淺談新形勢下電子檔案設計資料歸檔與利用

王民祖

（山東黃河勘測設計研究院，山東 濟南250013）

1 電子檔案設計資料歸檔利用存在的問題

1.1 電子檔案設計資料歸檔不齊全

電子檔案收集工作是檔案資源建設和利用的首要環節，直接影響著檔案利用作用的發揮。檔案收集與檔案事業發展以及為經濟建設服務的需求存在著不適應現象：一是收集內容不齊全。一些設計單位只重視紙質文件材料的收集，忽略了電子文件圖像資料的收集存儲；二是隨著計算機技術和檔案軟件的開發應用，檔案不再僅僅是單一的紙質檔案，以磁、電、光等介質為信息載體的文件資料應運而生，產生了大量的電子圖像檔案。這些形象生動的電子檔案極具保存價值。但都保存在各自電腦里,沒及時歸檔；三是按照電子檔案歸檔要求,達不到長期或永久保存的要求,沒有將有保存價值的紙質文件、電子文件按“雙套制歸檔”并存的原則辦理，達不到可利用狀態的網絡存儲需求。

1.2 被動收集電子檔案難以適應時代發展需求

長期以來，設計資料歸檔工作的著力點基本上都放到完成工作任務上，工作精力限制了電子檔案的歸檔工作，只有到了晉升檔案級別或檢查驗收時才會想到檔案管理這項工作的重要性。為此，在資金來源、檔案設施,人員配備等方面尚存不足，也在較大程度上影響了檔案歸檔與利用的需求,更影響著檔案事業的發展。電子檔案歸檔處于被動收集,大多數檔案部門收集檔案采取“你交我收”，定期接收的被動收集方式。這種“坐、等、靠”的收集方式,很大程度上制約著電子檔案歸檔發展需求。檔案管理系統與辦公自動化系統數據沒有實現網絡共享,未將電子檔案系統進行數字化處理。原始和真實性的電子圖像資料未按規定進行登記或備份，難以適應電子檔案信息管理發展需求。

1.3 新形勢下云計算服務網絡系統實施緩慢

目前，電子檔案利用處于被動狀態。檔案管理人員應具有超前意識和高效攝取信息的能力，在檔案管理中，要主動的、深入的調查編研電子技術檔案資料，既懂專業技術，又懂計算機數字化管理知識,熟悉設計領域的電子檔案存儲保管業務。因為檔案管理已進入電子時代云計算服務領域，高科技的超大計算機硬盤儲存器,能儲存大量電子檔案設計圖像資料。設計單位已采用云服務網絡儲存器來管理電子文檔，不出門輕松點擊鍵盤，輸入密碼，就可獲取相關的電子檔案圖像信息資料。現實的設備和管理已經跟不上科技信息發展需求，從而使電子檔案管理難以適應新形勢下的檔案利用。

2 轉變新形勢下電子檔案歸檔利用觀念

2.1 努力實現電子檔案網絡共享

隨著經濟社會的發展，電子檔案對各類信息的需求越來越大。近些年來，電子檔案利用工作取得了明顯成效，得到了利用者的肯定和好評。但是,利用者都是采用自己儲存的電子資料信息為新的設計提供了有效應用。縱觀設計資料的各類檔案歸檔情況：各設計行業參差不齊，規模大的設計院已運用云計算服務網絡儲存系統，儲存超大能量的電子文檔圖像資料。較小規模的設計院舍不得投資，無法存儲電子圖像文件成果資料。要改變紙質文字材料的收集整理歸檔，滿足客戶個性化需求，采用多種技術網絡應用程序，以云計算服務網絡的強大技能開展多種服務，更好的實現電子檔案區域網絡共享，實現網絡利用云服務。

2.2 提高電子文件圖像檔案歸檔質量

檔案質量直接影響著實際利用效果。因此,在新形勢下我們需要加強電子檔案歸檔工作的質量意識,在每個工作環節實施質量控制,建立起高質量的電子檔案網絡體系,重視收集資料的系統性和完整性。準確性和安全性。特別是電子詳圖設計資料的歸檔管理，有的設計單位還沒有納入檔案管理的范疇。電子檔案管理利用是人們將靜態的檔案信息資源通過多種渠道與方式，轉換成動態的信息資源，最大限度地為用戶所接受的服務過程。通過云計算網絡將圖像傳遞給利用者，從根本上進一步推動電子檔案云服務意識。在收集整理、價值鑒定、保管編號、統計與服務中嚴把質量關，提高電子檔案區域網絡成果資料的歸檔質量。

