淺談衛生和計劃生育局檔案管理現代化

李濱

吉林省四平市鐵西區衛生和計劃生育局

淺談衛生和計劃生育局檔案管理現代化

李濱

吉林省四平市鐵西區衛生和計劃生育局

本文結合實際，深入分析衛計局檔案管理中存在的不足和問題，并對實現檔案管理現代化的舉措進行初步探討。

衛生和計劃生育局；檔案管理；現代化

計劃生育是我國未來幾十年發展的基本國策，且將伴隨著法治國家的建設，逐步走向規范化、制度化、法治化，給計生執法提出了更高的要求。與此同時，衛生執法直接關系著群眾的生命財產安全，其執法強度、執法嚴度受到社會質疑，未來執法將逐步加大力度和準度。要想確保衛生和計生執法更加規范、依法，最關鍵之一就是要確保執法檔案管理的制度化。

1 衛生和計劃生育局檔案管理現狀

1.1 缺乏歸檔意識

衛計局執法業務和執法力量多數在最基層的政府部門，且計生執法多數地方是委托鄉鎮開展執法活動，執法人員的散、亂，且業務能力、習慣素質較低的現狀為檔案建立埋下諸多隱患。如，很多鄉鎮政府或街道辦事處均以收繳罰款為主，在辦理案件中擅自改變辦案程序，或者不依法依規建立完善執法檔案，導致案件后期歸檔非常麻煩，且往往存在諸多漏洞，經不起時間的考驗。衛計部門對現代化檔案管理認識不清，缺乏創新意識和膽量，制約了檔案在案件查辦和處理中發揮積極作用，也延緩了檔案管理走向現代化的步伐。

1.2 缺乏管理人才

由于衛計局執法多數屬于委托執法，執法現場和執法材料的收集均是被委托單位直接進行，衛計局執法人員親自參與案件處理的較少，因而就需要專業性較強的檔案管理人才指導被委托單位完善執法卷宗。然而目前衛計局的檔案管理多數是依靠即將退休的老同志或者聘用的社會人士進行管理，缺乏專業人才，以致檔案管理工作始終是存檔容易、查檔難，檔案管理工作進展緩慢。

1.3 技術設備落后

實現檔案管理現代化其標志就是實現智能化，這不僅需要專業的人才，還需要配備先進的技術設備。目前衛生和計劃生育部門多數是采用傳統的手工存檔，嚴重缺乏現代化的檔案管理設備。這也導致衛計部門檔案管理工作又苦又累又不出成績，人才引進困難且留不住年輕人。

1.4 基礎工作薄弱

導致衛生和計劃生育局基礎薄弱的原因較多，有歷史因素，也有客觀因素，還有主觀因素，主要反映出的是大量的檔案卷宗缺乏邏輯，案卷質量偏低，且在檢索方面非常落后，查出的資料可用性不強。同時，由于國家政策的調整，衛計局檔案管理規范長期無法統一，卷宗千變萬化。

2 推進衛生和計劃生育局檔案管理現代化的建議

實現檔案管理現代化的主要內容包括四個方面，一是檔案管理技術現代化。即運用現代信息科學技術，將檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等裝備起來；二是檔案管理組織現代化。即運用現代管理理念管理檔案；三是檔案管理人員現代化。即要有專業的管理人才；四是檔案管理智能化。這是伴隨著“互聯網+”戰略的推廣，為檔案管理提出的新的要求，是實現檔案管理現代化的主要標志。結合上述內容，筆者對推進衛生和計劃生育局檔案管理現代化進行分析研究。

2.1 更新理念，充分認識檔案管理現代化的重要性

各級各地衛生和計劃生育部門需結合現實，及時吸納社會先進的檔案管理理念，對過去以存儲為主的檔案管理理念進行豐富加工，并根據本單位本地區特點制定檔案管理工作發展短期和長期規劃。各單位領導應當充分認識到現代化的檔案管理對具體業務工作開展和服務群眾方面的重要意義，認識到檔案分析、檔案交流以及檔案傳遞的重要性，在現代化檔案管理技術設備投入方面預算更為充裕的資金，確保檔案管理能跟上群眾對衛生和計生的服務要求，最大限度的發揮檔案的信息作用。本處談更新理念而不是改變理念，主要緣由是檔案管理的根本作用并未發生改變，而是發生拖延，即不僅僅再是片面的存儲和查詢，而增加了分析、研究、交流、傳遞等重要作用，因而需要各級領導干部充分認識到新增作用的重要性，為推進檔案管理現代化提供良好的物質和人力保障。

2.2 狠抓規范，全面夯實檔案管理基層基礎

基層基礎薄弱是衛計部門檔案管理最痛的傷害，規范檔案管理工作需要專業人員參與，并制定較為詳細的制度，對檔案管理各個方面進行內部規定。做好檔案管理規范主要包括四個方面的內容：一是規范的文書。通常上級對口部門會根據衛生和計生執法實際提供參考文書，但由于該類文書較為全面，不一定完全符合本地區實際，應當首先由執法指導科室對相關文書進行規范，在執法中也應當對沒有用到的執法文書及時進行清理，避免執法文書空白入檔現象。二是規范的制度。除執法檔案外，還包括財務、組織人事以及文件印發等常規檔案，因而應當根據每類檔案制定統一的、規范的制度，要求歸檔人員按照要求進行歸檔和查詢，確保檔案邏輯清晰、目錄明白。

2.3 落實制度，明確各科室隊職責

檔案管理是單位集體的工作，并非某個人或某個科室的工作，這應當成為衛計局各科室隊的統一認識。應當嚴格落實制定好的檔案管理制度，各司其職，形成系統化的檔案管理網絡，確保每份檔案入檔明白、出檔有痕，每份數據分析真實、有用。

2.4 強化保障，著力保障人才和設備的現代化

正如前文所述，現代化的檔案管理離不開現代化的科學技術和管理人才。各級領導應當結合衛計部門的工作實際，針對其繁瑣、復雜以及關系群眾切身利益等特征，在檔案管理人才引進方面給予大力支持，強化培訓工作，并盡量使用在編人員，確保信息保密。在設備采購方面，應當按照上級要求統一制定采購計劃，添置現代化設備，確保上下級信息溝通暢通。

衛生和計劃生育局是由原衛生局和計劃生育局合并而成，其業務工作設計醫療、食品、水資源等多種行業，關系著每個群眾的切身利益，既繁瑣、復雜，又非常關鍵、重要。做好衛計局的各項業務工作的重要保障是做好檔案管理，利用現代管理理念和科學技術手段進行智能化管理檔案，為業務工作的開展提供數據和材料支撐。

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