人防檔案信息資源管理分析

房 磊

遼寧省朝陽市人民防空辦公室

人防檔案信息資源管理分析

房 磊

遼寧省朝陽市人民防空辦公室

以往人防檔案管理主要采取的是實體管理模式，該管理模式與現代信息的發展不相符，因此針對人防檔案更新管理方法便顯得極為重要。本文在分析加強人防檔案信息資源管理的重要性的基礎上，進一步對加強人防檔案信息資源管理的有效策略進行探究，希望以此為人防檔案信息資源管理的實現提供具有價值的參考憑據。

人防檔案；信息資源管理；策略

引言

進入21世紀以來，我國社會經濟呈現了突飛猛進的發展勢態。在這樣的勢態下，計算機信息技術也呈現了高速的發展[1]。時代的發展、技術的進步，使得大部分生產經營工作發生了實質性的變化。就人防檔案管理而言，便從以往的實體管理模式轉變成了現如今的信息管理模式。由于我國人防檔案信息管理尚處于初階階段，許多工作還不夠完善，因此對此項工作進行強化便顯得極為重要。鑒于此，本文對“人防檔案信息資源管理的強化”進行分析與探究具有較為深遠的意義。

1.加強人防檔案信息資源管理的重要性分析

順應時代的發展，國內檔案管理工作也發生了很大程度的轉變。就目前而言，我國檔案管理朝向信息化方面發展是勢在必行的。對于人防檔案來說，實現信息資源管理便顯得極為重要。我們指導，在檔案管理中，信息化既是一項技術，又是一項策略，將其充分利用，能夠使檔案數字化管理、縮微化管理得到有效實現。但從檔案管理人員方面來說，人防檔案管理信息化的實現能夠使檔案管理人員的工作負荷大大降低，從而使檔案管理人員的工作時間得到合理調配，進一步為人防檔案管理質量的提升提供保障依據。下面筆者從現狀下人防檔案信息管理潛在的一些問題進行論述：

（1）檔案信息管理人員分散化。由于檔案信息管理專業人才偏少，使得國內人防檔案信息管理存在人員分散化的特點，主要表現為各個部門互相協作較為匱乏。部分管理人員素質有待提高，主要表現為經驗不足、技術匱乏等。顯然，這樣使人防檔案信息資源管理的強化受到一定程度的阻礙。

（2）基礎建設不力。對于人防檔案來說，要想實現信息管理，健全設備顯得極為重要。而現實情況卻是基礎建設不力[2]。如信息設備配套不足、信息存儲不統一，部門與部門之間信息交流不密切等。顯然，這將影響人防檔案信息資源管理的進步及發展。

（3）檔案信息工作整體性不強。檔案信息工作要想得到有效強化，必須具備制定、系統的支持。目前，國內人防檔案信息管理過程中，沒有構建完善的信息系統，這便導致信息的收集、處理以及傳輸均沒有規范的科學依據，從而使信息的利用效率大大降低，進一步使人防檔案信息資源管理的發展受到阻礙。

結合上述分析，可知目前國內人防檔案信息管理還存在一些較為明顯的問題。針對這些問題，則需要在充分解決的基礎上，對人防檔案信息資源管理工作進行強化，這樣才能夠促進該工作的進步及發展。由此可見，加強人防檔案信息資源管理價值作用顯著，相關部門需對此工作給予充分重視。

2.加強人防檔案信息資源管理的有效策略探究

為了人防檔案信息資源管理得到有效實現，做好強化工作便顯得極為重要。本人認為，需從以下四大方面進行強化，才能夠為人防大檔案信息資源管理的實現及發展起到促進作用。具體內容為：

2.1及時轉變管理觀念

對于人防檔案信息資源管理來說，要想得到有效強化，及時轉變管理觀念顯得極為重要。我們知道，人防屬于國防的重要成分之一。人防檔案信息存在的兩大鮮明特點為重要性與保密性。所以，相關工作人員便需要保護好人防檔案信息資源，避免泄漏而造成國家損失。對于人防檔案信息管理人員來說，最為主要的則是及時轉變管理觀念，轉變人防檔案信息的管理思維、轉變檔案信息的收集渠道以及充分利用檔案信息[3]。檔案信息管理領導者需對管理人員進行加強管理，告知需注重檔案信息的時效性，借助信息技術，使檔案信息的傳輸得到有效加快，進一步使信息檔案的效益得到有效提升。

2.2構建完善的人防檔案信息資源管理制度

任何企業、任何單位，都需要制度的支持，同時制度也起到了約束行為的作用。對于人防檔案信息管理來說也不例外。需對完善的人防檔案信息資源管理制度加以構建。在制度構建過程中，需結合人防的具體情況及特點，使檔案管理的規范性及科學性得到有效增強，同時做好人防檔案信息資源管理的推廣工作，使相關人士對此項工作給予充分的重視。

2.3對人防檔案基礎工作進行強化

時代的發展、技術的進步，使得很多工作由繁到簡、由難變易。但是，一些傳統優秀的工作模式則不能輕而易舉地舍棄。因此，對人防檔案基礎工作進行強化便顯得極為重要。有關于人防檔案的接收、歸檔、保管以及檢索等基礎工作，均需要努力完善，對于已經歸檔的資料來說，需進行合理整理、登記等，并最終歸檔入庫。檔案歸檔之后，需實施規范化管理，從而使人防檔案基礎工作真正意義上得到強化。

2.4加強人防檔案隊伍建設

要想使人防檔案信息資源管理得到有效強化，做好人防檔案隊伍建設工作也顯得尤為重要[4]。因此，需做好檔案管理人員的培訓工作，主要注重業務能力方面的培訓，同時進行理論知識方面的培訓，以此使檔案管理人員整體素質得到有效強化。在人防隊伍建設加強過程中，融入獎懲機制，激發檔案管理人員對待工作的積極性，同時約束他們的行為，從而使檔案管理工作更具規范性。

3.結語

通過本文的探究，認識到加強人防檔案信息資源管理有著非常重要的價值作用。由于這是一項系統化的工作，因此需從多方面加以完善。比如及時轉變管理觀念、構建完善的人防檔案信息資源管理制度、強化人防檔案基礎工作以及加強人防檔案隊伍建設等。相信做好以上這些，人防檔案信息資源管理將能夠得到全面強化，進一步為我國人防事業的發展奠定尤為堅實的基礎。

[1]黎靜.對加強人防檔案信息資源管理的認識[J].蘭臺內外, 2013,06:42.

[2]高寧.業務規則管理在檔案信息資源管理系統中的應用分析[J].辦公室業務,2013,19:104-106.

[3]許龑心.國紅心.檔案信息資源管理中業務規則管理系統的運用[J].科技資訊,2013,21:217.

[4]段海英.檔案信息資源數字化與網絡化管理[J].赤子(上中旬),2015,13:200.

房磊（1968-），女，漢族，山東淄博人，副研究館員，大學本科，檔案管理。