檔案信息化建設之我見

魏娜娜+劉海燕+李明

摘 要：檔案信息化建設是目前我國檔案事業面臨的一項戰略任務，，本文從檔案信息化建設的發展趨勢著手，分析了當前檔案信息化建設存在的問題，探討了檔案信息化建設的對策與措施。

關鍵詞：檔案；信息化建設

作為眾多信息資源中的基礎信息源，檔案是經濟和社會發展歷史的科學記錄，是人類最為寶貴的財富之一。隨著各個領域信息化建設浪潮的沖擊，傳統的檔案管理模式遇到了嚴重的挑戰，大量信息的存儲、電子檔案的管理等具體問題日益突出，如何利用數字網絡等現代技術手段，實現傳統檔案業務向網絡環境的遷移，最大限度地滿足社會對檔案信息的需求，成為一項擺在新時期檔案人面前的重大課題。

1 檔案信息化是新時期檔案工作發展的必然趨勢

從國家信息化進程的總體形勢上來看，現代網絡技術的快速發展，已經形成了一個集開放式與互動式于一體的網絡信息環境，這在很大程度上決定了檔案部門必須借助計算機、網絡、數字等現代技術手段完成相當數量的檔案工作，促使檔案工作在網絡環境中具備可操作性、可利用性。也只有這樣，檔案工作才能突破傳統時空的界限與限制，既在空間上實現異地歸檔、查詢，又在時間上實現全天候、24小時服務，最大限度地發揮檔案的價值和作用。

從當前檔案工作發展的具體情況上來看，隨著電子技術的發展，辦公自動化、無紙化辦公等新生事物如雨后春筍般層出不窮，檔案的生成方式、記錄載體的主要形式都發生了根本性的變化，這直接導致了檔案來源的多樣化、檔案載體形態的電子化、檔案信息傳遞的網絡化等傾向，并且對傳統檔案管理模式形成了顛覆性的影響。檔案工作要想適應新的歷史條件和發展形勢，檔案信息化可以說是必由之路。

2 檔案信息化建設存在的問題

經過近三十年的探索與發展，我國檔案信息化建設取得了較大的成績和長足的進步，比如：國家出臺了《全國檔案信息化實施綱要》，將信息化建設由局部推向整體，大連數字檔案館等重大項目得到立項等。但是，同時也存在著以下問題。

2.1 基礎設施不夠完善

檔案信息化建設必須以高性能的軟硬件基礎設施來保證，要想實現數字環境中的信息保存、管理、利用與共享，性能高、容量大的服務器、計算機、掃描儀、磁盤列陣等設備肯定是必不可少，但是從目前的情況來看，由于檔案工作經費相對不足，導致除少數發達地區的檔案館之外，國內大部分檔案館的基礎設施配備情況尚不能完全滿足發展要求。特別在在一些偏遠地區，一些基層單位的電子化文件長期游離于檔案管理部門的視線之外，成為我國檔案信息化管理的“無人區”。比如：有的單位并沒有將CAD文件納入檔案管理的范疇，有的單位沒有達到“防磁、防光、防潮、防高溫、防酸堿、防擠壓”的要求。可以說，基礎設施的不完善很大程度上影響了我國的檔案信息化建設進程和發展程度。

2.2 檔案信息資源共享程度不高

檔案管理和信息化的根本目的是為了更好地為社會進步、經濟發展、文明傳承等提供服務，因此，檔案資源的開發與利用是檔案信息化建設的核心，也是檔案信息水平與成效的重要體現。但是從目前國內信息化建設的發展程度來看，尚處于初級階段，檔案資源的開發利用的電子化與社會化程度不高，與社會需求質之間存在著較大差距，特別是與信息化程度較高的圖書館、銀行等行業而言，檔案部門的信息庫建設還比較落后，在一定程度上存在著將檔案信息化等同于電子目錄、數字化掃描，而忽略了檔案信息資源的建設與整合，更不用說利用與共享。

另一方面，在檔案信息資源建設的過程中，各單位使用的檔案管理軟件各不相同，有的是單機版，有的是網絡版，這就嚴重制約了檔案信息資源的共享。“各自為政”的另一個后果就是造成已經建成的檔案資源數據庫之間、已經建成的和正在建設的數據庫資源之間存在著較大差距，因此，在不同軟件和數據庫之間進行數據交換和共享的時候，就會存在技術上的障礙，從而造成了“信息孤島”的廣泛存在，嚴重降低了檔案資源利用的效率與共享的程度。

