完善檔案與精細化管理

吳建軍

摘要：現(xiàn)代企業(yè)的高度發(fā)展，離不開科學管理的手段，而在管理中檔案作為一種管理企業(yè)的方法，不但記錄了企業(yè)生產經營活動，領導及員工的工作狀況，而且也是企業(yè)發(fā)展投資、市場分析的原始依據(jù)，因此不管是檔案本身的作用，還是企業(yè)利用的工具，在市場經濟成熟的今天，檔案是不可缺少的，而且越來越發(fā)揮了積極的作用。

關鍵詞：企業(yè)檔案 管理 完善

一、檔案的作用

（一）檔案是企業(yè)活動記錄的原始憑證

傳統(tǒng)企業(yè)主要依據(jù)固定資產在使用過程中創(chuàng)造財富，通過一般產品市場實現(xiàn)資產的保值與增值，利用資本是現(xiàn)代企業(yè)資本經營理念的重要組成部分，也是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展壯大的最佳途徑。公司通過上市進行資本運作，實現(xiàn)企業(yè)資產的快速增值。上市就必須提供公司自成立以來，反映企業(yè)管理活動的真實記錄及原始憑證，完善的檔案具有提高工作效益的作用。在市場競爭日趨激烈的今天，利用好檔案在整個經營活動中的位置和作用日趨重要。

（二）檔案是每個公司投資、合同、債務的歷史記錄

看似簡單，但檔案中包含了銷售合作的債權債務關系，一旦客戶發(fā)生債務危機時，檔案可以作為清查賬務的有力證據(jù)，明確雙方的責任和權力關系，是一個有力的法律依據(jù)。這樣就會大大降低公司的各種風險，其次，通過對檔案的分析，有利于風險控制，針對公司出口數(shù)量多，批次多，匯率波動頻繁的情況下，進行數(shù)據(jù)分析，采用匯率鎖定機制，有效控制匯率波動給公司效益造成的影響。

（三）檔案是企業(yè)進行市場分析的工具

檔案里面記錄了企業(yè)生產經營和市場盈虧的信息，通過對這些對信息的分析可以找到解決企業(yè)發(fā)展的困境和方法，特別是電子檔案中的計算機數(shù)學經濟模型，數(shù)學經濟模型的分析包括企業(yè)的投資、預測、經營、盈虧、還債、市場營銷、風險等方面，應用計算的方法，來準確定位市場變化，使企業(yè)的投資更有方向性和準確性，降低投資風險；其次通過分析，讓企業(yè)預測未來市場營銷變化，及時讓企業(yè)作出生產和營銷調整，降低市場銷售的風險，從而避免生產的盲目性，銷售的滯后性，這樣會加快企業(yè)的貨幣資金周轉率，提高了資金的使用效果，同時也降低了資金的市場風險，讓企業(yè)在發(fā)展中不斷壯大。

二、建立檔案的必要性

企業(yè)檔案的建立，可以為企業(yè)的市場精細化管理工作提供豐富的信息資源，協(xié)助企業(yè)盡快適應社會主義市場經濟，并最終實現(xiàn)檔案工作與市場的緊密結合，隨著國內外競爭的日益激烈，市場精細化管理的地位越來越突出，建立科學的檔案體系，是精細化工作的一項重要內容。

企業(yè)檔案的建立。體現(xiàn)了企業(yè)以市場為導向的工作主動性，它要求企業(yè)做到適應市場，滿足客戶需求及產品的升級換代，以質量高，成本低，服務好的產品立足市場。對于杭州星帥爾電器股份有限公司來說，加大技術研發(fā)，通過自主研發(fā)、合作開發(fā)、引進消化吸收等方式，持續(xù)增加技術研發(fā)投入，根據(jù)市場和客戶的需求不斷開發(fā)新產品，確保公司不斷有高附加值的新產品推出保證公司的競爭力，公司才能實現(xiàn)產品利潤，才能可持續(xù)發(fā)展，因此在市場經濟條件下，精細化管理工作就是讓公司撲捉每個市場信息，并且記錄在案，然后對個案進行分析，從中發(fā)現(xiàn)市場商機，準確定位，打造成行業(yè)內技術領先，產品一流，具有較強國際競爭力的現(xiàn)代化企業(yè)。

企業(yè)檔案的建立，可以為企業(yè)的管理決策、管理方針的制定提供全面的依據(jù)。檔案本身就是管理企業(yè)和員工的一種手段，它不僅記錄了每個員工的信息，而且還記錄了企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和發(fā)展歷史，而在發(fā)展戰(zhàn)略里面就包含了企業(yè)的發(fā)展政策、方針和重大決策，其中也有管理的決策，因此檔案可以為企業(yè)的管理決策提供有價值的參考依據(jù)。為企業(yè)走向資本市場提供公司規(guī)范經營的證據(jù)。

