中小企業辦公自動化系統的設計與實現管窺

牛 迪

（遼寧師范大學海華學院，遼寧 沈陽110000）

辦公自動化系統，即“Office Automation”，簡稱“OA”。是通過將現代化的計算機網絡功能應用到辦公系統當中的一種新型辦公形式。這種自動化辦公系統通過數據庫系統將傳統的紙質信息轉移并保存在電子介質當中，辦公人員通過對數據庫的編輯、修改、更新、共享等實現對信息的快速處理和傳遞，進而使辦公的成本得以降低，辦公的效率得到提升。同時，采用OA辦公自動化系統還可以降低企業的管理成本，使企業組織內部的工作效率得以提升，進而幫助中小企業樹立良好的形象，提高中小企業的整體效益。本文將從OA辦公自動化系統設計的相關技術、系統的需求分析、系統設計以及系統的實現與測試幾方面來介紹OA辦公自動化系統的設計與實現過程。

1 OA辦公自動化系統設計的相關技術

設計一個適合中小型企業辦公需求的OA辦公自動化系統所需要的技術主要有三個：第一個，ASP技術；第二個，數據庫技術；第三個，VB技術。只有將這幾種技術綜合運用再一起才可以設計一個更好的OA辦公自動化系統。

1.1 ASP技術

ASP是動態服務器頁面的縮寫，是一種代替CGI腳本程序的應用。ASP目前經常應用于動態網站當中，是一種簡單便捷的編程工具，主要的功能是和數據庫以及其它程序進行交互。和HTML相比，采用動態服務器頁面來創建或者運行網頁具有以下幾點特點：

（1）使用ASP技術可以突破傳統的靜態網頁中的功能顯示，從而實現網頁的動態設計、動態應用。

（2）ASP技術所編寫的代碼是包含在常用的HTML代碼中的，因而在設計和應用過程中更加容易進行修改和測試。

（3）在網頁瀏覽方面，ASP解釋程序是在服務器終端執行的，因而，動態網頁的信息會以HTML的格式傳送到終端的瀏覽器，因而用戶不會因而瀏覽器的限制而在網頁瀏覽方面出現問題。

（4）在執行任務方面，ASP使用服務器端的各種組件來完成存取數據庫或者訪問文件。

（5）在代碼保密方面，由于ASP程序是通過將結果以HTML形式傳送到客戶端的，因而源代碼可以被很好的保存起來，避免程序代碼被竊取。

（6）便于和SQL數據庫連接

（7）由于ASP技術在使用過程中對軟件開發人員的技術要求很高，因而需要開發人員有較為豐富的技術，否則會給OA辦公自動化系統留下漏洞，不利于辦公系統的安全。

隨著手機等移動設備的智能化程度不斷提高，通過將ASP技術與WML等語言結合在一起還可以制作手機網站，進而使OA辦公自動化系統更加地高效和可靠。

1.2 數據庫技術

數據庫是用來儲存數據資料和管理信息的倉庫。數據庫的產生大約在上世紀六十年代，距今大約有50年的歷史，數據庫技術在20實際九十年代以后得到了飛速的發展。數據庫發展到今天已經不再僅僅用于簡單的儲存和管理信息而是成為一種先進的數據管理技術，廣泛應用于我國的各行各業。

從嚴格意義上來說，在OA辦公自動化系統中應用數據庫技術的最重要的作用就是按照數據結構來進行信息的組織、儲存和管理。比如中小企業的人事部門在統計本公司的人員情況時，只需要將職工的基本情況存放到一張表里，之后這張表就可以看做一個簡單的數據庫，將其錄入到辦公自動化系統中，這樣在辦公過程中如果需要對企業工作人員的信息進行查詢或修改，只需利用計算機在數據庫中查詢，這樣，企業的人事管理效率就會得到顯著地提高，使企業的整個經營和管理達到一個很高的水平。同時，其他有關生產、財務、倉儲等方面的信息也可以建立相關的數據庫，這樣就可以利用計算機實現自動化管理。

數據庫的基本結構可以分成物理數據層、概念數據層和邏輯數據層三個層次，并且這三個層次之間是可以相互轉化的。作為數據庫的最內層，物理數據層中儲存的都是原始數據，是需要用來加工的。概念數據庫是數據庫的中間層，是數據庫的整體邏輯表示。在概念數據層中每個數據的邏輯關系和邏輯定義都被明確的指出，是存貯記錄的集合。邏輯數據層是用戶直接看到和使用的數據庫，可以被稱為是邏輯記錄的集合。