2.3 檔案信息化的標準體系建設不健全

每一個行業的發展都離不開法規、標準、規范的引導和約束，檔案工作也不例外。從目前的情況來看，雖然已有一些標準規范出臺，但還不能滿足檔案信息化快速、有序的發展。比如：采用相關技術將已有各類高質量的數據庫與各地檔案館數字資源庫互聯的工作無統一標準，館藏檔案數字化工作亟待規范，檔案網站信息系統設計和應用的標準規范還需進一步完善。目前我國已經頒布并執行的檔案信息化建設的標準規范大致有電子信息管理共用的標準、電子文件特有的標準，還有的是電子文件暫時與紙質文件、檔案管理共用的標準，標準的制定工作尚處于起步階段，還有許多空白和不足之處，這也在一定程度上掣肘了檔案信息化建設的進程。

2.4 高素質、復合型檔案專業人才缺乏

人是影響社會發展的第一要素，同樣，人才對于檔案信息化建設也有著至關重要的作用。但是與其他行業相比，檔案信息化人才隊伍建設面臨的形勢十分嚴峻。

第一，檔案的職業準入門檻相對較低，對于檔案從業人員的水平沒有嚴格、明確的要求，造成了很多非檔案專業人才進入檔案部門工作的情況比比皆是。

第二，從專業結構來看，多數來自文史類專業，有計算機、信息技術專業背景的人數比例十分低，特別是既懂檔案專業又精通信息技術的人才更是鳳毛麟角、少之又少。

第三，從年齡結構來看，在檔案管理崗上的從業人員多數是年齡偏大的老同志，甚至有的單位干脆將檔案室當作“養老崗”，年齡老化帶來的一個嚴重問題就是知識結構老化、意識觀念老化。

3 對策與措施

3.1 加大投入，進一步加強基礎設施建設

進一步提高各級政府、各個單位對于檔案工作重要性的認識，在此基礎上，積極爭取各方面的支持，在條件成熟的城市或地區，爭取實施“檔案信息化提升工程”，根據情況，連續幾年，在政府年度預算中設立“檔案信息化”專項資金，專款專用于本地區的檔案信息化建設、改造或升級，從而在大幅提升檔案信息化建設的基礎設施配備水平，為檔案信息化建設奠定必要的基礎。

3.2 加強宏觀管理，推進檔案信息資源建設

一方面，由國家檔案主管部門做好檔案信息資源建設的宏觀管理，大力推行統一的、網絡版的檔案管理軟件，促進現行結構不同、格式不同的各類數據庫的整合與兼容，盡快形成檔案信息資源的“大數據”，從而消滅“信息孤島”等不良現象的存在。

另一方面，在確保檔案信息安全的前提下，立足多樣化的社會需求，建立“一站式”檔案服務平臺，即按照最大程度地方便廣大人民群眾利用檔案的原則，建立檔案利用接待、檢索、查詢、取證、反饋等“一條龍”服務，實現檔案服務的透明、快捷、方便與高效。

3.3 加快檔案信息資源管理標準的制定與推行

在充分利用已有標準規范的基礎上，加快檔案信息資源管理標準規范的制定，逐步推出適合我國國情的相關標準規范，完善檔案信息化建設的標準規范體系，使檔案信息化建設有章可循。

3.4 大力提升檔案人才的綜合素質

一方面，要有針對性地加大對檔案工作人員的計算機技術、信息網絡技術等的培訓力度；另一方面，要進一步建立健全檔案專業繼續教育體系和職業資格認證制度，培養專業化、復合型的檔案人才，從而更好地滿足新時期檔案工作的要求

參考文獻

[1]楊公之主編：《檔案信息化建設導論》，中國檔案出版社2008年；

[2]孟世恩、梁博：《我國檔案信息網絡一體化建設中存在的主要問題及對策》，《檔案學研究》2006年第1期；

[3]李喜梅.淺談檔案管理現代化[J].中州煤炭，2010.endprint