高校科研檔案的管理與應用研究——以H學院為例

文/任靜蓉

摘　要：高校的科研檔案管理工作是高校教育管理的重要組成,在實際的工作當中起到了重要的作用,為高校科研工作起到了推進的作用。然而在管理過程中,仍存在諸如管理制度不健全、歸檔工作難度較大以及查詢方式較為落后等情況,本文從這三方面問題進行深入研究,找到問題存在的原因并提出相關的解決對策,旨在完善高校科研檔案的管理工作,提高其對教學等工作的促進作用。

關鍵詞：高等學校；科研檔案；管理；應用

高校科研檔案的管理與應用研究——以H學院為例

文/任靜蓉

摘要：高校的科研檔案管理工作是高校教育管理的重要組成,在實際的工作當中起到了重要的作用,為高校科研工作起到了推進的作用。然而在管理過程中,仍存在諸如管理制度不健全、歸檔工作難度較大以及查詢方式較為落后等情況,本文從這三方面問題進行深入研究,找到問題存在的原因并提出相關的解決對策,旨在完善高校科研檔案的管理工作,提高其對教學等工作的促進作用。

關鍵詞：高等學校；科研檔案；管理；應用

作者簡介：任靜蓉(1986—),女,漢,碩士研究生,助理館員,中原工學院,研究方向：科技與教育。

中圖分類號：G647

文獻標志碼：碼：A

文章編號：號：2095-9214(2015)08-0200-01

一、高校科研檔案的涵義

高校科研檔案是指高等學校的各個院系、部門、科研機構在具體的科研申報、實踐及管理工作中形成的具有使用價值、保存價值以及應用價值的文字材料或是音像材料。以H學院為例,其科研檔案主要包括以下幾個方面：上級科研文件、年度科研成果匯編、科研論文、科研鑒定項目、專利及標準、專著教材、橫向縱向項目、入院經費、科研申報項目工作、產學研合作項目、學術委員會工作、科研平臺工作、重大專項項目、重點實驗室以及科研設備等。在日常的工作中,高校的科研檔案除了有記錄的特點外,還具有重要的應用價值和保存研究價值等特點。

高校的科研檔案如實地記錄了科研工作的申報、受理、實施和完成的全過程以及在此過程中科研工作的經驗和成果,在一定程度上反映出了高等院校的科研水平。隨著近年來,高校不斷深化改革,在建設創新型大學的號召下,高校的科研工作持續推進的作用力之下,科研檔案管理工作也越來越受到重視,成為高等院校檔案管理工作的重要組成因素。而找出在高校科研檔案管理中存在的一些問題,完善相關檔案管理制度、規范檔案的收集和整理、充分利用電子信息系統進行資源整合等,對于高校教學的促進、學科建設的發展以及科研成果的轉化等都具有十分重要的作用。

二、高校科研檔案的管理現狀

(一)高校科研檔案管理制度不健全

《科學技術檔案管理暫行規定》中明確指出,科研檔案是科研管理的重要組成部分,必須在單位科研管理工作中予以體現。我們可以看出雖然目前高校已經按照相關的規定制定了檔案管理的辦法,但是在實際的執行過程中缺乏和二級學院(部門)的協調和配合,在一些具體的制度細節方面考慮的不甚周全。在一定程度上仍然存在著重復存檔、要求不具體的情況。

(二)高校科研檔案歸檔工作難度大

科研管理人員在實際管理工作當中經常會遇到此類情況。部分高校的科研成果、獲獎情況、專利和標準以及科研著作等相關材料往往不能第一時間完備歸檔。造成這一現象的主要原因有：一是高校的教職工為了自己工作的方便,常將相關的科研成果和獲獎情況留由自己保存,以備不時之需；二是部分高校的科研部門會統一辦理相關科研成果的登記和受理工作,如H學院科技處統一辦理該校教職工的專利受理情況,在專利得到授權后統一保管各項專利。如需使用某教工的專利原件,要通過借閱制度進行辦理,程序較為繁瑣。通過上述兩種情況,我們可以看出,因個人原因和學校原因不能及時歸檔,對科研管理的歸檔工作造成了新的壓力。

(三)高校科研檔案的查詢方式亟待更新

目前我國高校的科研管理多是“重存輕用”,即多數情況下是把檔案收集過來后就安心地“鎖”起來,以便應付各類檢查工作。殊不知,只有在使用的過程中,檔案才能發揮它最大的功效。而查詢方式的落后時制約其使用功能最重要的一個因素,深究其原因,還是因為電子信息化技術沒有全面而充分的應用到查詢方式上。如想要查詢一篇于2014年發表的某教師的科研論文,傳統的查詢方式是先找到相關科研論文的檔案盒、找到相關年度的卷宗再進行逐個翻閱查詢；而如果保存了該教師的電子檔論文,即可通過關鍵字查找,在短時間內即可迅速、準確的找到該論文,同時能提供比紙質版更為清晰、便捷的電子文檔,方便教師使用。

三、高校科研檔案的管理對策及應用

(一)建立合理規范的高校科研檔案管理制度

建立健全合理、規范的科研檔案管理制度,首先在理論層面要做到和國務院發布的《科學技術檔案工作條例》當中提到的歸檔要求相一致,才能夠對高校科研檔案管理工作進行明確地規范；其次在實踐層面,制度制定的時候要充分征集來自管理一線的科研管理工作人員的相關意見和建議,不斷加強溝通和協作,使得制度的制定和實施是在民主決策的共識下進行的,這樣才能保證科研檔案管理工作效率的提升,并且能夠充分調動科研管理工作人員的積極性。

(二)增強高校教職工的歸檔意識

高校的教職工的科研成果是高校科研檔案的主要組成部分,而其歸檔意識的提高,從深層次看將會對高校的科研檔案的管理工作起到十分重要的作用。除了依靠教職工的自覺提交重要科研材料進行存檔之外,相關的科研管理者和基層檔案員也應該提高歸檔意識,對學校下達的相關文件,例如獎勵性文件、批準性文件等及時地進行解讀和學習,從中捕捉到相關的有用信息,通過認真細致的篩選和收集后進行及時的存檔。

(三)信息化、網絡化的管理方式運用

信息化、網絡化的時代要求我們用發展的眼光來進行科學的管理,而對于科研檔案的管理工作也不例外。在實際的工作當中,除了傳統的收集紙質材料外,還更應注重綜合運用計算機和網絡技術,收集相關文件的電子文檔并進行妥善的保存,從而實現信息化的管理方式,并且也在一定程度上大大提高了查詢的效率。

(作者單位：中原工學院)

參考文獻：

梁艷玲.淺談高校科研檔案收集與管理[J].經營管理者,2011(8)

張潔.試論如何做好高校科研檔案的管理與利用.檔案人語,2013(10)

陳穎.淺談當前高校科研檔案歸檔中存在的問題及對策.大學教育,2015(1)