就會(huì)大大降低公司的各種風(fēng)險(xiǎn)，其次，通過對(duì)檔案的分析，有利于風(fēng)險(xiǎn)控制，針對(duì)公司出口數(shù)量多，批次多，匯率波動(dòng)頻繁的情況下，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，采用匯率鎖定機(jī)制，有效控制匯率波動(dòng)給公司效益造成的影響。

（三）檔案是企業(yè)進(jìn)行市場(chǎng)分析的工具

檔案里面記錄了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和市場(chǎng)盈虧的信息，通過對(duì)這些對(duì)信息的分析可以找到解決企業(yè)發(fā)展的困境和方法，特別是電子檔案中的計(jì)算機(jī)數(shù)學(xué)經(jīng)濟(jì)模型，數(shù)學(xué)經(jīng)濟(jì)模型的分析包括企業(yè)的投資、預(yù)測(cè)、經(jīng)營(yíng)、盈虧、還債、市場(chǎng)營(yíng)銷、風(fēng)險(xiǎn)等方面，應(yīng)用計(jì)算的方法，來準(zhǔn)確定位市場(chǎng)變化，使企業(yè)的投資更有方向性和準(zhǔn)確性，降低投資風(fēng)險(xiǎn)；其次通過分析，讓企業(yè)預(yù)測(cè)未來市場(chǎng)營(yíng)銷變化，及時(shí)讓企業(yè)作出生產(chǎn)和營(yíng)銷調(diào)整，降低市場(chǎng)銷售的風(fēng)險(xiǎn)，從而避免生產(chǎn)的盲目性，銷售的滯后性，這樣會(huì)加快企業(yè)的貨幣資金周轉(zhuǎn)率，提高了資金的使用效果，同時(shí)也降低了資金的市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，讓企業(yè)在發(fā)展中不斷壯大。

二、建立檔案的必要性

企業(yè)檔案的建立，可以為企業(yè)的市場(chǎng)精細(xì)化管理工作提供豐富的信息資源，協(xié)助企業(yè)盡快適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，并最終實(shí)現(xiàn)檔案工作與市場(chǎng)的緊密結(jié)合，隨著國(guó)內(nèi)外競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，市場(chǎng)精細(xì)化管理的地位越來越突出，建立科學(xué)的檔案體系，是精細(xì)化工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

企業(yè)檔案的建立。體現(xiàn)了企業(yè)以市場(chǎng)為導(dǎo)向的工作主動(dòng)性，它要求企業(yè)做到適應(yīng)市場(chǎng)，滿足客戶需求及產(chǎn)品的升級(jí)換代，以質(zhì)量高，成本低，服務(wù)好的產(chǎn)品立足市場(chǎng)。對(duì)于杭州星帥爾電器股份有限公司來說，加大技術(shù)研發(fā)，通過自主研發(fā)、合作開發(fā)、引進(jìn)消化吸收等方式，持續(xù)增加技術(shù)研發(fā)投入，根據(jù)市場(chǎng)和客戶的需求不斷開發(fā)新產(chǎn)品，確保公司不斷有高附加值的新產(chǎn)品推出保證公司的競(jìng)爭(zhēng)力，公司才能實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品利潤(rùn)，才能可持續(xù)發(fā)展，因此在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，精細(xì)化管理工作就是讓公司撲捉每個(gè)市場(chǎng)信息，并且記錄在案，然后對(duì)個(gè)案進(jìn)行分析，從中發(fā)現(xiàn)市場(chǎng)商機(jī)，準(zhǔn)確定位，打造成行業(yè)內(nèi)技術(shù)領(lǐng)先，產(chǎn)品一流，具有較強(qiáng)國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力的現(xiàn)代化企業(yè)。

企業(yè)檔案的建立，可以為企業(yè)的管理決策、管理方針的制定提供全面的依據(jù)。檔案本身就是管理企業(yè)和員工的一種手段，它不僅記錄了每個(gè)員工的信息，而且還記錄了企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和發(fā)展歷史，而在發(fā)展戰(zhàn)略里面就包含了企業(yè)的發(fā)展政策、方針和重大決策，其中也有管理的決策，因此檔案可以為企業(yè)的管理決策提供有價(jià)值的參考依據(jù)。為企業(yè)走向資本市場(chǎng)提供公司規(guī)范經(jīng)營(yíng)的證據(jù)。

三、檔案在精細(xì)化管理工作中的作用

我們?cè)谌粘９ぷ髦袡n案有著不可忽視的作用。在我們進(jìn)行企業(yè)名牌，政府補(bǔ)貼等項(xiàng)目申報(bào)工作中，由于涉及到多部門的資料及檔案，而由于部門的合并或者拆分，經(jīng)辦人的離職或者調(diào)動(dòng)，致使許多的資料缺失。通過查找檔案，查到原始資料，使各項(xiàng)工作得以順利進(jìn)行。維護(hù)了企業(yè)的合法權(quán)益。

