高校檔案監督指導工作再認識

李福琴

摘 要 高校檔案信息資源既是高校工作長期開展不斷地完善取得的成果，又是高校事業發展和創新的有力保障。但是，隨著高校教育事業的發展，高校檔案隨之產生數量龐大、種類繁多、質量不高、數據不齊、規模不一的現象。這些問題若不能得到及時有效的解決，會給高校檔案的建設和發展帶來嚴重的影響。因此，加強對高校檔案監督指導工作，是高校檔案事業發展的重要保障。

關鍵詞 監督指導 發展 保障

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdks.2015.07.009

Reconsideration of University Archives Supervision Work

LI Fuqin

（Wuhan University Archive， Wuhan， Hubei 430072）

Abstract University Archives Information Resources in both the colleges and universities to carry out long-term work constantly to improve the results achieved， but also a strong guarantee for the development and innovation of colleges and universities. However， with the development of university education， university archives consequent huge number， variety， quality， and data is incomplete， varying the size of the phenomenon. These problems can not be addressed promptly and effectively， have a serious impact will the construction and development of University Archives. Therefore， strengthening the supervision of the work of the university archives， it is an important guarantee for the development of university archives.

Key words supervision; development; guarantee

1 正確認識監督與指導的關系

“監督”就是監察督促，要以《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）、《普通高等學校檔案管理辦法》等有關法律法規為準繩，對本部門的檔案行為是否符合法律和有關規定。檢查內容包括檔案機構的設置、人員配備、儲存條件、保管措施、檔案歸檔、管理辦法、資源利用等檔案工作。對沒能按規定辦的要嚴格督促執行，對違反法律法規和有關規定的要求，領導要根據情節輕重給予處理，直至追究法律責任。所以，監督具有強制性。“指導”就是根據有關法律法規規范和上級有關部門制定的工作目標、任務等檔案業務工作進行指導。不具有強制性。其內容主要包括，檔案工作中所出現問題：如具體業務、技術問題、技能問題、傳播方式，文件歸檔程序、檔案管理規范化、檔案化、標準化、檔案管理科學化工作等，傳授大家怎樣做。監督和指導工作雖然是兩種不同的工作，但它們是互相作用互相聯系的，是圍繞一個目標和任務而開展工作的，是互不分割的基本職能和互聯關系。

2 加強檔案監督指導工作的重要性

（1）是新形勢下為中心工作服務的新要求。檔案監督指導工作作為新時期、新形勢下加強檔案建設的一項重大舉措。檔案監督指導工作要本著宣傳檔案法律法規，全面提高高校檔案工作的整體水平，為學校中心工作服務為大局。充分發揮檔案行政管理部門的監督指導職能作用，認真對各類檔案機構、部門的工作進行全面系統科學的檢查和評估，對檔案工作的現狀和未來的發展作指導，這對檔案建設和發展其意義深遠。在新時期新形勢下，如何搞好檔案指導工作，強化檔案的行政職責，提高檔案監督指導水平，是各級檔案機構、檔案部門，搞好檔案建設的重要任務。

（2）是貫徹《檔案法》的具體體現。監督指導工作要本著宣傳法律法規，提升全社會的檔案法律意識。《檔案法》賦予縣級以上檔案行政管理部門“組織檔案行政執法檢查，查處檔案違法行為”的職責和使命。貫徹落實檔案法的監督指導以及依據給予的權限，采取多種形式，開展監督檢查工作。針對檔案館（室）的基礎設施建設，館藏檔案資源建設，檔案服務利用情況，檔案妥善保護及安全等方面進行督查，要以檔案管理部門行為為主體執法監督的這一主要形式對內部制度建設，法律法規的規范條例，形成有效的制約機制。要有計劃、有目的地開展互相督查，聯合調查，專題調研和重點抽查等方式實行執法監督檢查。以檔案管理部門行為為客體的執法監督檢查，則通過自覺接受政府、人大、司法及社會各界指導檢查來落實，認真貫徹履行監督職責，使檔案管理走上法治化、規范化、常規化的軌道。

（3）是促進檔案事業發展的根本保障。高校檔案館及管理部門都要認真行使監督職能，根據情況成立檔案行政監督指導工作小組，必須做到五個方面的步驟：一聽、二看、三評、四反饋、五整改。其內容包括：檔案事業的經費情況、館舍建設經費落實情況、專業隊伍建設情況、人才培養情況、檔案保管條件情況、設施設備現狀、重大建設項目和重大活動情況等。全面掌握情況，規范考核內容，及時發現問題，提出整改意見，跟蹤調研落實。只有這樣，才能有效地推動各級檔案機構和部門，按照《檔案法》去執行。使檔案工作規范化、常態化得到根本保障。

