淺論檔案管理現代化

韓仁杰

青海油田分公司物資裝備公司人事檔案部

淺論檔案管理現代化

韓仁杰

青海油田分公司物資裝備公司人事檔案部

在全新的信息時代，檔案管理事業發展的大體趨勢便是檔案管理現代化，同時檔案事業生存以及進一步發展的必要要求便是落實檔案管理現代化。現階段我國的檔案管理現代化包含了很多不同方面的內容，本文針對如何實現檔案管理現代化進行深入的分析和討論。

檔案管理；實現；現代化

一、檔案管理現代化

所謂檔案管理現代化，是指將相關的現代管理科學作為指導思想，利用具體的現代化管理模式，應用全新的現代化管理技術，將檔案管理工作者的主觀能動性充分地挖掘并發揮出來，同時提高工作人員自身的創新能力。比如：通過計算機的相關操作手段將檔案實施電子化的輸入、輸出、修改、打印等等的操作，另外還可以通過計算機來對具體的檔案進行辨別、篩選等等操作，這樣一來便能夠對檔案實施現代化的技術管理。現如今檔案管理現代化工作擁有其他檔案管理方法不可替代的優勢，其操作速度相對比較快、占用的空間和時間都比較小、應用能力相對較強同時可以儲存大量的信息，可以在短時間內篩選并對檔案進行修改，極大地提高了檔案管理工作的效率和質量。

二、實現檔案管理現代化是形勢所需

（一）檔案管理現代化是自身發展的必然趨勢

伴隨著我國現代化科學技術的進一步發展，如今社會當中的各個行業都已經大范圍地應用計算機技術以及互聯網技術等等，同時辦公自動化也已經落實到相關的企業和政府部門的工作當中。因此，檔案管理工作也應當進一步適應現代化科學技術的應用，檔案管理現代化也必然是今后的發展趨勢。

（二）加強對檔案的保護和利用，需要實現檔案管理現代化

作為檔案資料來講，保存的時間都相當長，再加上保管方式比較落后，大多數都屬于傳統的保管模式，這樣一來也就導致很大一部分的檔案材料受到損害，一些檔案資料出現了褪色的情況，甚至還有一部分的檔案資料更是受到了巨大的損害，字跡相當模糊。傳統模式下的檔案管理工作很少會對相關信息進行共享，假設某一個使用者需要對檔案資料進行查詢，那么其他的使用者便無法再這段時間當中查詢和使用相關的檔案資料，這種模式導致檔案根本無法在同一時間段內進行共享使用，給檔案管理和使用帶來了很大的難題。因此為了加強檔案的保護力度，充分地利用并發揮檔案的作用，需要實現檔案管理現代化。

三、如何實現檔案管理現代化

（一）加強標準化建設

實現檔案管理現代化最為重要的一個關鍵環節便是加強檔案管理的標準化，這是開展檔案管理現代化工作的一個首要前提，只有擁有了嚴格的分工協作以及高水平的技術才能夠保證檔案管理現代化工作的順利開展。現如今社會在發展的過程中越來越重視信息的作用，而檔案的管理工作則需要統一的標準來進行嚴格地要求和規范，例如在檔案信息的交換以及傳遞和共享具體的檔案信息的過程中，均應當制定具體的標準和規章制度，規范檔案管理的相關工作，逐漸形成一種相對健全的檔案管理標準系統，進而保證檔案管理現代化工作的有效落實，形成一種標準化的管理。不過在檔案管理標準化體系的建設過程當中，總是會遇到一些問題，例如過度重視部門內部的特殊性應當保留，或者是保持管理模式不應當改變等等的問題，這些問題從本質的角度來講都是不愿意接受標準化管理的行為，如若不解決這些問題，便很容易給檔案管理現代化工作帶來阻礙。盡管確實某些檔案管理標準在制定過程中需要比較多的時間，集中比較多的人力和物力，而且制定過程也比較復雜，涉及到很多不確定因素，是一個比較困難的課題，因此更應當集中統一領導，加強建設的力度，落實檔案管理標準化建設。

（二）強化檔案現代化管理意識

落實檔案管理現代化工作，必須要強化檔案現代化管理的意識，突破傳統檔案管理工作的理念。第一，從管理工作者的角度來講，應當突破傳統的檔案管理工作模式，創新檔案現代化管理模式；第二，大力宣傳檔案現代化管理思想，從根本上讓人們轉變對于檔案管理工作的認識，為檔案管理現代化工作奠定良好的思想基礎。

（三）實現管理現代化

實現管理的現代化需要檔案管理工作者擁有良好的檔案管理現代化意識，同時堅持科學的管理手段，應用全新的檔案管理技術，轉變傳統的檔案管理工作模式，將原本的封閉保守的理念消除，落實開放性服務、上門服務的全新服務工作。另外還應當引進具體的先進管理手段和辦法，引導檔案管理工作走向現代化道路。

（四）提高檔案工作者的總體素質

現階段檔案現代化管理工作的關鍵環節便是應用計算機技術來實現檔案的計算機電子化管理，因此，如今的檔案管理工作人員應當了解并掌握一定的計算機操作技術，同時可以熟練地使用現代化辦公軟件來實現電子檔案的制作、使用、修改以及維護等相關的檔案管理工作。在原本的基礎上，定期加強檔案管理工作人員的培訓和教育，讓他們學習基礎、中級、高級的檔案管理理論知識，提高整體人員的素質，提高他們在開拓創新方面的意識和能力，還可以定期舉辦計算機操作大賽，讓他們更加熟練地進行計算機，擁有比較強的業務能力。

（五）加強監督的力度

現階段我國已經構建了一個以《檔案法》為中心的，同時根據檔案相關的法律法規、地方檔案的法律法規等等構建的一個相對健全的檔案法律系統，為的是加強我國檔案管理工作的監督力度。這當中，政府部門負責領導統一主要的工作，而下屬的各個檔案行政管理部門則負責執行檔案管理和違法行為的處理工作，對于流程進行詳細地規定，針對具體違法行為的法律責任都做出了相當明確地要求和處理辦法，以此來促進檔案管理現代化工作的發展，加強監督的力度。

[1]張記銘.淺析檔案管理現代化[J].黑龍江對外經貿.2010（05）

[2]李燕.檔案管理現代化存在的問題及對策[J].管理觀察.2014（10）

[3]齊劍茹.淺析檔案管理現代化[J].人力資源開發.2014（12）