EXCEL2003數(shù)據(jù)篩選巧運(yùn)用

邵郁馨

【摘 要】當(dāng)今社會(huì)，計(jì)算機(jī)的使用頻率越來(lái)越高，成為社會(huì)必不可少的使用工具。伴隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析工作也越來(lái)越精細(xì)化、快速化。Microsoft Office2003中的EXCEL組件能夠滿足廣大群眾在數(shù)據(jù)處理、統(tǒng)計(jì)分析方面的需求，其易懂、易學(xué)、易操作的特點(diǎn)受到廣大群眾的接受和喜愛。

【關(guān)鍵詞】EXCEL2003；數(shù)據(jù)篩選；自動(dòng)篩選；高級(jí)篩選

數(shù)據(jù)篩選就是從數(shù)據(jù)清單中找出符合條件的數(shù)據(jù)記錄，并將其單獨(dú)顯示出來(lái)，將不符合條件的數(shù)據(jù)暫時(shí)隱藏。EXCEL2003中分為“自動(dòng)篩選”和“高級(jí)篩選”兩種方式。一般情況下，“自動(dòng)篩選”就能夠滿足大部分的需要。不過，當(dāng)我們需要利用復(fù)雜的條件來(lái)篩選數(shù)據(jù)清單時(shí)，就必須使用“高級(jí)篩選”才可以。

一、自動(dòng)篩選

1.執(zhí)行“自動(dòng)篩選”。選定要進(jìn)行數(shù)據(jù)篩選的標(biāo)題字段■執(zhí)行“數(shù)據(jù)”■“篩選”■“自動(dòng)篩選”；■此時(shí)標(biāo)題字段中出現(xiàn)下拉式篩選按鈕，單擊相應(yīng)字段的下拉篩選按鈕即可進(jìn)行“自動(dòng)篩選”操作。

2.“自動(dòng)篩選”的方式。

（1）前10個(gè)篩選。“前10個(gè)篩選”方式可進(jìn)行最大值、最小值、百分比篩選。操作：?jiǎn)螕簟翱偡帧毕吕Y選按鈕，選擇“（前10個(gè)…）”■出現(xiàn)“自動(dòng)篩選前10個(gè)”對(duì)話框，默認(rèn)值為■，■，■，修改相應(yīng)參數(shù)，即可進(jìn)行前幾名篩選。若想進(jìn)行“后幾名”篩選，則需把■改為■即可。若想進(jìn)行“百分比”篩選，則需把■改為■，將■的參數(shù)設(shè)置成自己所需的值即可。

（2）自定義篩選。自定義篩選，即用戶根據(jù)自己的需要定義篩選條件進(jìn)行篩選。操作：?jiǎn)螕簟翱偡帧毕吕Y選按鈕的下拉列表框■“（自定義…）”；■彈出“自定義自動(dòng)篩選方式”對(duì)話框■設(shè)置“總分”字段的比較運(yùn)算符及相應(yīng)數(shù)值。

注意：自定義篩選的條件一般有1—2個(gè)。若題目有兩個(gè)篩選條件，若需同時(shí)滿足，則應(yīng)選擇對(duì)話框中的■；若是需滿足兩個(gè)條件中的一個(gè)，則應(yīng)選■。

（3）多列篩選。使用“自動(dòng)篩選”還可對(duì)多個(gè)字段進(jìn)行篩選操作，但只能是一個(gè)字段一個(gè)字段的操作，不能一次性同時(shí)篩選。

3.取消“自動(dòng)篩選”和“當(dāng)前篩選”。

（1）取消“自動(dòng)篩選”：“數(shù)據(jù)”■“篩選”■單擊“自動(dòng)篩選”命令前的“√”。

（2）取消“當(dāng)前篩選”：若想把所有記錄全部顯示出來(lái)，可以從“總分”下拉篩選按鈕的下拉列表框中選擇“全部”。

二、高級(jí)篩選

使用“自動(dòng)篩選”查找滿足條件的記錄，且方便又快速，但該命令的查找條件不能太復(fù)雜；如果要執(zhí)行較復(fù)雜的查找，就必須使用“高級(jí)篩選”命令。“高級(jí)篩選”的結(jié)果可顯示在原數(shù)據(jù)表格中，不符合條件的記錄被隱藏起來(lái)；也可以在新的位置顯示篩選結(jié)果，不符合條件的記錄同時(shí)保留在數(shù)據(jù)表中而不會(huì)被隱藏起來(lái)，這樣將有利于進(jìn)行數(shù)據(jù)的比對(duì)。