3 監督指導工作中存在的問題

目前由于多種原因，高校檔案監督指導工作仍然存在一定的問題，其主要表現如下：

（1）檔案實施細則不配套。從目前的執法情況來看，在檔案中監督指導工作中出現的許多法律法規問題卻缺乏相應配套的法規細則，在實際操作中無法執行，沒有法律依據。如：《檔案法》第十條：“對國家規定的應當立卷歸檔的材料必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理。任何人不得據為己有”。“檔案法實施辦法第二十七條”從內容上看雖然也規定了罰則，但是在實際工作中，有些人為了個人利益和便利，就不按照規定的移交時間或內容來移交，更有甚者拒絕移交應歸檔的文件材料。這給檔案監督指導工作帶來一定的難度，導致檔案文件資料收集不能保證齊全完整。

（2）監督管理力量不夠強。一是宣傳力度不夠，各級檔案管理部門沒有充分利用和發揮好監督宣傳這個輿論陣地。在普及宣傳檔案法律法規的知識上沒有履行好自己的職責，無下工夫，力度不夠，檔案法律意識淡薄。二是執法手段比較弱。在執行檔案法律法規的貫徹落實中，許多實際工作中的情況需要由其他部門來行使執法權。所以這就制約了執法監督指導工作的有效開展。三是檔案監督指導思想認識不一致，對于自己的職責和義務認識不足，在執法過程中碰到問題就不能正確地面對，怕麻煩，怕困難。四是執法監督隊伍不完備。在檔案局、館一般是一套班子兩塊牌子，由于人員少，導致執法監督機構不健全，執法人員的整體素質不高，在執法主體顯得無能為力，這樣就會影響檔案執法監督不能順利開展。

（3）監督指導工作的不全面。在檔案監督指導的實際工作中，存在著意見不統一，認識上有差異，其主要是反映在檔案館藏建設上，重藏輕用，重量輕質的觀點，由于有這樣一種思想的存在，檔案監督指導工作顯得不那么重要了;另一方面是在檔案監督指導過程中存在著只求穩，不求新，不求齊，怕出問題怕出麻煩的想法。這樣使許多檔案人員在工作中不認真負責，盲目將各種不要求歸檔的文件和材料列入到歸檔范圍，這樣就增加了工作量，導致監督指導工作受到一定的影響。

（4）監督指導工作的不統一，高校檔案監督指導工作是整個檔案建設和發展的一個重要環節。高校檔案館每年都會有計劃地、有步驟地對各個院系部門負責檔案監督指導工作的兼職檔案人員進行學習和統一教學和輔導;另外，在整體檔案指導工作中，也要要求檔案指導人員對每個兼職檔案員進行一對一指導，對每個系統部門又要開展學習和輔導，這就造成檔案監督指導工作的重復性。耗了大量的人力、物力、財力，還沒有明顯的效果，使監督指導工作的效率不高。

（5）監督指導隊伍的不專業。高校各學院在條件允許的情況下，都會要求配備非專業的學生幫助處理辦公事務，這些非專業的學生也要負責處理檔案工作。他們都不是檔案專業的學生，所以對檔案知識和檔案工作的程序和掌握程度不高。這樣，使他們只能完成一定的工作量和任務，碰到問題不能從專業的角度進行分析和解決，同時也缺乏一般的檔案知識，所以，導致在檔案監督指導人員要花更多的時間和精力來完成指導工作任務。

（6）檔案人員的不專職。在高校檔案整理工作中，大多數部門不能做到專人專職，這些兼職人員沒有認真長期做好檔案工作的思想，所以在檔案管理，檔案建設，檔案發展不能提出很好的、具有可行性的建設性的意見。有時在工作中，由于兼職專心不夠，特別是在檔案移交時間不是很充足，時間很緊，檔案的納入，檔案的分類，顯得很粗糙。

4 檔案監督指導工作新探索

（1）加強法治宣傳，做好監督指導。高校檔案管理部門要充分發揮人民群眾輿論監督作用，通過各種渠道和途徑、各種形式有效地開展檔案法制宣傳教育活動。充分利用好電臺、電視臺、廣播、報紙等輿論陣地，要有計劃、有組織、定期地開展檔案法制教育展覽和知識競賽活動，使廣大人民群眾了解《檔案法》，增強法制意識。特別是高校領導干部首先要帶頭學法、守法、用法，要有檔案法律法規意識，促進全社會重視和支持檔案工作。

