淺談電子簽名在工程項目檔案信息化管理中的應用

張軍

摘 要：隨著計算機技術在工程項目管理的廣泛應用， 傳統文筆簽名方式已經成為阻礙工程項目信息化管理發展的瓶頸。本文以交通建設項目為例， 對電子簽名技術在工程項目文檔管理中的應用等問題做了探討。

關鍵詞：電子簽名；信息化；工程管理；檔案管理

1 傳統文筆簽名方式已不適應項目工程檔案信息化發展的要求

1.1 工程項目產生大量需要及時歸檔文件

1.來源于人工整理的紙質文件，未達到及時歸檔的要求。項目在建設期間，由于各種因素經常造成資料的缺失，致使工程完工后檔案不及時、不完整、不規范、不系統問題；普遍存在卷內目錄與實際整理文件不符合，卷內資料漏失等現象。在立卷時間上，檔案人員通常累積起來一次立卷，這既不符合立卷要求，也不利于查找利用。

2.其他管理系統廣泛應用需要脫離文筆簽名。例如，隨著工程質量監督系統的應用，產生的大量電子文件，這些電子文件采用電子簽名的方式代替手工簽名。按照目前檔案處理辦法，需要在系統中打印紙質文件再進行手工簽名再存檔。在信息技術高度發達、日臻完善的今天，這樣的工作效率非常低下。

1.2 傳統文筆簽名阻礙工程項目信息管理系統的應用

1.現行文筆簽名模式給工程建設項目檔案管理帶來沉重負擔。現場施工技術人員為“清稿記錄”而新產生的文件“原始記錄本”，將原始記錄本的數據錄入信息系統，系統各責任人進行審核簽名后，打印成紙質文件需再次審核簽名。這樣，二次轉錄行為給數據的準確性帶來較大的風險，也增大了文件單位的工作量。

2.施工單位、監理單位檔案的形成工作量倍增。除工程結算表格外，工程質量監督系統產生的電子文件占施工單位、監理單位所做檔案的80%以上。按照目前文筆簽名的處理辦法，把數據錄入到工程質量監督系，在檔案軟件中收集組卷后，再打印紙質文件進行手工簽名，比原來只做純手工資料的工作量要翻倍增加。

3.施工、監理單位檔案的形成難以做到同步。目前，在實施工程質量管理系統，施工單位普遍存在施工原始記錄錄入不及時、相關責任人簽署不及時的現象。施工原始記錄錄入并審核完成時間與施工實際時間相距較遠。筆者對項目檔案資料的同步性調查，普遍反映從數據錄入到完成審核，需要7-10個工作日。 施工單位最短完成時間為2天，甚至長達半年之久。監理情況亦出現類似情況。

4.為滿足檔案數字化條件，再次將簽名后的紙質檔案以掃描存儲成PDF文件。這種用傳統簽名的方式已無法適應當前普及自動化辦公系統和工程項目信息化管理的需要，使工程文檔管理過程復雜化，降低了信息管理系統自動化程度和工作效率。

5.影響了工程檔案的內在質量。監理、項目經理和工程技術人員每天要完成大量的工程文檔簽認工作，面對成堆的工程文檔，需要逐頁簽署，把大量的時間用于簽字，容易造成為盡快完成文件簽署而忽略對文件內容的審閱，影響了工程文檔的質量。

6.真正具有“原始記錄性”的數億業務系統電子文件丟棄，沒有存檔。

檔案的基本屬性是“原始記錄性”，由各業務信息管理系統打印出來形成的紙質文件，與《檔案法》中檔案的定義是相悖。一是，從理論來看，由業務系統打印出來形成的紙質文件，不是直接形成的歷史記錄；紙質文件部分因事后重簽名，從時間上看，不符合檔案的定義“直接形成的歷史記錄”。二是，使用電子簽名，施工記錄經相關責任人在計算機上審核簽名后應生效；實際上，工程質量監督系統、自動辦公（OA）系統、計量支付系統等信息管理系統產生的大量電子文件，由于采用輸入簽字形式不具法律效力，只能作資料查閱方式保存，失去了其應有的意義。

1.3 傳統文筆簽名帶來弊端

在實行項目檔案信息化，原始實施記錄是紙質形成，記錄上并沒有顯示出實際填寫內容的時間，這種情況下給施工記錄的形成帶來滯后、造假、篡改的機會。

2 施工、監理單位檔案的形成難以同步的原因

2.1 客觀原因

項目參建單位普遍存在“重建設、輕檔案”現象。如監理單位很少將公路工程項目檔案管理工作列入議事日程，在工程施工過程中沒有落實管理制度、缺乏相應的控制措施，難以做到貫穿始終的檔案管理服務工作。造成在項目建設過程中工程檔案材料沒有及時歸檔，陷入“建設—積壓—丟失—補做”怪圈。尤其是進入項目建設后期，文件材料臟、亂、殘、缺的局面凸顯，甚至文件材料的丟失，監理工程師這時才匆忙整理內業材料，影響了工程建設過程中文件材料的有機整理工作，其后果是監理項目文件材料收集和整理工作不能與項目建設進度同步進行。

