高等學校檔案管理現代化問題初探

楊海寧

摘 要：高等學校檔案管理，在廣泛含義上是具有服務性、政治性以及管理性的檔案資料管理工作。在高等學校檔案管理中，包含了學生檔案、教職工檔案、教學科研檔案等多種類型的檔案。隨著高等學校規模、教學活動的不斷發展，學生入學畢業、教職工入職離職以及學校開展的各種教學活動、科學調研活動的檔案越來越多，如何運用現代化、信息化、多媒體化的新興管理手段，科學合理的對檔案進行管理，成為高等學校檔案管理體系不斷更新完善的需求。本文主要針對高等學校檔案的現代化管理進行簡要分析，探討其具體的現代化管理措施。

關鍵詞：高等學校；檔案管理；現代化

隨著現代化技術的不斷創新發展，各行業都積極應對新的時代變化，為了跟上時代的步伐，應用了現代化管理的理念。高等學校檔案管理工作的不斷發展完善，面對日益復雜的檔案管理工作，如何高效的完成檔案管理工作，成為高等學校檔案管理所面臨的巨大挑戰。高等學校是國內先進文化的聚集發散的源地，在這里匯集了國內先進的文化、最新的人才，也為高等學校檔案管理工作帶來了最新的科學理念，更加智能化、網絡化的現代化高等學校檔案管理，必然會成為新時期中國高等學校檔案管理不斷發展的方向。

1 高等學校檔案管理工作的重要意義

高校檔案管理是針對學校的檔案材料進行收集整理、統計保管的一項系統性的工作，包含了一個學校對于學生、老師、職工及教學科研活動的所有客觀真實的記錄。一個學校的檔案管理，記錄保存了一個學校的歷史以及文化發展的變遷。一個學校的檔案管理具有集中優質的特點，也是一個學校綜合實力評估的一部分。高校檔案的合理保存、科學管理，有助于更好的進行學校的教學科研活動，那些豐富的歷史資源，為學生、老師提供了豐富的教學經驗、理論成果，在教育體系不斷發展完善的當下，人們對于學校的教學、管理都有了更高的要求，如何適應新的教育環境，如何更好的提升學校的影響力，高等學校的檔案管理工作日益顯示出重要意義。

2 高等學校檔案管理的現狀

2.1 管理觀念落后，重視程度較低

目前，高等學校的檔案管理工作仍然有許多的不足，傳統的管理理念十分落后。針對高等學校的檔案管理，不管是在校學生、執教老師以及社會上的絕大多數人，對當下的高等學校檔案管理工作重視程度較低[1]。這種根深蒂固的思想，導致當下很多高等學校檔案管理工作開展受到局限。檔案管理內容雜亂、分類不清，管理缺乏科學性，容易導致許多珍貴資料的損壞與遺失。當下的高等學校教育，仍然只是專注于學生教學，在檔案管理層面缺乏理性的認識，沒有意識到不科學、不合理的檔案管理工作所帶來的文化損失。

2.2 員工素質較低，專業設施缺乏

在實際的高等學校檔案管理中，最顯著的問題是，管理人員專業素養的缺乏，以及專業的管理設施的不足。在高等學校中，從事學校檔案管理的多為普通職工，有的甚至是年紀較大的返聘職工，這些檔案管理人員的管理仍然遵循著傳統的檔案收集、分類、整理工作，缺乏創新精神。同時，管理人員年紀普遍偏大，缺乏計算機應用技術，難以適應現代化管理的基本要求。同時，因為資金投入的匱乏、學校管理層的重視不夠，導致專業管理設備引進的數量有限，智能化的管理設備很難投入使用。

2.3 現代化、專業化程度較低

現代化技術的飛速發展，檔案管理和技術出現了新的局面，也給傳統的高等學校檔案管理工作帶來了新的機遇與挑戰。傳統的檔案管理，仍然屬于人力管理，由管理員針對檔案進行分類、記錄、庫存。在這種傳統的檔案管理模式中，計算機化、智能化的現代化管理技術難以被管理人員及時的接受、普及，使得高等學校檔案管理專業化、現代化程度仍然很低。

