檔案信息化建設(shè)之我見

魏娜娜+劉海燕+李明

摘 要：檔案信息化建設(shè)是目前我國(guó)檔案事業(yè)面臨的一項(xiàng)戰(zhàn)略任務(wù)，，本文從檔案信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)著手，分析了當(dāng)前檔案信息化建設(shè)存在的問題，探討了檔案信息化建設(shè)的對(duì)策與措施。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化建設(shè)

作為眾多信息資源中的基礎(chǔ)信息源，檔案是經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展歷史的科學(xué)記錄，是人類最為寶貴的財(cái)富之一。隨著各個(gè)領(lǐng)域信息化建設(shè)浪潮的沖擊，傳統(tǒng)的檔案管理模式遇到了嚴(yán)重的挑戰(zhàn)，大量信息的存儲(chǔ)、電子檔案的管理等具體問題日益突出，如何利用數(shù)字網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)向網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的遷移，最大限度地滿足社會(huì)對(duì)檔案信息的需求，成為一項(xiàng)擺在新時(shí)期檔案人面前的重大課題。

1 檔案信息化是新時(shí)期檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)

從國(guó)家信息化進(jìn)程的總體形勢(shì)上來看，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，已經(jīng)形成了一個(gè)集開放式與互動(dòng)式于一體的網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境，這在很大程度上決定了檔案部門必須借助計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字等現(xiàn)代技術(shù)手段完成相當(dāng)數(shù)量的檔案工作，促使檔案工作在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中具備可操作性、可利用性。也只有這樣，檔案工作才能突破傳統(tǒng)時(shí)空的界限與限制，既在空間上實(shí)現(xiàn)異地歸檔、查詢，又在時(shí)間上實(shí)現(xiàn)全天候、24小時(shí)服務(wù)，最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用。

從當(dāng)前檔案工作發(fā)展的具體情況上來看，隨著電子技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化、無紙化辦公等新生事物如雨后春筍般層出不窮，檔案的生成方式、記錄載體的主要形式都發(fā)生了根本性的變化，這直接導(dǎo)致了檔案來源的多樣化、檔案載體形態(tài)的電子化、檔案信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化等傾向，并且對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式形成了顛覆性的影響。檔案工作要想適應(yīng)新的歷史條件和發(fā)展形勢(shì)，檔案信息化可以說是必由之路。

2 檔案信息化建設(shè)存在的問題

經(jīng)過近三十年的探索與發(fā)展，我國(guó)檔案信息化建設(shè)取得了較大的成績(jī)和長(zhǎng)足的進(jìn)步，比如：國(guó)家出臺(tái)了《全國(guó)檔案信息化實(shí)施綱要》，將信息化建設(shè)由局部推向整體，大連數(shù)字檔案館等重大項(xiàng)目得到立項(xiàng)等。但是，同時(shí)也存在著以下問題。

2.1 基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善

檔案信息化建設(shè)必須以高性能的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施來保證，要想實(shí)現(xiàn)數(shù)字環(huán)境中的信息保存、管理、利用與共享，性能高、容量大的服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、掃描儀、磁盤列陣等設(shè)備肯定是必不可少，但是從目前的情況來看，由于檔案工作經(jīng)費(fèi)相對(duì)不足，導(dǎo)致除少數(shù)發(fā)達(dá)地區(qū)的檔案館之外，國(guó)內(nèi)大部分檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施配備情況尚不能完全滿足發(fā)展要求。特別在在一些偏遠(yuǎn)地區(qū)，一些基層單位的電子化文件長(zhǎng)期游離于檔案管理部門的視線之外，成為我國(guó)檔案信息化管理的“無人區(qū)”。比如：有的單位并沒有將CAD文件納入檔案管理的范疇，有的單位沒有達(dá)到“防磁、防光、防潮、防高溫、防酸堿、防擠壓”的要求。可以說，基礎(chǔ)設(shè)施的不完善很大程度上影響了我國(guó)的檔案信息化建設(shè)進(jìn)程和發(fā)展程度。

2.2 檔案信息資源共享程度不高

檔案管理和信息化的根本目的是為了更好地為社會(huì)進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、文明傳承等提供服務(wù)，因此，檔案資源的開發(fā)與利用是檔案信息化建設(shè)的核心，也是檔案信息水平與成效的重要體現(xiàn)。但是從目前國(guó)內(nèi)信息化建設(shè)的發(fā)展程度來看，尚處于初級(jí)階段，檔案資源的開發(fā)利用的電子化與社會(huì)化程度不高，與社會(huì)需求質(zhì)之間存在著較大差距，特別是與信息化程度較高的圖書館、銀行等行業(yè)而言，檔案部門的信息庫(kù)建設(shè)還比較落后，在一定程度上存在著將檔案信息化等同于電子目錄、數(shù)字化掃描，而忽略了檔案信息資源的建設(shè)與整合，更不用說利用與共享。

另一方面，在檔案信息資源建設(shè)的過程中，各單位使用的檔案管理軟件各不相同，有的是單機(jī)版，有的是網(wǎng)絡(luò)版，這就嚴(yán)重制約了檔案信息資源的共享。“各自為政”的另一個(gè)后果就是造成已經(jīng)建成的檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)之間、已經(jīng)建成的和正在建設(shè)的數(shù)據(jù)庫(kù)資源之間存在著較大差距，因此，在不同軟件和數(shù)據(jù)庫(kù)之間進(jìn)行數(shù)據(jù)交換和共享的時(shí)候，就會(huì)存在技術(shù)上的障礙，從而造成了“信息孤島”的廣泛存在，嚴(yán)重降低了檔案資源利用的效率與共享的程度。