1.二次錄入問題。在現行模式下，施工現場數據需記錄于原始施工記錄，并錄入到工程項目質量管理系統，導致現場記錄人員與系統錄入人員重復工作。

2.表格使用不確定問題。工程建設過程中管理表格更換，導致全線相應分項資料需重新形成，對施工人員及錄入人員普遍存在“早做不如晚做”的等待態度。

3.趕工造成原始記錄填寫不及時。行政命令的下達，要求業主按具體通車時間完成，通常一個項目的施工期為36個月，特殊橋梁等結構物可能長達40個月以上，由于趕工，工程中所有任務都圍繞工程實體，內業資料往往被忽視，業主對內業資料的管理也隨之弱化。

2.2 主觀原因

1.認知因素。我國電子文件管理落后，根源在于對電子文件管理的認識跟不上，不到位。

一是缺乏證據意識。沒有認識到文件作為業務活動的原始記錄，是重要的法律憑證；沒有形成在工作中生成并保留文件，以生成并保留法律證據的習慣和制度規范。進入數字時代后，相當多的單位和個人沒有將電子文件視為正式文件，不認可電子文件的證據效力。

二是缺乏資產意識。電子文件作為電子化業務的憑證性信息，是不可再生的信息資源、極具價值的信息資產和知識資產；電子文件作為信息資產，最有價值的工作不僅是對其進行有序的物理保管，而是對其進行充分的開發利用，從而實現社會效益、產生經濟價值。

三是風險意識的不當認識。由于信息技術的復雜性與脆弱性，電子文件面臨嚴峻和多重風險。普遍存在兩種不適當的態度對待：一種態度錯誤地認為“數據備份了，就安全了”，電子文件管理的質量要求就是“數據不丟失”，“大不了，再重錄入一遍”。缺乏對電子文件風險事故可能造成的嚴重損失觀念；另一種態度過分強調計算機風險意識，認為電子文件保存方式有一定風險，誤解了電子檔案而不敢應用、推廣。

2.體制因素。目前，我國實行分段式文件管理模式。文件自生成至歸檔階段稱為文件處理，文件自歸檔至被永久保存或銷毀，稱為檔案管理，由檔案部門負責。一是，文件處理與檔案管理的標準規范、技術方法完全不同、相互之間缺乏銜接與協同，存在嚴重的工作脫節與管理空白現象。二是，由于業務部門與檔案部門職責不同、利益不同，相互之間必然會在文件管理問題上存在一定的矛盾和沖突。尤其是前端的業務人員很少兼顧后端的檔案人員對電子文件真實性、可靠性、完整性與可用性的專業要求。

綜述，傳統的文筆簽名模式已成為工程項目檔案信息化管理發展的瓶頸。以高速公路項目為例，信息化管理系統所產生的數億份電子文件，若我們還是依舊沿用傳統紙質文件管理思維，還是沒有將電子文件視為正式文件，不認為電子文件的證據效力，以為把電子文件刻錄成光盤或打印成文字，送進庫房就算完事；或者認為，將電子文件打印（硬拷貝）成紙質文件使之具有證據效力，但是電子郵件、電子施工與試驗表格等電子文件打印成紙質文件后，由于許多原來依附于計算機系統的元數據的缺失，造成信息不完整，反而使其不具有證據效力。況且數據庫文件、音頻文件、視頻文件、多媒體文件、超媒體文件等類型的電子文件是根本無法打印出來的。

工程項目檔案信息化是新時代的產物，若我們仍不根據電子文件的特性，在保證電子憑證的基礎上，充分發揮流通利用上下功夫，那么它就在舊的檔案管理模式下進入了鐵皮柜中漫漫長眠，猶如像冰水煮青蛙，缺失了憑證性的法律效力、缺失了互動利用功能的電子檔案就如此失去了生命的意義。為此，如何保證電子文件的憑證性成為解決交通工程項目及信息化的管理發展瓶頸的突破口，亟需解決的問題。

3 電子簽名在電子檔案系統應用

3.1 電子簽名的法律依據

檔案的基本屬性是“原始記錄性”，根據這一特性，使檔案成為歷史的真憑實據，具有法律效力。1999年10月1日施行的《合同法》明確規定了電子合同是書證的一種形式；2005年4月1日施行的《電子簽名法》規定可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力。

