淺議構建科技查新系統中遇到的問題

覃麗生

（華南理工大學圖書館，廣東 廣州 510640）

0 前言

科技查新是我國在20 世紀80 年代中期產生并發展起來的一項深層次的科技情報咨詢工作[1]，是通過手工檢索、計算機檢索等手段，以文獻檢索為基礎，運用綜合分析和對比方法對科研成果、科研課題的新穎性提供文獻依據的信息咨詢服務[2]。進入21 世紀，我國的科技查新工作蓬勃發展，不僅體現在查新工作站的隊伍不斷壯大，還體現在隨著科研事業、計算機網絡技術的不斷發展，科技查新工作所涵蓋的學術范疇、信息量等內容也相應日益龐大。就筆者所在的華南理工大學查新工作站為例，自2003 年建站以來，已由最初的報告年完成量130 項發展到近年的700 余項；最初服務對象僅是本校的部分教師和研究者，現在，該工作站的業務已經遍布廣東、海南、湖南甚至河北等各省的高校、企業的研究者和課題申報者；最初的查新專業主要為化工、機械等幾個單一專業，現在通過查新工作人員經驗的積累以及各類專業人員新鮮血液的不斷注入，查新專業已經涵蓋了電子電力、交通、環境生物等眾多交叉學科。如此龐大的工作量和信息量，給查新工作人員帶來了巨大的負擔，如何能減輕這些負擔，釋放查新工作人員，這就給科技查新系統提供了發展的平臺。目前，許多機構和個人都在積極開發科技查新系統，有部分查新工作站已經引進了一些查新系統，但是由于查新工作的復雜性，在工作站應用查新系統時，總會遇到很多問題，筆者嘗試從查新人員的角度分析這些問題，并希望給出解決這些問題的一些建議。

1 構建科技查新系統中遇到的問題

構建科技查新系統的目的在于實現互聯網完成客戶委托業務、通過微機妥善管理查新流程中生成的各種電子文檔科技[3]、實現微機完成查新報告。因此科技查新系統可分為三個部分：信息管理板塊、用戶委托板塊和完成報告板塊[4]。信息管理板塊主要涉及查新檔案的整理歸檔，以及委托人信息和查新題目、報告完成人等查新報告信息的錄入、修改、查詢工作，部分查新站還將查新報告的分配歸入這一板塊。用戶委托板塊主要是在網上接受用戶委托，并通過與用戶的交流確定查新報告的題目、查新點、技術要點等重要內容。完成報告板塊由查新員和審核員共同操作，查新員接到查新報告，撰寫，送審，審核員批審，再由查新員修改并定稿，這一系列工作都在這一板塊完成。

1.1 用戶委托板塊

用戶委托板塊所遇到的問題和現在的查新制度、查新流程有關。目前，雖然有部分查新站已經引進了查新系統，但是試用一段時間后大都暫停了繼續使用，問題多出在這一板塊。查新報告系統由查新合同和查新報告兩個部分組成，查新合同由委托人提供，其中包含有委托人信息和查新題目、查新技術要點、查新點等重要信息，查新機構根據該查新合同，檢索并撰寫查新報告。目前，查新委托人通常是由查新機構網站下載相應的空白查新合同，在電腦上填寫，再通過郵件的方式或者前去查新機構提交電子版的查新合同，雖說目前積極開發的查新系統中用戶委托板塊正是用于簡化這一程序，但是由于長期形成的習慣，委托人多是不愿意或不習慣在網絡上完成申請，所以部分啟用了查新系統的查新站會發現，即使已經告知委托人登錄查新系統提交委托申請，但是委托人還是通過上述目前普遍的委托方式進行查新申請，如果強制性要求委托人在查新系統中完成這一工作，多會引起委托人的反感，而轉向另外一個沒有啟用查新系統的查新站，從而使得查新系統的存在變得相當尷尬。要解決這一問題，筆者認為有兩個途徑。第一個途徑，需要一個比較長時期的過程，首先查新站不能因為客戶不習慣而放棄本來是更先進的查新系統，但是也不能忽視委托人長期的習慣而一味的要求委托人必須立刻接受查新系統，而是應該對委托人加以耐心的解釋及引導，說服委托人漸漸接受查新系統，同時以往的接收委托方式要保留，并為無法一時接受網上申請的客戶繼續提供他們所習慣的服務。當委托人網上申請漸漸形成了習慣，用戶委托板塊存在的問題就會消失，當然，這需要一個幾年甚至是十幾年的時期。第二個途徑，就是所有的查新站統一起來，使得查新系統規模化，制度化，這可能需要查新站的上級部門制定相應的規范。當然，目前要全國的查新站都實行這一標準是無法實現的，不但某些查新站還不具備配備查新系統的條件，還有一些查新站本身就不愿意改變以往的工作習慣從而不愿意使用查新系統。但是，這一理想可以由一些具備條件的地區首先實現，要做到這一點，需要先行的地區的查新單位互相溝通協調，通力合作，在市級或者省級地區內實現查新系統的統一化規范化，然后向其他地區推廣經驗，從而帶動查新系統的發展。