2.3 檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)不健全

每一個(gè)行業(yè)的發(fā)展都離不開法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的引導(dǎo)和約束，檔案工作也不例外。從目前的情況來看，雖然已有一些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范出臺(tái)，但還不能滿足檔案信息化快速、有序的發(fā)展。比如：采用相關(guān)技術(shù)將已有各類高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫(kù)與各地檔案館數(shù)字資源庫(kù)互聯(lián)的工作無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，館藏檔案數(shù)字化工作亟待規(guī)范，檔案網(wǎng)站信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)和應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范還需進(jìn)一步完善。目前我國(guó)已經(jīng)頒布并執(zhí)行的檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范大致有電子信息管理共用的標(biāo)準(zhǔn)、電子文件特有的標(biāo)準(zhǔn)，還有的是電子文件暫時(shí)與紙質(zhì)文件、檔案管理共用的標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)的制定工作尚處于起步階段，還有許多空白和不足之處，這也在一定程度上掣肘了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

2.4 高素質(zhì)、復(fù)合型檔案專業(yè)人才缺乏

人是影響社會(huì)發(fā)展的第一要素，同樣，人才對(duì)于檔案信息化建設(shè)也有著至關(guān)重要的作用。但是與其他行業(yè)相比，檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)面臨的形勢(shì)十分嚴(yán)峻。

第一，檔案的職業(yè)準(zhǔn)入門檻相對(duì)較低，對(duì)于檔案從業(yè)人員的水平?jīng)]有嚴(yán)格、明確的要求，造成了很多非檔案專業(yè)人才進(jìn)入檔案部門工作的情況比比皆是。

第二，從專業(yè)結(jié)構(gòu)來看，多數(shù)來自文史類專業(yè)，有計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)專業(yè)背景的人數(shù)比例十分低，特別是既懂檔案專業(yè)又精通信息技術(shù)的人才更是鳳毛麟角、少之又少。

第三，從年齡結(jié)構(gòu)來看，在檔案管理崗上的從業(yè)人員多數(shù)是年齡偏大的老同志，甚至有的單位干脆將檔案室當(dāng)作“養(yǎng)老崗”，年齡老化帶來的一個(gè)嚴(yán)重問題就是知識(shí)結(jié)構(gòu)老化、意識(shí)觀念老化。

3 對(duì)策與措施

3.1 加大投入，進(jìn)一步加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

進(jìn)一步提高各級(jí)政府、各個(gè)單位對(duì)于檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，在此基礎(chǔ)上，積極爭(zhēng)取各方面的支持，在條件成熟的城市或地區(qū)，爭(zhēng)取實(shí)施“檔案信息化提升工程”，根據(jù)情況，連續(xù)幾年，在政府年度預(yù)算中設(shè)立“檔案信息化”專項(xiàng)資金，專款專用于本地區(qū)的檔案信息化建設(shè)、改造或升級(jí)，從而在大幅提升檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施配備水平，為檔案信息化建設(shè)奠定必要的基礎(chǔ)。

3.2 加強(qiáng)宏觀管理，推進(jìn)檔案信息資源建設(shè)

一方面，由國(guó)家檔案主管部門做好檔案信息資源建設(shè)的宏觀管理，大力推行統(tǒng)一的、網(wǎng)絡(luò)版的檔案管理軟件，促進(jìn)現(xiàn)行結(jié)構(gòu)不同、格式不同的各類數(shù)據(jù)庫(kù)的整合與兼容，盡快形成檔案信息資源的“大數(shù)據(jù)”，從而消滅“信息孤島”等不良現(xiàn)象的存在。

另一方面，在確保檔案信息安全的前提下，立足多樣化的社會(huì)需求，建立“一站式”檔案服務(wù)平臺(tái)，即按照最大程度地方便廣大人民群眾利用檔案的原則，建立檔案利用接待、檢索、查詢、取證、反饋等“一條龍”服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的透明、快捷、方便與高效。

3.3 加快檔案信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)的制定與推行

在充分利用已有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)上，加快檔案信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定，逐步推出適合我國(guó)國(guó)情的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，完善檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，使檔案信息化建設(shè)有章可循。

3.4 大力提升檔案人才的綜合素質(zhì)

一方面，要有針對(duì)性地加大對(duì)檔案工作人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的培訓(xùn)力度；另一方面，要進(jìn)一步建立健全檔案專業(yè)繼續(xù)教育體系和職業(yè)資格認(rèn)證制度，培養(yǎng)專業(yè)化、復(fù)合型的檔案人才，從而更好地滿足新時(shí)期檔案工作的要求

參考文獻(xiàn)

[1]楊公之主編：《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》，中國(guó)檔案出版社2008年；

[2]孟世恩、梁博：《我國(guó)檔案信息網(wǎng)絡(luò)一體化建設(shè)中存在的主要問題及對(duì)策》，《檔案學(xué)研究》2006年第1期；

[3]李喜梅.淺談檔案管理現(xiàn)代化[J].中州煤炭，2010.endprint