（2）加強檔案執法主體建設。一是要強調執法主體，明確規定行使處罰權，才能為開展檔案執法監督檢查創造條件。加強執法主體建設是各級檔案行政管理部門的職責，努力爭取政府的支持和關心，解決執法人員的行政編制。二是建立檔案執法監督網絡系統。在檔案行政管理部門根據工作需要，應當設立負責執法監督機構。在重點部門和單位要聘用專職人員，組織一個強有力的執法監督網絡體系。三是優化執法隊伍，提高執法人員的整體素質。要按《檔案法》以及有關規定促進檔案事業的發展，要注重培養優秀的現代型的檔案執法人才，培養一支政治素質強、工作作風硬、業務能力精的執法隊伍，使執法監督檢查工作得到有效保障。

（3）做好檔案監督指導工作要有專業專職。專業是做好檔案監督指導工作的前提條件和基礎。第一，專業。檔案專業是一門學問，是一門學科。沒有專業知識就不懂得檔案工作的流程和方式，就不能很好地把握監督指導的標準和方法。第二，專職。有了專職人員，他能把所有的精力（學習精力、工作精力）投入到現實檔案工作中去。由于對檔案監督工作的規定，方式，程序和規范都比較熟悉，這有利于工作效率和質量的保障。第三，專業專職。在搞好檔案管理，檔案的建設和發展中，能提出積極的建設性的意見，在工作中，能分清層次，重點突出，科學合理地安排工作，提高工作效率。特別是對于復雜的類型各異的檔案，專職專員顯得特別重要。例如：在教學和實踐調研中，所形成的科研成果，而且是專業性比較強的科研成果，它與普通的文書檔案有很大的不同。這就需要專業專職人員準確地把握這些成果的類別，能合理地分類建檔，完成這一工作。

（4）建立多樣性人才培育機制，做好人才儲備。人才是關鍵，人才是事業發展的動力。高校檔案館是以服務高校建設和發展的中心工作為理念。高校事業的發展也離不開檔案館資源信息服務。特別在當今社會顯得尤其重要。高校檔案館要在人才隊伍建設培育機制上做好文章，要做出培育計劃。第一：校內培訓。對于那些專業知識扎實的，認真負責的，積極大膽工作的，有培育前途的年輕人，按照不同層次的要求，有計劃有組織地進行培訓。第二：校內校外培訓。根據高校檔案館的發展需要，要把那些積極肯干的，有能（下轉第27頁）（上接第19頁）力的好苗子作為重點培育對象，到國外或校外進行學習。在培訓和學習過程中，隨時掌握他們的學習情況和思想動態。為他們的學習盡可能地提供方便，使他們能安心學習。第三：建議在校檔案館專業大學和研究生當中，挑選一定比例的人才作為儲備。檔案專業的大學生和研究生在檔案館學習過程中，可以注重發現人才，跟蹤考察，重點培育，把那些有能力刻苦學習，積極肯干，綜合素質好的學生作為儲備人才。這有利于檔案專業健康有序的發展。

（5）加強交流，促進聯系。加強檔案人員之間的聯系。促進密切交流，是搞好檔案工作的一個重要環節。高校檔案工作人員不但要與本館人員相互交流，而且還要與本院系部分的兼職檔案人員進行交流和溝通。一般來說，檔案館的工作流程把那些整理好的、分類好的、鑒定好的檔案在高校檔案信息網站上公布。但是，各院系兼職的檔案人員在實際工作中，往往不會注意到或者去查看所公布網站上的信息，一旦出現，特別是一些比較重要的信息，例如一些標準規范要注意什么問題，怎樣處理和解決些問題或辦法等等，一旦沒有及時查看，就會耽誤時間。因此，要求檔案監督指導工作人員，要以飽滿的熱情，積極主動的態度與兼職人員進行聯系，做到交心談心，溝通思想，傳遞信息，交流經驗，及時處理好工作中所出現的問題，正確理解和認識檔案監督指導的重要性，樹立大檔案意識的觀念。

高校檔案監督指導工作是檔案事業健康和發展的一項重要環節，是搞好檔案管理提高檔案整體質量的重要抓手。因此，我們必須認真學習，宣傳貫徹《檔案法》，正確認識檔案監督指導工作在高校建設和服務中心工作的重要性，只有這樣，才能充分發揮檔案監督指導工作在高校檔案建設中的作用，為開創新局面創造有利條件。

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