1.3 VB技術

VB，即VISUAL BASIC，是一種可視化的，面向對象結構化的高級程序設計語言。VB不僅僅簡單易學，而且具有強大的應用功能。在VB環境下，可以利用其它的技術實現高效、快速地開發Windows系統環境下的各種功能，使系統內的圖形界面更加豐富，提高可視化程度。

VBScript是VB腳本語言的簡稱，同時也是ASP技術中動態網頁編寫的默認的語言形式，在OA辦公自動化系統中使用VBS有四點優點：第一點，不會給服務器增加負擔。由于VBS在執行過程中是由網頁瀏覽器來解釋執行的，因而不會給服務器增加負擔；第二點，便于學習。VBS作為VB的腳本語言，學習和使用起來都非常簡單，容易上手；第三點，便于使用。這種語言在Windows2000或者windows98SE之后的版本都可以使用；第四點，可以使用其他程序和物件，尤其是辦公軟件。

2 系統的功能需求分析

OA辦公自動化系統設計的目的就是為了便捷辦公，因而在設計之前首先要做的就是對系統的功能需求進行分析。針對中小型企業辦公的需求，辦公自動化管理軟件必須要具備以下幾點功能：第一點，系統登錄管理。登錄是進入系統的第一步，只有登錄成功之后才可以應用自動化辦公軟件進行辦公，只有在這種情況下才可以保證資源被需要的人利用，同時使信息更具有保密性，更利于辦公過程的嚴謹性；第二點，用戶管理。對于中小企業來說每個用戶都有自己的權限，這樣，每個工作人員可以在自己的權限范圍內進行相關的操作；第三點，日常信息管理。對于中小型企業來說，信息處理不及時，信息管理不當都會給企業發展帶來嚴重阻礙，因而日常信息管理是辦公自動化軟件必備的功能；第四點，辦公管理。針對企業中部門的設置不同，企業的性質目標不同，應該有針對性的設計辦公軟件。以旅游行業為例，要為旅游類企業設計辦公自動化軟件除了常規的管理功能之外還應建立詳細客戶數據庫，國內外旅游景點數據庫以及國內外文化資料數據庫等。

OA辦公自動化系統的功能需求分析還要對數據量和性能需求進行分析。對于中小型企業來說，雖然企業的規模較小，但是對系統功能的需求確實很全面的，而不同的系統的負荷都是不一樣的，因而需要對企業的數據量進行分析。系統對信息的保存一般都有一定的時限，對過期的信息需要處理，因而要對企業的數據進行分析，通過分析確定不同類型的信息的儲存位置，不同位置的信息容量。OA辦公自動化系統還應具備以下幾點性能需求：第一點，可靠性。OA辦公自動化系統必須可以實現24小時至少30天的不簡單連續運作，如果系統在運行過程中出現錯誤或者障礙時，系統必須保證數據庫的完好無損或者重要文件的及時修復；第二點，安全。OA辦公自動化系統中的數據庫并不是每個人都可以查詢、修改的，對于某些有特定意義的數據庫應該需要特定的密碼驗證之后才可以進入操作；第三點，性能。對于中小型企業來說，由于人數的有限，因而辦公系統的容量并不需要過于龐大，但是也要為未來的發展和數據庫的不斷完善留出足夠的空間。通常來講，系統并發用戶的數量保證在2000左右就可以保證一個中型企業的正常運作。并且，應保證系統登錄的時間控制在3秒以內，同時操作過程中的每一個指令的響應時間也應該控制在3秒；第四點，易用性。在辦公系統中，用戶可以很容易的進行相關的操作，同時，對于一些不常用的操作，系統可以提供響應的指導；第五點，可擴展性。對于用戶來說，隨著辦公規模的變化，辦公內容的更新，辦公軟件也需要進行相應的調整，因而系統必須具備二次開發的性能。

3 系統設計

3.1 設計目標和設計原則

在進行系統設計時需要遵循的設計目標就是提高中小企業的整體辦公效率和辦公質量，實現辦公條件的改善和辦公成本的降低，具體到系統的設計過程中應用要保證實現以下幾點目標：第一，安全、便捷、可靠；第二，快速生成相關的數據報表，對及時對報表進行提交和打印；第三，鍵盤或觸摸操作；第四，有強大的信息管理功能；第五，有嚴格的權限設置。