三、檔案在精細化管理工作中的作用

我們在日常工作中檔案有著不可忽視的作用。在我們進行企業(yè)名牌，政府補貼等項目申報工作中，由于涉及到多部門的資料及檔案，而由于部門的合并或者拆分，經辦人的離職或者調動，致使許多的資料缺失。通過查找檔案，查到原始資料，使各項工作得以順利進行。維護了企業(yè)的合法權益。

檔案好像是一部企業(yè)發(fā)展史，記錄了企業(yè)經營管理的全過程，通過檔案的翻閱，當時的公司生產經營過程躍然紙上；通過對生產過程，銷售對象，當時的供銷情況及當時經濟形勢的分析，其后的企業(yè)發(fā)展過程均記錄在案。所有這些均為我們總結過去，分析當今，預測未來提供了依據(jù)。

規(guī)范，健全的檔案管理制度，代表著企業(yè)的管理水平，是企業(yè)健康發(fā)展的保證。對檔案實行電子化管理，便于歷史資料的快速查找，加快了精細化管理工作的速度，提高了工作效率。正因為是規(guī)范，所以檔案記錄了企業(yè)每一個生產環(huán)節(jié)和工作流程，而企業(yè)的生產環(huán)節(jié)和工作流程可以說是不變的，規(guī)范的檔案記錄可以方便查找企業(yè)生產環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的錯誤，這樣就會提高企業(yè)生產效率，從而降低了生產成本和研發(fā)費用以及管理費用。從中也可以分析出投資、債務、銷售、企業(yè)發(fā)展狀況，產品研發(fā)能力，政府補貼的政策依據(jù)等，為公司的上市提供申報資料。

四、檔案精細化管理的重點建設

檔案作為管理企業(yè)的一種手段，要做好精細化管理重點建設，從以下方面進行：

（一）做好紙張檔案原始記錄

紙張記錄的檔案是檔案工作最原始的記錄方法，當然紙張記錄也有檔案的要求；一是準確性，檔案是規(guī)范性的記錄資料，所以記錄的東西必須是實事求是的，講究準確性，如果是含糊不定的數(shù)字、信息則不能記錄在紙張檔案中，否則會誤導企業(yè)發(fā)展，不但起不到檔案的積極作用，反而會害了企業(yè)發(fā)展。二是完整性，不管是企業(yè)中的人或者事，還是重大的生產經營發(fā)展策略，都要完整的作好記錄，包括數(shù)字、語言、圖形等，因為這些都會對企業(yè)發(fā)展提供指導信息，事實上數(shù)字、語言、圖形中的某一個或者其組合才能完整反映企業(yè)的決策或者決定，如果缺少了某一種信息很可能導致企業(yè)的誤判或者錯誤決定，使企業(yè)走向滅亡，因此完整性對企業(yè)檔案非常重要。三是安全性，紙張檔案里面記錄了企業(yè)的各種珍貴的信息，一旦丟失檔案會對企業(yè)造成信息丟失或者泄露的現(xiàn)象，這對企業(yè)發(fā)展會造成很大損失。所以檔案的安全，意味著企業(yè)的安全。

（二）做好電子檔案

現(xiàn)在是一個網(wǎng)絡電子特發(fā)達的時代，計算機代替了許多人和事，在各行各業(yè)的管理和發(fā)展中是不可缺少的工具，因此電子檔案的應用也就顯得相當普遍，它的好處就在于方便、快捷，提取信息容易，隨時隨地都能了解企業(yè)的發(fā)展狀況等，更為領導的管理提供了方便。而且電子檔案中的各種數(shù)學經濟模型為企業(yè)的發(fā)展提供了分析的依據(jù)和方法，使企業(yè)的各種分析和決策，通過數(shù)學經濟模型可以讓電腦計算出來，這樣使企業(yè)的決策更加科學，更加合理，大大降低了市場風險，這方面紙張檔案是無法做到的。但是紙張檔案為電子檔案的建立準備了條件。其次電子檔案在翻閱、查詢、更改、共享方面比紙張檔案優(yōu)越的多，所以比起紙張檔案來應用更加普及和廣泛。

五、結束語

實踐證明檔案管理對精細化管理工作確實是一項不可缺少的工作，利用效果比較明顯。這不僅提高了辦事效率，更重要的是避免了企業(yè)的市場風險。今后我們將更好的收集檔案，健全和利用檔案，使檔案管理工作為公司的精細化管理和發(fā)展提供有理有力的證據(jù)。

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