3 加強高等學校檔案管理現代化的建議

3.1 規范管理章程，建立完善的管理機制

建立一個完善的學校檔案管理機制，實現高等學校檔案管理的現代化，是當下高等學校發展迎來的必然趨勢，也是當下國內教育不斷發展的新要求。檔案管理工作要引起學校管理層的重視，要制定科學合理的管理章程，將規范化、專業化的檔案管理機制運用到實際的管理工作中，保障了高等學校檔案管理合理的資金投入，有利于新的管理技術的應用以及設備的引進[2]。同時，也為學校檔案管理人員的管理工作提供制度依據，將管理工作規范化，制定合理的工作考核機制，有利于提高工作效率，改善服務質量。

3.2 培養專業人才，引進先進的檔案管理設施

大多數高等學校檔案管理工作中，都需要具有現代化檔案管理理念，能夠運用現代化的檔案管理手段、檔案管理設施、檔案維護設施的專業型人才。如今傳統的檔案管理工作面對越來越多的檔案材料、越來越細化的檔案分類，人力管理的不足與缺陷越來越明顯的顯示出來。因此，為了適應時代環境的變化，提高高校檔案管理工作效率，高校自主培養、引進新型的高校檔案管理專業人才成為大勢所趨。同時，引進現代化的檔案管理設施，比如，最新開發的檔案管理系統以及使用計算機化、智能化的檔案整理、保管、鑒定、檢索系統，讓檔案管理更加的科學合理便捷安全，也讓檔案的查找、維護更加快捷。

3.3 創新管理理念，提高檔案管理效率

高等學校檔案管理要充分實現現代化，更要深入進行理念上的革新。創新檔案管理理念，表現在學校領導與檔案管理工作者這兩個方面。高等學校領導層，充分意識到檔案管理現代化的重要性與必要性，支持鼓勵學校檔案管理體制創新。在經濟上通過科學合理的資金投入與設備投入，發展學校的檔案管理工作。針對高等學校檔案管理工作者，要充分認識自身工作的重要性，同時，也要意識到自身的不足。通過自我的意識轉變，將現代化管理的理念運用到管理工作中，學會現代化管理技能，進行專業的計算機學習與培訓，學會使用現代化的管理設備。在實際工作中，不斷提高自身的工作效率，要嚴格規范自身工作，避免出現檔案管理失誤，同時要提高自身的管理熱情，在管理工作中不斷的完善自我。

3.4 注重安全管理，認識現代化管理的優勢與弊端

隨著現代化節奏加快，高等學校檔案管理工作也迅速的實現現代化。新的管理理念、設備，帶來了管理上的技術革新。同時，網絡上層出不窮的信息泄露事件，也為高等學校檔案管理工作中存在的安全隱患敲響警鐘。計算機、網絡，為人們帶來便捷的同時，也增大了信息的不安全性。由于黑客的攻擊、網站的隱私設置以及一些惡意的網絡攻擊，計算機安全問題值得高等學校檔案管理人員的重視[3]。檔案管理人員應該加強檔案信息安全防護工作，減少安全隱患，做好檔案備份，從根本上保障檔案的安全。

4 結語

綜上所述，實現高等學校檔案管理工作的現代化，是與當下我國政治、經濟、文化發展道路相一致的，是順應時代的要求。同時也是現代教育體系不斷發展的需求，在教學科研活動不斷實現計算機化、電腦化、多媒體化的時代，高等學校的檔案管理工作，一方面要實現管理人員自身素質的不斷完善提升，實現思想觀念的從傳統向現代化的不斷過渡。另一方面要不斷加大基礎設施的投入，將最新的管理設施充分運用到實際的管理工作中。社會各界對于高等學校檔案管理現代化的不斷關注，必將推動高等學校檔案管理工作者不斷實現技術革新與理念創新，為高校檔案管理工作的發展奠定堅實的基礎。

參考文獻

[1]徐慧霞.更新檔案管理科學化、制度化與規范化[J].中外企業家.2014年12期

[2]何強.新時期加強高校檔案管理工作淺析[J].中小企業管理與科技（下旬刊）.2011年11期

[3]鄧芬.淺談高校檔案管理信息化的建設[J].學理論.2010年12期