淺議人事檔案整理中常見問題及措施

任春霞

(晉中職業技術學院，山西 晉中030600)

從接中共山西省委組織部關于轉發中組部《關于進一步從嚴管理干部檔案的通知》的通知，在認真領會精神的基礎上，我院積極展開工作，扎實做好干部人事檔案專項清理工作，對照我院實際情況和《通知》提出的新要求新精神相結合，逐條逐步整改和落實，在此過程中，發現有好多經常出現的普遍問題。具體如下：

1、檔案材料內容不完整、不真實和不準確，有些檔案材料作者形成不清，文字描述模糊、對象不明確，不符合干部的客觀實際；

2、材料中有涂改造假和模棱兩可的語言；

3、檔案材料數量不全面不豐富，不能充分表現某個人在不同歷史階段表現為不同角色，有的學歷不全，有的職稱不完整等；

4、材料來源無根無據；

5、收集檔案的時間不及時，即：做不到隨辦、隨收、隨審、隨歸等等，

面對出現這些情況，結合我院整理檔案過程中實際特點，特提出以下在整理過程中審核的解決辦法和措施。

1、判斷材料是否屬于應歸檔的內容。對于來路不明或時間不明確、無領導簽字或未加蓋公章的等一系列材料不應歸檔，等調查核實或手續完備后再放入。對于畢業生實習報告、畢業論文、體育測試本、畢業證，年度考核中形成的述職報告、工作總結、重復多余的檔案材料等都不屬于歸檔范圍，對于不屬于歸檔的材料，既不能隨意拋棄或亂扔，又不能擅自處理、歸檔或銷毀，必須填寫《剔除檔案材料登記表》，認真填寫登記后，清理出來材料經部門負責人和相關領導批準審核后，按有關制度處理。

2、審核材料是否完備、齊全。對于已歸檔的歷史性材料雖不齊全完整，但無可補充，可維持原狀或寫出相關說明情況，例如：《1979年干部履歷表》中缺照片，進一步完善檔案貼上現照片，一看就不真實，時間在推移，人也在發生變化，不能拿現在照片去完善前十幾年的檔案材料中的照片，又如：很早以前檔案材料中缺印章，原學校是中專，后升為專科學校，原中專學校的印章早已作廢、廢止，又如何能進一步完善，這樣就需要寫出相應情況說明了；對于近期歸檔的內容一定要審核齊全完整。例如：很簡單的一年一度事業單位考核表，正面自己填寫的很完善整齊，可是背面小組意見、單位領導意見、個人意見空空如也，像這樣的應該歸檔的材料，雖歸檔了，可是卻毫無意義，考核的結果究竟是優秀、合格或不合格，無從考究，領導是同意還是不同意？自己又是什么意見？……再如：《干部任免審批表》經常是任免職務的批準機關、批準時間都有，但是往往忽略任免文件的文號的填寫；《干部履歷表》中填寫的培訓材料、科研成果、獎勵證書等都填寫完整，可是后面第四類和第六類中找不出相應的佐證材料；再如：職稱材料，檔案中體現最高的副教授的評審表，可是講師和助教的評審表缺乏，學歷也是，在干部履歷表中填寫專升本，但是在第四類中根本體現不出任何專升本的字樣，或光有本科的學歷材料，但是忽略了專科的材料，有人認為有高的就不需要低學歷的材料了，甚至有的從學校拿回來直接擱置在家認為這樣更保險等等，都是材料不齊全、不完整、手續不全的表現。就需要及時發現，及時通知本人要回相關的應該入檔的材料。

3、審核材料信息是否真實、準確。例如：有人在《干部履歷表》中的科技成果中填寫獲取的個人專利，在第四類中必須提供相應佐證材料，且要有相關部門的批準和證書等。再如：在現實生活中為了獲取更高的學歷，不惜采取高價買文憑，光有畢業證甚至還有學位證，但是沒有相關的報考表和上學的檔案材料，在網上學歷認證也無法查到，更有甚者欺騙上學人員，報考登記表、學生鑒定表和畢業生登記表等都有，但是經有關部門查證，發現是個不合格的學校等等，給學生帶來很大的不僅是經濟損失，更多的是浪費了寶貴的時間。由于社會的五彩繽紛，后取學歷的也出現豐富多彩，有函授的、業余的、專升本的、黨校的、成人的、脫產的等等多種形式，所以針對這樣情況，需小心謹慎對后取學歷的不管是哪種形式領取的，都統一要求進行學歷認證，以保證人事檔案的保存的真實和準確。