1.多字段篩選。例：一次性篩選出數(shù)學(xué)、網(wǎng)頁(yè)制作均不及格的學(xué)生記錄。

操作重點(diǎn)： 條件區(qū)域的設(shè)置，方法：

在標(biāo)題字段下方插入空行，并建立條件區(qū)域（如圖）。

選定單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)”■“篩選”■“高級(jí)篩選”■“高級(jí)篩選”對(duì)話框中設(shè)置條件區(qū)域的單元格地址，即可完成多字段一次性篩選。

2.與或篩選。與或篩選即高級(jí)篩選的靈活運(yùn)用，可實(shí)現(xiàn)多字段復(fù)雜關(guān)系的篩選操作。自動(dòng)篩選一次性僅能對(duì)一個(gè)字段進(jìn)行篩選，即使使用“自定義”功能，一次也只能對(duì)一個(gè)字段進(jìn)行兩個(gè)條件的同時(shí)篩選。若想一次性篩選兩個(gè)以上字段，或一個(gè)字段的三個(gè)以上條件的記錄則需通過高級(jí)篩選功能的“與或篩選”。

例：一次性篩選出計(jì)算機(jī)專業(yè)16-17歲的男生和歷史專業(yè)的女生。

分析：篩選的條件有兩大類：第一類是計(jì)算機(jī)專業(yè)、大于16歲，小于17歲、男生，這里有四個(gè)條件需同時(shí)滿足；第二類是歷史專業(yè)、女生，這里有兩個(gè)條件需同時(shí)滿足。很顯然，這兩個(gè)大類應(yīng)用的分別是多字段間復(fù)雜“與”篩選。兩大類間的關(guān)系是只要滿足一個(gè)就將它篩選出來(lái)，為“或”篩選。

操作重點(diǎn)；條件區(qū)域的設(shè)置，方法為：

設(shè)置篩選條件區(qū)域，需在工作表空白處設(shè)置一個(gè)帶有標(biāo)題字段的條件區(qū)域。

注意：1.此條件區(qū)域的設(shè)置不適合使用“在標(biāo)題字段下插入一行”的方法，因?yàn)橛械牟樵冏侄尾恢挂粋€(gè)條件；2.條件區(qū)域的標(biāo)題字段要與原表標(biāo)題字段完全一致；3.多字段間的條件若為“與”關(guān)系，標(biāo)題字段的條件則寫在一行；多字段間的條件若為“或”關(guān)系，標(biāo)題字段的條件則需分行寫。

執(zhí)行“數(shù)據(jù)”■“篩選”■“高級(jí)篩選”■“高級(jí)篩選”對(duì)話框■設(shè)置“列表區(qū)域”，“條件區(qū)域”，即可完成復(fù)雜的“與或篩選”。

4.模糊篩選。 高級(jí)篩選也可進(jìn)行模糊篩選，即使用通配符—“*”。“*”表示任意字符串。

例：篩選出（如右圖所示）職稱是中級(jí)的老師以及所有男老師。

分析：1.此題“職稱”字段初、中、高級(jí)后面有具體的職稱系列名稱，如中級(jí)后面有“講師”及“一級(jí)實(shí)指”兩個(gè)系列，要想篩選“中級(jí)”只有使用通配符“*”幫助。

2.此題要篩選兩個(gè)條件，一是職稱為中級(jí)的老師；二是所有男老師，因此這里產(chǎn)生“或”的篩選關(guān)系，所以在設(shè)置條件區(qū)域時(shí)，要分兩行寫。

三、兩種篩選操作的總結(jié)

“自動(dòng)篩選”一般用于條件簡(jiǎn)單的篩選操作，符合條件的記錄顯示在原來(lái)的數(shù)據(jù)表格中，操作起來(lái)比較簡(jiǎn)單，初學(xué)者對(duì)“自動(dòng)篩選”也比較容易掌握。若要篩選的多個(gè)條件間是“或”的關(guān)系，或需要將篩選的結(jié)果在新的位置顯示出來(lái)那只有用“高級(jí)篩選”來(lái)實(shí)現(xiàn)了。一般情況下，“自動(dòng)篩選”能完成的操作用“高級(jí)篩選”完全可以實(shí)現(xiàn)，但有的操作則不宜用“高級(jí)篩選”，這樣反而會(huì)使問題更加復(fù)雜化，如篩選最大或最小的前幾項(xiàng)記錄等。

【參考文獻(xiàn)】

[1]中國(guó)勞動(dòng)社會(huì)出版社.《計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)（第2版）》

[2]劍悅.培訓(xùn)雜志《EXCEL數(shù)據(jù)篩選的技巧》

（作者單位：江寧技師學(xué)院）