2.3 轉變電子檔案歸檔管理利用觀念

要轉變這些電子圖像資料歸檔意識，必須重新認識信息時代的電子文檔管理模式。按科技檔案類分別編號存儲。一是將檔案管理的焦點從文件的紙質實體轉向電子文件歸檔的形成過程,從文件實體的收集、整理、編目、保管轉向到電子系統管理中去；二是電子圖像文檔，需要投資建立云服務網絡系統，通過超大硬盤儲存設備進行鑒定存儲，進行永久性的的保存；三是從分散的個別電子圖像成果資料文檔轉向集中存儲。利用者應通過共享設計資料進行提取和有效利用，開發交流研究成果，探討新的設計程序。所以，檔案工作者要轉變電子檔案歸檔與利用的思路和觀念。高度重視云計算網絡建設，借助于自動化先進設備，為用戶提供安全的云服務網絡。

3 開創電子檔案歸檔利用新局面

3.1 化被動為主動，創建網絡云服務系統

電子檔案開發利用的關鍵在一個“活”字，要通過積極主動的工作，把電子文件歸檔要求的“死”材料變成“活”材料，化被動為主動，最大限度地為應用分布式文件系統和網絡技術系統，應用多方面的互聯網儲存功能，采用新技術軟件完成整合，以多個服務器和數據存儲設備共同組成一個集合體，在通過集合體存儲系統提供數據訪問接入網絡客戶端程序，實現云服務系統。電子檔案的歸檔整理正是適合這種“活”材料，能通過建立網絡云服務器系統，針對不同用戶的需求，調整業務流程，隨時隨地的對個性化需求做出準確、及時的服務需求。

3.2 豐富檔案資源，確保電子檔案歸檔完整

檔案部門應著重研究和解決影響提供利用的“源頭”和“瓶頸”，在加大檔案收集力度與拓展檔案征集渠道上下功夫。一是提高檔案歸檔意識,使收集歸檔工作成為自覺行動。狠抓收集進館電子檔案的內容完整、門類系統齊全；二是樹立全局觀念和超前意識，主動及時參與、介入到檔案形成過程中去，加強對重點工程建設檔案的電子圖像資料的收集，做到工作發展到哪里，檔案工作就延伸到哪里；三是抓聲像、實物等電子圖像資料檔案薄弱環節的收集工作。既要收集紙質、實物檔案,又要收集非紙質載體的電子檔案,確保聲、光、電、磁介質檔案的收集歸檔的完整性。

3.3 研發成果信息資料，實現檔案信息利用共享

檔案管理是手段，開發利用是目的。檔案工作者應有強烈的信息開發意識，充分利用自身特有的優勢和行之有效的方法，對檔案文獻進行深加工，把檔案中儲存的大量電子檔案寶貴信息，有針對性發掘出來，通過綜合分析，編研提煉有份量、有價值的信息材料，使檔案利用發揮其更大的作用。一是從各單位的實際出發，加強對檔案資料系統的、全面的歸納和總結。開展檔案信息資源的分析研究；二是開發單位組織機構沿革、大事記、史志、專題文件匯編、案例匯編等形式多樣的編研成果；三是檔案員除了熟悉“家底”，當好檔案的“活字典”外，還要主動了解設計工作任務，真正達到管以致用；四是整合設計資料電子圖像信息資源，運用現代信息技術，依托信息網絡，建立高效、規范、聯網的電子圖像檔案信息庫，切實改變分散保存、各自利用的管理格局，建立統一的電子圖像檔案信息系統，實現檔案信息利用共享。

4 結束語

總之，要積極探索電子檔案獨特的歸檔利用服務功能，拓展服務領域，轉變傳統觀念，延伸服務范圍，創新服務機制，最大限度地開發檔案信息資源。使電子檔案歸檔利用效果得到充分發揮，推動電子檔案建設快速發展。努力實現檔案信息網絡共享。為電子檔案建設云服務開創新局面。