高校科研檔案的管理與應(yīng)用研究——以H學(xué)院為例

文/任靜蓉

摘　要：高校的科研檔案管理工作是高校教育管理的重要組成,在實(shí)際的工作當(dāng)中起到了重要的作用,為高校科研工作起到了推進(jìn)的作用。然而在管理過(guò)程中,仍存在諸如管理制度不健全、歸檔工作難度較大以及查詢方式較為落后等情況,本文從這三方面問(wèn)題進(jìn)行深入研究,找到問(wèn)題存在的原因并提出相關(guān)的解決對(duì)策,旨在完善高校科研檔案的管理工作,提高其對(duì)教學(xué)等工作的促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校；科研檔案；管理；應(yīng)用

高校科研檔案的管理與應(yīng)用研究——以H學(xué)院為例

文/任靜蓉

摘要：高校的科研檔案管理工作是高校教育管理的重要組成,在實(shí)際的工作當(dāng)中起到了重要的作用,為高校科研工作起到了推進(jìn)的作用。然而在管理過(guò)程中,仍存在諸如管理制度不健全、歸檔工作難度較大以及查詢方式較為落后等情況,本文從這三方面問(wèn)題進(jìn)行深入研究,找到問(wèn)題存在的原因并提出相關(guān)的解決對(duì)策,旨在完善高校科研檔案的管理工作,提高其對(duì)教學(xué)等工作的促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校；科研檔案；管理；應(yīng)用

作者簡(jiǎn)介：任靜蓉(1986—),女,漢,碩士研究生,助理館員,中原工學(xué)院,研究方向：科技與教育。

中圖分類號(hào)：G647

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：碼：A

文章編號(hào)：號(hào)：2095-9214(2015)08-0200-01

一、高校科研檔案的涵義

高校科研檔案是指高等學(xué)校的各個(gè)院系、部門(mén)、科研機(jī)構(gòu)在具體的科研申報(bào)、實(shí)踐及管理工作中形成的具有使用價(jià)值、保存價(jià)值以及應(yīng)用價(jià)值的文字材料或是音像材料。以H學(xué)院為例,其科研檔案主要包括以下幾個(gè)方面：上級(jí)科研文件、年度科研成果匯編、科研論文、科研鑒定項(xiàng)目、專利及標(biāo)準(zhǔn)、專著教材、橫向縱向項(xiàng)目、入院經(jīng)費(fèi)、科研申報(bào)項(xiàng)目工作、產(chǎn)學(xué)研合作項(xiàng)目、學(xué)術(shù)委員會(huì)工作、科研平臺(tái)工作、重大專項(xiàng)項(xiàng)目、重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室以及科研設(shè)備等。在日常的工作中,高校的科研檔案除了有記錄的特點(diǎn)外,還具有重要的應(yīng)用價(jià)值和保存研究?jī)r(jià)值等特點(diǎn)。

高校的科研檔案如實(shí)地記錄了科研工作的申報(bào)、受理、實(shí)施和完成的全過(guò)程以及在此過(guò)程中科研工作的經(jīng)驗(yàn)和成果,在一定程度上反映出了高等院校的科研水平。隨著近年來(lái),高校不斷深化改革,在建設(shè)創(chuàng)新型大學(xué)的號(hào)召下,高校的科研工作持續(xù)推進(jìn)的作用力之下,科研檔案管理工作也越來(lái)越受到重視,成為高等院校檔案管理工作的重要組成因素。而找出在高校科研檔案管理中存在的一些問(wèn)題,完善相關(guān)檔案管理制度、規(guī)范檔案的收集和整理、充分利用電子信息系統(tǒng)進(jìn)行資源整合等,對(duì)于高校教學(xué)的促進(jìn)、學(xué)科建設(shè)的發(fā)展以及科研成果的轉(zhuǎn)化等都具有十分重要的作用。

二、高校科研檔案的管理現(xiàn)狀

(一)高校科研檔案管理制度不健全

《科學(xué)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》中明確指出,科研檔案是科研管理的重要組成部分,必須在單位科研管理工作中予以體現(xiàn)。我們可以看出雖然目前高校已經(jīng)按照相關(guān)的規(guī)定制定了檔案管理的辦法,但是在實(shí)際的執(zhí)行過(guò)程中缺乏和二級(jí)學(xué)院(部門(mén))的協(xié)調(diào)和配合,在一些具體的制度細(xì)節(jié)方面考慮的不甚周全。在一定程度上仍然存在著重復(fù)存檔、要求不具體的情況。