在設計過程中OA辦公自動化系統應以應用為核心根據企業的工作需要和工作狀況充分利用現有資源來實現未來發展的目標，設計原則主要包括以下幾點：

（1）實用性和易用性：系統中的各項功能應該是一目了然的，并且符合大多數人的瀏覽習慣，同時，系統中的功能要層次分明，既要有核心功能又要有輔助功能，進而保證正常的使用。

（2）復用性：系統應該具有反復操作、反復更新的性質，保證系統可以應對企業需求的變化。

（3）安全穩定性：系統在正式投入之前要經過嚴格的測試，保證系統在正式使用過程中的安全穩定、

（4）可維護、可拓展性：系統在使用的過程中具有很強的靈活性，可以在預期的范圍內進行擴展，同時系統的日常維護管理操作都較為便利。

3.2 系統架構設計

系統的架構設計是一組組件，是對在某種環境下可能會反復出現的問題以及解決問題的方案的描述。架構既可以用代碼來表示，也可以用來執行操作。整個系統采用的是net結構，在開發語言上選擇的是VBScript，數據庫采用的是關系性和非關系性數據庫相分離的技術因而可以支持多種數據庫同時使用，并且為了提高系統的整體性能，通信協議建議采用HTTP或者TCP/IP。

整個系統分為三個邏輯層，每一個邏輯層都有一套相對于的接口，具有不同的作用。表示層是第一層，主要是圖形界面。在表示層，用戶可以讀取數據以及進行操作。在表示層包含HTML、ASP等數據系統，通過規定的工作流程和接口，用戶可以完成日常的事物處理；應用邏輯層是第二層，也被稱為中間層，是使用者為了獲取數據而調用的代碼，之后通過表示層將代碼轉換成數據格式顯示處理；最后一層為數據層，數據層是用來實現數據的管理和數據的交換的。

4 系統的實現與測試

系統的實現與測試是系統設計完成之后的最后一個環節，測試的目的就是發現軟件中存在的問題和缺陷，值得注意的是，系統的測試環節不能證明軟件不存在缺陷，只能不斷降低系統的缺陷，從而保證軟件的質量。通過系統的測試保證軟件具備設計目標的所有需求，同時為系統的質量評估提供依據，給質量改進提供幫助。一般來講，對于系統的測試之前會將不同的程序看成不同的類，測試工作就是圍繞這些類來展開。測試的流程主要包括單元測試、集成測試和系統測試三類。單元測試是對最小的軟件設計單元也就是模塊的驗證工作，測試的目標是保證模塊的編碼是正確的，同時發現重要控制路徑中出現的問題并及時解決那些不易顯現的錯誤；集成測試主要目標是通過測試發現模塊與模塊接口之間存在的問題，對象主要是那些通過了單元測試的模塊，通過將那些模塊構造在一個程序結構當中，進而對模塊和接口之間存在的問題進行檢測，在測試過程中應避免一次性的集成，集成測試的主要內容是API和API的參數組合；系統測試是根據系統的需求規范而進行的測試，系統測試的工作人員相當于用戶的代言人，主要通過對系統的操作來確保系統具備所有需要的功能，并且性能達到設計標準。在系統測試的過程中針對系統的設計測試用例可以對系統的可靠性進行操作。在測試之前可以先編寫測試用例表和操作流程表，之后按照表格進行操作，并記錄每一步的操作結果判斷是否和預期結果相一致。

測試結束之后應對測試的結果進行分析，從而把握系統的功能，找出系統中存在的缺陷以及缺陷存在的原因，之后編寫系統測試報告。

5 總結

OA辦公自動化系統為中小企業提供了一個現代化的辦公管理平臺，通過這個平臺企業的各個部門可以快速、高效、智能的辦公，從而擺脫傳統的繁雜的手工勞動，為企業增加效益。在OA辦公自動化系統中要注重為用戶提供一個便捷、美觀的界面，同時通過在系統中加入更多的動態因素使界面更加活潑。同時，在今后的學習設計當中，應逐漸在OA辦公自動化系統的設計技術中加入PC等不同平臺的支持，從而使辦公智能化水平更高。

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