PDCA 理論在高職院校科研經費管理中的應用

周 琦

（南通衛生高等職業技術學校 江蘇·南通 226000）

近年來，隨著國家對高等職業教育的日益重視，如何規范科研經費的使用、加強對科研成本的核算、保證科研項目的順利實施，已成為高職院校財務管理的重要課題。

一、高職院校科研經費管理過程中存在的問題

第一，科研經費申報缺少溝通，高職院校的科研項目以省市級項目為主，故單個科研項目經費金額較少，科研項目、課題的立項申報是一般由科研管理部門或項目負責人進行，其往往重立項，輕經費管理，與財務部門信息溝通不及時，缺乏協調，財務部門只有在經費劃撥到單位或需要落實配套資金時才知道科研經費總額。

第二，在科研經費預算的編制過于粗獷，財務部門沒有參與科研經費預算的制定，缺少統一的依據和方法，往往是項目負責人單方面的估算，預算的編制沒能做到細化，不能按科研活動的步驟分解到分步任務、階段目標之中。

第三，財務部門無法明確科研經費的支出內容、開支范圍與支出標準，無法核實科研經費支出的必要性與真實性，不了解項目的進行程度，無法將經費的使用進度與科研項目的執行進度結合起來進行制約管理，科研經費的支出不按項目申報時的預算進行使用，科研項目結題時的實際支出數和支出項目與預算編制數偏差較大，科研項目管理與經費使用支出管理在一定程度上相脫節。

二、 循環

PDCA 循環理論誕生于20 世紀50 年代，是由美國耶魯大學博士愛德華茲·戴明提出，故又稱為戴明循環。PDCA 循環理論是現代企業管理的基本方法之一，它實質是在生產和管理活動中，為提高產品質量和管理效能，將工作過程分為計劃（Plan）、實施（DO）、檢查（Check）、處理（Act）4 個循環階段，實現螺旋上升的過程。PDCA在高職院校科研經費管理中所代表的意義如下：①P——計劃，即科研經費預算的編制，包括總體預算和與項目各階段分步任務相匹配的階段預算；②D——執行，即科研經費的按預算、分步驟實際使用；③C——檢查，就是一要檢查科研經費實際使用與預算間的偏離度，找出原因；二要檢查科研經費使用進度與分步目標任務是否匹配；④A——行動（或處理）。對科研經費各階段管理中存在的問題進行處理，成功的經驗加以肯定，并予以標準化。在循環過程中這4 個階段緊密銜接，環環相扣，大環包含小環、小環推動大環，在總結與改進中循環上升。PDCA循環法在生產管理中提升產品質量與企業管理水平發揮了重要作用，其對改進和提高職院校科研經費管理的質量與效果，也將起到積極有效的作用。

三、 循環在高職院校科研經費管理工作中的應用

（一）計劃階段

P 階段（計劃階段），是實施PDCA 循環的第一步，高職院校科研經費管理的P階段為科研立項的預算編制階段。需要科研管理部門會同財務人員等根據科研項目的需要、任務及外部條件對科研活動的整個過程編制合理的預算，對所需的物質成本，如：設備購置及折舊、辦公耗材費用、文獻資料費用，運用歷史成本法、參數模型法等方法作出測算,并加強對所需設備必要性的論證與管理；對所需的人力成本，如：勞務費、評審費等按科研課題的性質，以統一的分檔標準測算，控制勞務費、評審費、差旅費等在整個科研經費中所占比重，并按科研項目的實施階段對科研經費進行配比、細化。在分析以往科研經費預、決算差異的基礎上，根據科研項目的各任務階段，將預算作對應的分解，實行任務點管理及明確各個任務階段做什么事，到達什么目標，及完成各任務階段的費用。從預算編制角度把一項科研項目視作大循環，而各實施階段就是這大循環中的小循環，由局部到整體，從而提高科研經費預算編制的科學性、合理性。

（二）實施階段

D階段（實施階段），是實施PDCA循環的第二步，即在科研項目支出執行過程中應嚴格按預算規定的項目、范圍實施。科研項目負責人應加強對科研經費的使用管理，是科研經費的第一責任人；學校科研管理部門對科研經費開支事項的真實性和科研項目各階段開展情況及階段成果進行鑒證；學校財務部門對科研經費開支范圍及所提供票據的真實性合規性進行鑒證，并對各階段科研經費使用情況進行監控，做好階段經費使用情況小節和分析，在科研項目結題后及時完成項目決算。在財務報支單據中應附加階段實驗結果、研究成果及結論。科研項目負責人、學校科研管理部門和財務部門應對科研經費使用過程中所存在的問題及解決措施及時進行溝通與協調，從而所科研項目穩步推進，經費使用節簡、高效。

（三）檢查、考核階段

C階段（檢查、考核階段），是實施PDCA循環的第三步，學校科研管理部門、財務部門共同檢查、考核科研經費的使用、開支范圍和標準是否符合項目預算的要求；各時間點上科研經費的支出進度與科研項目進度是否匹配，如果未達到階段預算的要求，因分析原因，如是未嚴格按預算執行，經費使用偏離項目目標則應由科研項目負責人修正并由相關人員清退已報支費用；如項目目標未達到要求應由科研項目負責人找到原因，只有達到或完成規定的目標要求，才能進入下一階段的經費使用；如因科研經目計劃制定的不足或研究方法、方向、設施設備發生重大調整、變更而需要調整經費預算時，應由項目負責人提出書面申請，經相關部門審批后方能實施。在檢查、考核階段還應重點檢查尋找預算和決算或階段性目標間的差異及原因，找到造成差異的因素，對其進行分析，提出改進措施，并在下一環節實施中檢查上一階段所提出的改進措施、方法是否得到有效落實。

（四）處理階段

A階段（處理階段），是實施PDCA循環的第四步，對單步驟而言科研管理部門、財務部門，對檢查階段出現的未按預算執行、支出進度與科研項目步驟不相匹配等問題所采取的解決措施，如：明確勞務費的標準、差旅費的開支比例、修訂和完善科研經費管理辦法規章制度、充實使用管理規定，進一步保證科研的經費使用的合規性。加大宣傳力度，使科研項目負責人及參與者了解科研經費預算編制的方法及經費使用的標準及原則，了解所發生問題的整改落實情況。對整個科研項目而言，處理階段即結題階段，結題后學校科研管理部門應向財務部門開據科研項目結題通知單，并通知科研項目負責人在規定的時間內辦理課題結題決算手續，避免科研經費久拖不結現象的產生，從而促進科研項目預算編制的準確性，決算的及時性，促進科研項目降低成本，提高科研經費的使用效率。

四、 法應用于高職院校科研經費管理工作的優點

一是PDCA 循環的計劃、實施、檢查、處理的四個環節與財務管理中的預算、支出、審核、決算四個步驟相對應，便于組織與實施，二是將單個科研項目經費劃分為多個分階段的PDCA小環，便于科研經費的精細化管理，整個循環過程中環環相扣，能比較如實反映科研成本支出的真實性與相關性，便于測算出同類科研項目的標準成本。三是對科研經費管理工作而言，每次PDCA 循環都能在上次預算的基礎上發現預、決算間偏差的原因并提出改進措施，為確定科研經費的合理的經費預算模型提供數據，從而不斷提升科研經費管理水平。

[1]阮鵬.科研項目管理常見的風險與應對措施[J].中華醫學科研管理雜志，2014，(2).

[2]劉恒義.關于加強高校科研經費管理工作的思考[J].中國管理信息化，2013，(5).