(二)高校科研檔案歸檔工作難度大

科研管理人員在實(shí)際管理工作當(dāng)中經(jīng)常會(huì)遇到此類情況。部分高校的科研成果、獲獎(jiǎng)情況、專利和標(biāo)準(zhǔn)以及科研著作等相關(guān)材料往往不能第一時(shí)間完備歸檔。造成這一現(xiàn)象的主要原因有：一是高校的教職工為了自己工作的方便,常將相關(guān)的科研成果和獲獎(jiǎng)情況留由自己保存,以備不時(shí)之需；二是部分高校的科研部門(mén)會(huì)統(tǒng)一辦理相關(guān)科研成果的登記和受理工作,如H學(xué)院科技處統(tǒng)一辦理該校教職工的專利受理情況,在專利得到授權(quán)后統(tǒng)一保管各項(xiàng)專利。如需使用某教工的專利原件,要通過(guò)借閱制度進(jìn)行辦理,程序較為繁瑣。通過(guò)上述兩種情況,我們可以看出,因個(gè)人原因和學(xué)校原因不能及時(shí)歸檔,對(duì)科研管理的歸檔工作造成了新的壓力。

(三)高校科研檔案的查詢方式亟待更新

目前我國(guó)高校的科研管理多是“重存輕用”,即多數(shù)情況下是把檔案收集過(guò)來(lái)后就安心地“鎖”起來(lái),以便應(yīng)付各類檢查工作。殊不知,只有在使用的過(guò)程中,檔案才能發(fā)揮它最大的功效。而查詢方式的落后時(shí)制約其使用功能最重要的一個(gè)因素,深究其原因,還是因?yàn)殡娮有畔⒒夹g(shù)沒(méi)有全面而充分的應(yīng)用到查詢方式上。如想要查詢一篇于2014年發(fā)表的某教師的科研論文,傳統(tǒng)的查詢方式是先找到相關(guān)科研論文的檔案盒、找到相關(guān)年度的卷宗再進(jìn)行逐個(gè)翻閱查詢；而如果保存了該教師的電子檔論文,即可通過(guò)關(guān)鍵字查找,在短時(shí)間內(nèi)即可迅速、準(zhǔn)確的找到該論文,同時(shí)能提供比紙質(zhì)版更為清晰、便捷的電子文檔,方便教師使用。

三、高校科研檔案的管理對(duì)策及應(yīng)用

(一)建立合理規(guī)范的高校科研檔案管理制度

建立健全合理、規(guī)范的科研檔案管理制度,首先在理論層面要做到和國(guó)務(wù)院發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》當(dāng)中提到的歸檔要求相一致,才能夠?qū)Ω咝？蒲袡n案管理工作進(jìn)行明確地規(guī)范；其次在實(shí)踐層面,制度制定的時(shí)候要充分征集來(lái)自管理一線的科研管理工作人員的相關(guān)意見(jiàn)和建議,不斷加強(qiáng)溝通和協(xié)作,使得制度的制定和實(shí)施是在民主決策的共識(shí)下進(jìn)行的,這樣才能保證科研檔案管理工作效率的提升,并且能夠充分調(diào)動(dòng)科研管理工作人員的積極性。

(二)增強(qiáng)高校教職工的歸檔意識(shí)

高校的教職工的科研成果是高校科研檔案的主要組成部分,而其歸檔意識(shí)的提高,從深層次看將會(huì)對(duì)高校的科研檔案的管理工作起到十分重要的作用。除了依靠教職工的自覺(jué)提交重要科研材料進(jìn)行存檔之外,相關(guān)的科研管理者和基層檔案員也應(yīng)該提高歸檔意識(shí),對(duì)學(xué)校下達(dá)的相關(guān)文件,例如獎(jiǎng)勵(lì)性文件、批準(zhǔn)性文件等及時(shí)地進(jìn)行解讀和學(xué)習(xí),從中捕捉到相關(guān)的有用信息,通過(guò)認(rèn)真細(xì)致的篩選和收集后進(jìn)行及時(shí)的存檔。

(三)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的管理方式運(yùn)用

信息化、網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代要求我們用發(fā)展的眼光來(lái)進(jìn)行科學(xué)的管理,而對(duì)于科研檔案的管理工作也不例外。在實(shí)際的工作當(dāng)中,除了傳統(tǒng)的收集紙質(zhì)材料外,還更應(yīng)注重綜合運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),收集相關(guān)文件的電子文檔并進(jìn)行妥善的保存,從而實(shí)現(xiàn)信息化的管理方式,并且也在一定程度上大大提高了查詢的效率。

(作者單位：中原工學(xué)院)

參考文獻(xiàn)：

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張潔.試論如何做好高校科研檔案的管理與利用.檔案人語(yǔ),2013(10)

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