3.2 建立法律認可的在線電子認證平臺和項目電子檔案系統

在線電子認證平臺采用了第三方電子認證機構頒發的數字證書，在線驗證數字證書的合法性、真實性和有效性，提供了用戶身份認證、電子簽名、時間戳等技術，為電子檔案系統提供合法的電子簽名，保障電子檔案的準確性、完整性和可用性；協助項目單位進行檔案編研的工具，具備文件收集、錄入、整理、組卷、查詢、統計、驗收申請等功能，并使用在線電子認證平臺頒發的數字證書對電子文件的形成、電子檔案進館、保存和利用進行全過程控制的電子簽名。確保了電子文件材料與工程建設同步收集、同步整理、同步歸檔，提高了工程文件資料歸檔的及時性和準確性。

3.3 電子簽名貫穿在電子檔案系統每一環節過程中

電子檔案的信息形態是數字化的，其信息與載體具有可離性、易改性。通過使用數字證書對電子文件的形成、歸檔及電子檔案進館、保存和利用進行全過程控制的電子簽名方式，解決了電子文件中相關責任人電子簽名不可抵賴性和有效性問題以及進館后電子檔案防篡改和可追溯性問題。實現電子檔案的原始性、完整性、真實性，充分發揮電子檔案的憑證作用，其流程如下：

（四）電子檔案風險對策——建設電子檔案數據、異地備份及恢復體系。電子檔案數據保存在省級機房，數據在機房存儲設備備份的基礎上，同步復制到異地的災備中心，實現數據的異地保護。

4 電子簽名在項目工程檔案管理系統全過程實現后的效果

（一）防止篡改，代簽，杜絕偽造現象。一是，電子簽名的法律地位，具有不可偽造，不可抵賴的屬性。系統采用了軟、硬件加密認證方式，即采用電子簽名（簽章）方式和usbkey 簽名方式的兩種簽名。簽名完畢后可用根據業務邏輯相對應表單單元格鎖定，杜絕了傳統工程項目文件中的偽造，篡改，代簽現象其次。二是，數據庫中保留審核修改電子簽名在工程計量中的應用記錄，自動記錄各級審核耗時，具有過程監督，事后追溯的能力。

（二）有效降低工程項目管理的工作強度，提高工作效率。

在電子文件經審核無誤后，可通過批量簽署的方式，一次性對數百甚至數千頁的多份文件進行簽署，不會出現漏簽或簽錯名的現象，避免了電子文件打印形成紙質文件，相關責任人再次核對后補手工。

以高速公路建設項目檔案為例，每公里產生100卷檔案為標準，一個80公里的高速公路項目，每頁施工表、評定表或試驗檢測表至少有4個手工簽名計算，按4厘米案卷盒每卷250頁計算，則一個項目的施工記錄至少產生250頁×4個×100卷×80公里×80%=6，400，000個簽名。應用了電子檔案后，可減少上千萬次的手工簽名。

（三）保證了項目文件的完整性。一次性網上填報審批程序，堵塞了先網上簽署后文本補簽形成的漏洞；預先設置檔案報審模塊，統一和完善各建設工程單位對工程檔案的整理和歸檔要求，提高了工程建設單位的檔案管理、報送工作效率。通過系統自檢，過濾出目錄樹對應表單漏項、表單填寫不完整、電子印簽（印章）不完整。對系統檢查無誤的竣工資料，通過預先設置的規則進行自動組卷生成結果文件， 提交檔案庫與原先數據庫對接（進館存檔）。

（四）統一各項歸檔文件的標準。項目電子檔案標準及系統，以PDF/A文件格式作為電子檔案系統接收和使用的標準格式，即電子文件在進入電子檔案管理的系統前，電子文件必須轉換為PDF/A格式且經過有效的數字簽名。

（五）節省紙質文件的耗用及保存成本。據測算，將工程、計量等前端業務系統的電子文件都作為電子檔案管理，整個項目檔案的紙質文件減少90%以上。按上例計算，可節省150平方米庫房面積、100立方密集柜及相關配套設施。可直接節約紙張打印耗材，保管成本等，提高檔案管理效率。

5 結束語

《電子簽名法》的頒布和實施，確立了電子簽名技術的合法地位。使電子簽名技術在項目工程檔案管理中的使用成為可能，將引發一場項目工程檔案管理的重大變革，有力推動大型基礎設施建設項目工程檔案管理信息化的進程，促進竣工資料編制和檔案管理的規范化、正規化。

參考文獻

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