淺談文書工作與檔案管理的關系

段孟燕

摘要：文書工作是檔案管理當中的重要的一個環節。文書工作的創造性、時效性和準確性對檔案管理工作具有十分重要意義。本文就文書工作與檔案工作的關系，文書工作在檔案信息化、檔案管理建設工作中的地位和作用作簡要的闡述。

關鍵詞：文書工作；檔案管理

前言

文書工作是現代機關單位和企事業單位管理過程中一項不可缺少的重要工作，它對于提升機關、企事業管理實效，對內提高文秘工作效率，對外樹立機關、企事業以及公司良好形象具有重要作用。文書工作質量的好壞和辦事的速度，既體現一個單位的工作面貌和工作作風，又直接影響一個單位的工作效率和質量。檔案管理工作來源于文書工作，而檔案管理工作是由文書工作演化而來的。

一、 文書工作與檔案管理的含義

（一）文書工作的含義

文書工作是指文書工作人員運用科學的原則、程序和方法完成文書的收發、文書的撰寫、文書的制發、文書的處理和文書的管理等一系列工作。文書工作在機關工作活動中是一項最主要、最大量的日常工作，它通過文書的制發、處理與管理等一系列相互銜接的程序和環節，構成機關信息轉運與處理的流程。文書工作可以有效地推進機關工作，溝通對內對外聯系，為機關領導工作服務，為社會主義現代化建設服務。其內容主要包括以下三個方面：

1.文書的制作

文書的制作是指文書從醞釀階段到最后形成正式發文文稿的全過程。這一過程的中間環節要是：定題、選體、編寫提綱、擬稿、審核修改、領導人簽發等。其目的是將文件快速地向有關方面發出，傳達有關精神。

2.文書的處理

文書的處理包括發文處理和收文處理兩方面。發文處理主要包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等環節；收文處理主要包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦等環節。其主要目的是把文件精神及時地落實到實際工作中去。

3.文書的管理

文書的管理主要是將辦理完畢的文件進行整理和歸檔的全過程。主要包括初步整理、系統整理和歸檔三個環節。其目的是科學地管理好各類文書材料，為機關工作提供利用，為國家檔案工作奠定基礎。

文書工作是機關工作中的一項重要的、經常性的工作，應當堅持實事求是、精簡高效的原則，要求做到及時、準確、安全。因此，文書工作人員必須一絲不茍，高質量地完成好各項任務。

（二）檔案管理的含義

檔案管理也被稱作檔案工作，它是指利用科學的原則、良好的方法和組織管理檔案，為國家提供各種各樣的一項服務的工作。它的內容主要有檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等各項工作，即通常所說的檔案工作的六個環節。其中，收集、整理、鑒定、保管、統計這五個環節叫做基礎工作環節，屬于檔案管理工作最基本的內容。提供利用是檔案工作的目的，屬于服務工作的核心內容。前五個環節是基礎，而為第六個環節提供良好的物質基礎和基本條件，二者相輔相成，相互促進。

（1）收集

檔案的收集就是指按照黨和國家的規定，把分散在各機關、單位、各部門及個人手中的檔案，進行集中保存的工作。

（2）整理

檔案的整理就是指為了便于日常管理，提供利用服務，將收集起來的檔案分門別類，使其條理化、系統化。

（3）鑒定

檔案的鑒定就是指將收集和整理的檔案進行甄別，判定其價值，剔除那些失去保存價值的檔案的工作。

（4）保存和管理

檔案的保存和管理就是指對已經整理好并已經入庫的檔案，采取各種各樣保護措施，進行日常維護管理，保證其完善、齊全的一項工作。

（5）統計

檔案的統計就是指為了掌握檔案和檔案工作的全面情況，檔案管理工作人員根據掌握的情況對檔案和檔案工作狀況進行統計、分析和研究的一項工作。

（6）提供利用

檔案的提供利用是指通過一定的方式和方法，向社會各方面提供信息服務的工作。

二、文書工作與檔案管理的相互關系

1.二者的工作對象各不相同

文書工作與檔案管理工作的基本對象都是文字性材料（檔案工作還有其他材料）。文書工作是形成和處理文字材料，是對文字材料的提前處理，并實現其現行效用；檔案工作是有規律地保存了文字材料，是對文字材料進行后期處理，并實現其備考利用價值。檔案是由文書轉化而來的。

2.二者的某些工作環節相同

文書的整理與歸檔是文書工作的最后一個環節，但同時又是檔案工作的第一個環節—收集。歸檔和收集是文書工作與檔案工作的臨界線和交叉點。它們從不同的角度覆行了同一道手續。歸檔文書的整理工作是檔案工作的基礎工作，因此，必須符合檔案管理的要求，它既是文書工作的任務，也是檔案工作的任務。

3.二者互為條件

文書工作是檔案管理的前處理階段，是檔案管理的基礎，檔案管理是文書工作的延續和深入，是文書工作的歸結。沒有文書工作，就沒有檔案管理工作。在某些情況下，文書工作又需要利用檔案材料，否則，將不能更好地開展文書工作。

4.文書工作與檔案管理的區別

5.二者的工作任務不同

文書工作的任務主要是形成高質量、高品質的文書，非常及時準確地處理來往的文書，有條不紊、安全地運轉文書，完完整整妥善地保管文書，正確地發揮文書的獨特作用；溝通內外的聯系，有效地推進并開展機關工作，為機關領導工作服務。檔案管理的任務主要是堅持集中、統一和科學地管理檔案，大力開發檔案信息資源，逐步實現檔案管理的現代化，科學化，更好地提供檔案準確性，為社會主義現代化建設更好地服務。

6.二者的工作內容不同

文書工作的主要內容是文書的形成，文書的處理及文書的整理與歸檔；檔案管理的內容主要是收集、整理、鑒定、保管、統計和提供利用等。

7.二者的服務對象不同

文書工作主要是為機關領導工作和業務工作服務；檔案管理是為全社會提供服務，檔案提供利用的對象越廣泛，其價值效應也就越大。

三、文書處理和檔案管理之間的意義

文書處理與檔案管理工作是相互銜接的兩個流程，是密不可分的兩個環節。正確處理二者關系，使之有機結合，規范銜接，對于做好文書處理和檔案管理工作十分重要。

參考文獻：

[1]楊文莉.文書工作與檔案收集工作的規范銜接[J].蘭臺世界，2006，（3）.

[2]趙映誠.文書工作與檔案管理[M].北京：高等教育出版社，2008.