4、審核材料的填寫是否符合要求。干部檔案材料中，有的人填寫很隨意，跟前有什么筆就使用什么筆，所以一定要求使用黑色的碳素筆，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色或純藍墨水填寫，對已經構成歷史材料的要進行認真的鑒別，保存有價值的檔案，同時一般不得放置復印件或復寫紙寫的檔案材料，對于近期檔案出現類似情況的要退回原部門重新形成或不予收取，若實在找不到原件，復印件上必須寫清楚在哪里復印，誰復印，什么時間復印并加蓋復印部門的印章。

5、審核材料內容歸類的準確性。在個別人的第三類鑒定材料中出現學員鑒定、學習鑒定等，像這些以反映干部學歷或學習成績為主的學生畢業生鑒定、學員鑒定、學習鑒定、結業鑒定等綜合性鑒定應歸入第四類，假如以思想政治、工作表現為主的鑒定就應歸為第三類；像以反映學生簡歷、家庭情況和社會關系為主的學生登記表就應歸入第一類，不要放在第四類；像政治歷史問題與違紀錯誤混同一起的結論、調查報告、處分決定等材料，一律放入第八類，未給予處分的，以政治歷史問題為主的，放入第五類，以違紀錯誤為主的，要放入第八類；像開除黨籍、團籍等材料，按照政治歷史問題或違紀案件分別放入第五類或第八類，但是入黨和入團志愿書和申請書仍放在第六類，歸檔的材料必須細致審核，有時還必須縝密的審查里面寫的內容，才能正確鑒別應歸的類別。

6、編寫類別和頁碼的審核。檢查類號、順序號是否都用鉛筆寫的，有的用碳素筆或油筆填寫，要按照規定該用鉛筆就用鉛筆，該用碳素筆就用碳素筆，位置要在每一份材料的第一頁的右上角稍靠里，類別和頁碼一律用仿宋體填寫，字體要工整，大小要適中，對于第四類和九類一定要采用二級分類法，寫流水號。

7、目錄填寫的審核。例如：干部履歷表，必須寫成“**年干部履歷表”；特別是第五類要寫清楚何單位關于何人的**的證明，第四類，學歷材料要寫清學校，例如：**學校畢業生登記表，評聘專業技術職務要寫清楚專業技術職務，例如：申報***資格評審表。

8、材料內容順序的審核。第五類、第八類材料的排列順序一般是：上級批復、結論或處分決定，本人對結論或處分決定的意見，調查報告，證明材料，本人檢討或交待材料等，第六類材料，入團志愿書應排在入團的其他材料之前；入黨志愿書應排在入黨的其他材料之前，像黨員登記表等可按時間先后順序依次排列。

9、檔案材料加工的審核。對紙張破損或字跡不符合要求的材料，要采取復印、拍攝、掃描等方法進行復制，但是復制的材料應保持原貌，不應隨意擴大或縮小或對原件進行修改，而且復制件一定要認真核對和校正，不能出現任何差錯，否則保存無價值。對已破損、卷角、褶皺的材料要進行裱糊，裱糊時千萬注意不能損壞原件的字跡和印章。

10、材料裝訂的審核。檔案材料分類完畢后，審查材料的鑒別和分類是否準確，初審無誤后，方可編目加工。整理基本結束后，進行復核，目錄填寫、排列順序確實無誤后，進行裝訂。檔案材料在裝訂時，應左邊、下邊對齊，在左側打孔裝訂，做到結實、齊整、美觀，不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件，方便閱讀。特別是干部人事檔案厚度超過3.5厘米，就可以分成兩卷進行裝訂。不過，分卷裝訂時，必須保證同一材料在同一卷中。

11、對電子檔案保存的審核。實現紙質檔案信息化管理向電子信息檔案化管理發展，即：將電子信息從應用系統中獨立出來，形成與應用無關的，不可抵賴的，能夠直接閱讀的電子式的文檔。但是保存電子信息檔案的前提是必須細致，把紙質檔案按原貌復制或掃描進電腦中，在此過程中，一定要全部不漏頁、不錯頁，讓電子檔案充分發揮優勢，既節省了翻閱紙質檔案的時間，同時又保護了檔案的壽命。

總之，只有通過一步步認真的審核和校隊，一本完善的有保存價值的檔案才能形成，但這只是檔案的最基本的條件，同時，還必須要求各級人事部門按照《干部檔案管理條例》規定，堅持標準，嚴把入口，選配作風正派、責任性強、政治覺悟高、業務能力好的中國共產黨員來從事干部檔案工作，強化管理制度，充分調動管理人員工作積極性和創造性。

【1】甘國兵.測繪檔案管理系統的設計與實現[J].測繪.2013(02).

【2】溫艷秋.高校檔案管理質量保障體系建設探究[J].蘭臺世界.2013(11).