高校政府采購項目負責人應關注的幾個方面

文/王英

近幾年，隨著國家教育經費的大量投入，很多高校進入了建設高峰期，大批實訓設備的購置、實訓室的建設使得其自身的教育條件越來越好、環境越來越優美。高校在用財政性資金采購的同時，意識到政府采購工作的重要性，紛紛成立專門的部門(如資產管理處)來負責學校的政府采購工作。根據采購的內部控制程序，只有“管采分離”才能確保陽光采購。這就意味著，專門負責采購的部門不能把采購的所有事情都做了。實踐也證明，專門負責采購的部門不可能把采購所有事項包攬下來，因為高校政府采購項目專業性強、參數設置復雜程度高，項目負責人的參與是必不可少的。以下幾方面是高校政府采購項目負責人在采購實施中應重點關注的。

一、采購預算的確定

采購預算的確定，包含了采購參數的確定，這是采購活動最初的一環，也是最重要的一環。在采購預算確定之前，項目負責人首先應做好內部溝通，充分了解本項目采購及建設需求；其次根據需求再擬定出采購清單；然后從政府采購供應商庫或者尋找到的供應商處多方咨詢產品信息、售后服務及報價；最后根據獲取到的信息，結合本身的采購及建設需求，整理出一個相對較完善的方案并確定預算價格。如果項目負責人對一些重大項目所購物資、工程及服務的預算確定不下來，一方面可以尋求校內專家的意見，另一面可以考慮與采購管理部門溝通，提前引入第三方預算審計。

在采購預算確定的過程中，項目負責人切不可在不了解市場的情況下，早早確定所需購置設備的規格型號，甚至直接采用某供應商提供的方案和參數。以上行為，會導致高校缺乏政府采購的主動權，整個采購過程將會演變成一場戲，而高校專門負責采購的部門在其中充當了配角。以實訓室建設為例，采購預算確定是否合理，將影響該項目是否能順利完成招標過程。采購預算確定過高，容易造成預算的浪費或者潛在供應商之間圍標、串標而給學校帶來損失；采購預算過低，容易造成項目流標或者中標價過低而帶來的低質量的產品和服務。確定合理的采購預算，有助于提高政府采購的效率和效果，保證采購項目的順利完成。

二、采購文件的審核

項目負責人確定采購預算并按照高校相關程序完成審批程序后，將采購申請表及相關材料交至采購管理部門。采購管理部門首先會對項目進行論證、內部審核預算或者直接引入第三方審計預算。期間項目負責人要與管理部門經辦人保持溝通，適時做好解釋工作。預算審核無異議后，采購管理部門經辦人就可以在政府采購平臺申報采購計劃、批復采購方式、委托代理機構，給代理機構發送項目的采購需求、參數、供應商投標資格條件及商務條款要求等，由代理機構的經辦人做好采購文件初稿。項目負責人在這個過程中，最重要的就是做好采購文件與代理機構經辦人的溝通和審核。項目負責人首先要保證采購及建設需求全部在采購文件體現；其次要保證能實質性響應采購文件要求的供應商在三家及以上；然后保證投標供應商資格條件及技術其他要求設置合理、到位；最后保證采購文件內容及預算總金額的準確性。

采購相關信息含采購文件，按照《財政部關于做好政府采購信息公開工作的通知》(財庫[2015]135號)要求，屬于公開范圍。既然要接受監督，為了避免不必要的質疑，以致延長采購周期，項目負責人在審核采購文件時，必須高度認真負責，爭取用合理的預算購買到學校所需的貨物、工程和服務。

三、項目合同的審核

招標完，中標結果公示期一過，接下來就面臨簽合同的問題。很多項目負責人認為確定了中標供應商，項目就只剩下執行問題了。只要中標供應商草擬完合同，看下合同甲乙雙方、金額沒錯就可以拿授權簽字蓋章了。實踐表明，合同管理是高校政府采購的薄弱環節，在沒有明確交貨時間及地點、甲乙雙方權利義務、付款方式、質量保證、售后服務條款、驗收條款、違約責任等情況下，項目實施過程中會帶來很多問題。等問題出現去處理的時候，發現合同里什么都沒寫明，供應商正是鉆了這個空子，一下子使高校陷入被動狀態。

實際過程中經常出現以下現象：明確了交貨期一個月，供應商遲遲未交貨；質量保證期三年，付款時沒有扣下相應的質量保證金或者質量保證期滿一年后就已將保證金全額退還給了供應商，接下來的兩年設備頻頻出現問題，打電話給供應商，其響應不及時或根本不予響應。如果這些情況，項目負責人在合同審核時能充分考慮，如什么情況屬于違約、違約該承擔什么責任、為了保證售后如何約定付款方式等，一旦問題出現，學校將掌握問題處理的主動權。

合同是甲乙雙方意見一致所形成的文字資料，哪方先草擬哪方將掌握處理問題的主動權。為了規避供應商草擬合同中潛在的陷阱或者缺陷，項目負責人應結合實際來主動草擬合同范本。項目合同的審核，是項目順利實施和售后服務的保障。項目負責人應全面考慮項目實施過程中可能出現的問題，并將控制措施寫入合同，握緊合同的主動權，切不可圖省事，全讓供應商代勞，否則會留下一些隱患。

四、項目的現場驗收

對于項目負責人來說，項目的驗收包含項目初次驗收和最終驗收。初次驗收發生在項目實施過程中，供應商所供應設備的規格型號、數量是否與采購文件一致；或者建設所用材料、數量是否符合采購文件要求。項目負責人還需對安裝及隱蔽工程還應進行溝通與跟蹤，確保完全符合采購方案。項目完工后，由項目負責人通知高校負責驗收的部門召集驗收小組，確定驗收時間，打印驗收清單及報告。

項目驗收是付款前的最后一環，供應商一般都很重視，高校切不可輕視。驗收一旦通過，采購方后期提出的要求，供應商都將大打折扣。實踐證明，政府采購而來的“以次充好”產品或者豆腐渣工程，大都都會把問題追究到驗收環節的疏漏。如此以來，項目負責人必須秉持高度負責的態度，把握好采購的最后一關，確保采購設備及工程質量。如果項目負責人做不到精通各種驗證技術，至少可以嚴格按照采購參數來驗收，想“以次充好”的產品最終逃不出產品參數的束縛。

五、資產的入庫管理

高校政府采購項目負責人，其工作并不能止于項目驗收，還應重視所采購物資和服務、完工工程的后期管理。具體管理包括本項目資產的出租及出借情況、報修狀況等；督促建好本項目的資產臺賬；完成資產與部門資產管理員的管理交接工作。

項目負責人能做好以上這些，也能為高校節省支出。物資、工程和服務采購進來以后，高校面臨最大的就是后期維護成本。以設備報修為例，項目負責人參與了項目合同的審核，很清楚項目的質保期，設備一旦損壞，項目負責人首先要想是否還在保修期，并積極聯系售后技術服務人員。

六、結束語

作為一名高校合格的政府采購項目負責人，不僅要精通專業知識，還應懂得政府采購相關的法律法規知識，并將兩者理論知識結合應用到實際采購過程中。項目負責人根據采購流程，重點關注采購預算的確定、采購文件的審核、項目合同的審核、項目的現場驗收、資產的入庫管理等五方面，力爭高質、高效的完成政府采購工作。

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