檔案好像是一部企業(yè)發(fā)展史，記錄了企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的全過程，通過檔案的翻閱，當(dāng)時(shí)的公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程躍然紙上；通過對(duì)生產(chǎn)過程，銷售對(duì)象，當(dāng)時(shí)的供銷情況及當(dāng)時(shí)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的分析，其后的企業(yè)發(fā)展過程均記錄在案。所有這些均為我們總結(jié)過去，分析當(dāng)今，預(yù)測(cè)未來提供了依據(jù)。

規(guī)范，健全的檔案管理制度，代表著企業(yè)的管理水平，是企業(yè)健康發(fā)展的保證。對(duì)檔案實(shí)行電子化管理，便于歷史資料的快速查找，加快了精細(xì)化管理工作的速度，提高了工作效率。正因?yàn)槭且?guī)范，所以檔案記錄了企業(yè)每一個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)和工作流程，而企業(yè)的生產(chǎn)環(huán)節(jié)和工作流程可以說是不變的，規(guī)范的檔案記錄可以方便查找企業(yè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的錯(cuò)誤，這樣就會(huì)提高企業(yè)生產(chǎn)效率，從而降低了生產(chǎn)成本和研發(fā)費(fèi)用以及管理費(fèi)用。從中也可以分析出投資、債務(wù)、銷售、企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r，產(chǎn)品研發(fā)能力，政府補(bǔ)貼的政策依據(jù)等，為公司的上市提供申報(bào)資料。

四、檔案精細(xì)化管理的重點(diǎn)建設(shè)

檔案作為管理企業(yè)的一種手段，要做好精細(xì)化管理重點(diǎn)建設(shè)，從以下方面進(jìn)行：

（一）做好紙張檔案原始記錄

紙張記錄的檔案是檔案工作最原始的記錄方法，當(dāng)然紙張記錄也有檔案的要求；一是準(zhǔn)確性，檔案是規(guī)范性的記錄資料，所以記錄的東西必須是實(shí)事求是的，講究準(zhǔn)確性，如果是含糊不定的數(shù)字、信息則不能記錄在紙張檔案中，否則會(huì)誤導(dǎo)企業(yè)發(fā)展，不但起不到檔案的積極作用，反而會(huì)害了企業(yè)發(fā)展。二是完整性，不管是企業(yè)中的人或者事，還是重大的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)展策略，都要完整的作好記錄，包括數(shù)字、語言、圖形等，因?yàn)檫@些都會(huì)對(duì)企業(yè)發(fā)展提供指導(dǎo)信息，事實(shí)上數(shù)字、語言、圖形中的某一個(gè)或者其組合才能完整反映企業(yè)的決策或者決定，如果缺少了某一種信息很可能導(dǎo)致企業(yè)的誤判或者錯(cuò)誤決定，使企業(yè)走向滅亡，因此完整性對(duì)企業(yè)檔案非常重要。三是安全性，紙張檔案里面記錄了企業(yè)的各種珍貴的信息，一旦丟失檔案會(huì)對(duì)企業(yè)造成信息丟失或者泄露的現(xiàn)象，這對(duì)企業(yè)發(fā)展會(huì)造成很大損失。所以檔案的安全，意味著企業(yè)的安全。

（二）做好電子檔案

現(xiàn)在是一個(gè)網(wǎng)絡(luò)電子特發(fā)達(dá)的時(shí)代，計(jì)算機(jī)代替了許多人和事，在各行各業(yè)的管理和發(fā)展中是不可缺少的工具，因此電子檔案的應(yīng)用也就顯得相當(dāng)普遍，它的好處就在于方便、快捷，提取信息容易，隨時(shí)隨地都能了解企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r等，更為領(lǐng)導(dǎo)的管理提供了方便。而且電子檔案中的各種數(shù)學(xué)經(jīng)濟(jì)模型為企業(yè)的發(fā)展提供了分析的依據(jù)和方法，使企業(yè)的各種分析和決策，通過數(shù)學(xué)經(jīng)濟(jì)模型可以讓電腦計(jì)算出來，這樣使企業(yè)的決策更加科學(xué)，更加合理，大大降低了市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，這方面紙張檔案是無法做到的。但是紙張檔案為電子檔案的建立準(zhǔn)備了條件。其次電子檔案在翻閱、查詢、更改、共享方面比紙張檔案優(yōu)越的多，所以比起紙張檔案來應(yīng)用更加普及和廣泛。

五、結(jié)束語

實(shí)踐證明檔案管理對(duì)精細(xì)化管理工作確實(shí)是一項(xiàng)不可缺少的工作，利用效果比較明顯。這不僅提高了辦事效率，更重要的是避免了企業(yè)的市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。今后我們將更好的收集檔案，健全和利用檔案，使檔案管理工作為公司的精細(xì)化管理和發(fā)展提供有理有力的證據(jù)。

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