1.2 信息管理板塊

信息管理板塊中查新報告分配部分的工作與查新報告具體內容牽涉不大，因而這一部分是整個科技查新系統中相對簡單的，而且該部分與一般的公司管理軟件有很多相似或者可借鑒之處，所以相對來說該部分涉及的軟件比較成熟。信息整理板塊中的問題一般出現在檔案的整理部分，目前檔案的整理多是由人工來完成，即通過人工將查新報告的題目、委托人信息、報告完成人和審核員等需要歸檔查詢的查新報告相關內容輸入或拷貝到記錄系統（一般是excel 文檔）中，而信息整理板塊就是要將檔案整理者從這個瑣碎的工作中解放出來，以電腦系統最大限度的代替人工作業，但是這就需要科技查詢系統自動檢索、記錄這些需要錄入的信息，這樣就遇到了和用戶委托板塊同樣的問題。查新員（報告完成人）和檔案管理者所面對的都是客戶通過郵件或用存儲設備送來的查新合同，一般都是word 格式，而查新系統無法直接從word 文件中自動識別這些信息（系統開發人員告訴筆者，如果要實現word 的自動識別，就目前的技術需要大大增加開發成本，即使實現自動識別，由于客戶在填寫word 時，可能會存在不規范現象，比如空格或者其它無法識別的字符，使得自動識別沒有意義），這還是需要查新員或檔案管理者將相應信息輸入或拷貝到查新系統，工作量仍然沒有得到減輕，還由于與以往的工作習慣不一致，從而導致執行者有增加了工作量的感覺。要解決這一問題，和上面用戶委托板塊所遇到的問題解決途徑是一致的，同樣需要一個長期的適應過程，當委托人接受了查新系統，申請工作都在系統中完成時，系統將自動記錄這些信息，不再需要人工的輸入。

1.3 完成報告板塊

完成報告板塊和查新報告的內容息息相關，也是查新系統中最為重要、最復雜的部分。當前的查新報告格式可謂五花八門，基本上是每個查新站的查新報告都具有自己的特色，雖說教育部或科技部都試圖規范查新報告的格式，但是由于查新報告的復雜性，這些規范只能是一些大的條條框框，有許多細節是無法觸及的。由于查新報告的多樣性，使得查新系統不像其它行業的運作系統，基本的框架是一樣的，面對不同的客戶只需要改變一些旁枝末節就可以得到應用，而是針對每一個查新站，每一個學科、類型的查新報告都需要有不同的系統去支持，其機動性很大，例如醫學類報告和電子、生物等綜合類報告，國內查新和國際查新的區別。很多查新站負責購買查新系統的人員都發現這樣一個事實，除了自己查新站主動開發的針對本查新站的查新系統外，推銷系統的人員所展示的查新系統和自己的查新風格往往是格格不入的，這個查新系統，多是在別的查新站得到成功推廣或者就是針對別的查新站而制作的，然后稍事修改，就由推銷人員四處兜售。這樣的一套系統，在自己的查新站試用時，總會遇到大大小小的問題，如果一點一滴的都要求制作者修改，幾乎就是一套全新的系統了。而且通常，銷售人員沒有參與過查新過程，甚至沒有參與查新系統的編寫過程，當購買負責人對銷售人員提出各種問題和要求時，銷售人員無法提供專業的修改意見，使得事情更加復雜化。

在此，筆者希望對查新系統的編寫人員和銷售人員提出一些建議。首先，編寫人員和銷售人員要認識到查新系統和查新報告的復雜性，要了解不同的查新站撰寫的查新報告具有各自的特色這一事實，要了解即將推廣的對象的查新風格。編寫者要針對這種風格對自己原有的軟件程序做出相應的修改，而推銷人員同樣要了解這一風格，在面對問題時才可能不會手忙腳亂。而且，推銷人員最好參與到編寫工作中，在面對問題時才可以不需要咨詢過編寫者才能給出解答方案。而編寫者最好能夠參與一次所要面對的查新站的查新工作，或者觀看一次查新人員完成一次報告的過程，再或者，在編寫過程中能夠有一位查新員參與其中，隨時提供關于查新報告的即時意見。

而對于查新站來說，如果有條件，最好能夠由本單位的查新人員參與完成查新系統的制作，或者找到能夠針對本查新站制作查新系統的人員，這樣可以免去許多繁瑣的步驟及麻煩，如果沒有這些有利的條件，而要面對一套需要大為修改的系統，購買負責人就需要具有耐心，需要做好解決瑣碎問題的準備，同時要安排并要求制作者和銷售人員都能融入本查新站的具體工作中，幫助他們了解本查新工作的復雜性和風格，這樣才能得到一套稱心如意的查新系統。

1.4 科技查新系統界面

另外，筆者還希望對查新系統的界面提出小小的建議，撰寫查新報告是瑣碎平淡的文字工作，查新員需要將所有的精力放在查新點分析，文獻對比，文字組織上，而且大都查新員都已經習慣了在word 中組織報告，所以查新界面不需要花巧，不需要吸引查新員的眼球，而是越清淡簡潔，越符合查新員的需要、習慣。

2 結語

科技查新是在科技文獻檢索和科技咨詢基礎上發展起來的一項新型的科技信息服務業務[5]。在科技查新工作日趨繁雜的今天，查新機構都在努力尋求能夠簡化操作步驟和減輕查新人員負擔的一體化微機操作系統，但是在引進相應的科技查新系統時總會遇到許多問題。筆者希望通過本文能夠給讀者帶來一些有用的建議。

［1］李海剛,謝毅.基于ASP.NET 技術的科技查新網上委托及管理系統[J].企業科技與發展,2009(6):42-43.

［2］鄭玲,李豐男,潘穎芳.淺議科技查新信息管理系統的建立[J].江蘇科技信息,2008(11):10-11.

［3］宋樂平,丁玉東.科技查新項目管理系統的設計與實現[J].情報探索,2010(2):70-71.

［4］但旺,聶峰英.科技查新業務管理系統設計分析[J].圖書館學研究,2008(4):67-69,72.

［5］謝新洲,滕躍.科技查新手冊[M].北京:科學技術文獻出版社,2004.