醫院檔案信息化管理中存在的問題及對策

于洋

摘 要：在醫療體制改革實行的過程中，醫院各項管理工作為適應新醫療的需要，紛紛提高管理的效率。在過去醫院檔案管理工作在復雜多變的管理工作中容易受到忽視，與此同時，傳統的醫院檔案管理工作中存在諸多的不足之處，不利于保存信息的完整性與連續性。面對此種情況，為適應新醫療改革的實施，醫院應當重視檔案管理工作，加強對醫院檔案的管理。本文就新形勢下醫院檔案管理工作的新思路進行分析。

關鍵詞：醫院檔案管理；新醫改；信息化；對策

醫院檔案就是在醫院經營運轉過程中所形成的各種資料，最多的資料就是病案資料，醫院檔案資料不僅是醫院經營發展的全紀錄，而且也是醫療教育、科研以及運營管理的重要依據，對于醫院管理具有重要的作用。隨著信息技術的不斷發展，在醫院檔案管理工作中引入信息化的管理手段，已經成為現階段醫院檔案管理工作發展的主要趨勢[1]，這不僅有助于提高醫院檔案管理工作效率與水平，同時也有助于實現醫院檔案資料的深度開發利用，對于推動醫院的發展具有重要的作用。

1 醫院檔案的范圍及管理意義

醫院檔案是指醫院在建設和發展過程中所從事的管理、醫療、教學、科研、基建、財務、統計等活動中，直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。因此，準確把握新時期醫院發展的特點，加強醫院檔案管理工作，是為醫院實行現代化管理的一項重要內容。在深化醫院改革、建設文明行業、提高醫療質量中發揮著重要作用。檔案作為原始歷史記錄是一種能夠再現歷史真實面貌的原始文獻，不僅為各項工作的開展提供豐富、真實的歷史憑證和參考的依據，而且是最具有權威性、憑證性和可靠的固化記錄物。檔案一旦損毀、消失，將無法復原再生，其損失將無法估量。醫院只有切實加強對檔案工作的管理水平，才能更好地為醫院管理和發展提供服務檔案。

2 辦公自動化環境下醫院檔案管理的特點

工作時效提高：辦公自動化系統的應用對醫院各部門之間的職能、人員、業務流程等產生了較大的影響，傳統的人工操作的限制被突破，使檔案管理工作程序更合理、科學，檢索利用也更加方便、快捷。

對檔案管理人員的挑戰：辦公自動化條件下的檔案管理是以計算機和網絡為基礎的，現代化的辦公設備和多樣化的檔案儲存格式，對工作人員的業務、技術以及操作技能等知識提出了新的要求。新的工作需要的是新的技術，傳統的工作經驗已不能滿足。因此，掌握新技術成為檔案專業人才工作的目標和關鍵。

檔案管理應建立標準：自動化是以標準化為基礎的，因此檔案管理工作的標準化是自動化的關鍵[2]。辦公自動化是一項龐大的系統信息工程，必需有統一的科學依據，統一的檔案工作業務標準，以適應辦公自動化的需求。

醫院檔案存儲方式的多樣化：辦公自動化環境下檔案的存儲方式從單一的紙質，發展到文本、圖像、聲音或影像等多種實物載體，不僅減少了存儲檔案的空間，擴大了檔案存儲的范圍和內容，還能保持檔案完整性，延長檔案壽命。同時，這些載體存儲、讀取方便快捷，易于傳遞，不易損壞，穩定性強。

實現一定范圍內信息共享：計算機技術在辦公自動化環境下發揮作用，檔案的標準化、規范化、科學化管理得以實現，極大地提高檔案利用工作的質量和效率，對所調閱的檔案信息，能保證很高的查找率，脫離了空間的限制；其他部門的工作動態和檔案管理信息動態可以通過網絡得以實現。辦公自動化系統同時也規范了文件歸檔、利用流程及審批權限，確保了信息的保密性。

3 醫院檔案管理中所存在的問題

檔案管理程序較為簡單，利用率低。醫院檔案的管理，運用的是簡單的管理程序，利用率也相對較低，從而影響后續的研究工作和技術的發展。而醫院的管理者未意識到更多的成本會為檔案管理帶來優化，并且檔案管理的重要性不宜顯現，所以導致檔案的利用率較低。

醫院檔案缺乏現代化的管理，設施簡陋。隨著時代的不斷發展，醫院的檔案工作硬件因為時間較長，設備過于落后，缺乏現代化的設施很難適應時代的發展腳步，因此，導致醫院的檔案丟失、遺漏狀況較為嚴重，很多醫院現在還進行手動收集和查找，由于缺少計算機和網絡技術的管理，使檔案的收集和使用非常困難，制約了檔案事業的繁榮發展。

檔案的利用率較低。建立檔案的根本目的是為日后工作提供一個借鑒，為了醫療技術的完善和創新提供了一個必要的資料。但是在實際的工作中，檔案是有一定保存期限的，在固定的一段時間內，會對檔案資料進行清理，將長期不用的資料進行銷毀，造成了信息資源的大量缺失，嚴重阻礙了檔案管理工作的不斷發展。

4 采取改進措施

加強檔案管理人員的素質建設：檔案信息化建設是一個需要有著合理結構的人才隊伍才能完成的系統工程。加強檔案管理人員隊伍建設是實現檔案管理信息化成功的根本，決定著檔案信息化的發展速度和質量。

提高檔案管理人員的業務素質：醫院檔案信息化建設涉及數字化檔案信息資源建設、計算機網絡建設、辦公自動化和文檔一體化管理，可以說是一項檔案技術工程[3]。這就要求檔案管理人員既要掌握檔案學基礎理論和檔案管理知識，還要掌握一些自然科學基礎理論知識、計算機技術、網絡技術和操作技能。

創新檔案管理制度：醫院檔案部門要在促進檔案業務建設過程中，認真學習貫徹《檔案法》及有關檔案工作的行政法規、實施辦法等，制定適應信息化建設的檔案管理制定。案管理環節和步驟；二是制定必要的安全措施，確保電子檔案的安全性和完整性。

統一檔案管理標準：標準規范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案信息化標準規范主要包括管理性標準規范、業務性標準規范和技術性標準規范。標準規范是檔案信息化建設的“交通法規”，是衡量工作效率高低的尺度。因此檔案管理人員要認真學習鉆研國家和上級檔案管理部門關于檔案信息化管理的法規、文件，及時請教上級檔案管理部門，制定出適合自己醫院的統一的檔案管理標準，并認真執行，從而建立醫院的檔案數據庫，實現資源共享。一是健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，細化電子檔。

參考文獻

[1] 趙 麗. 新形勢下醫院檔案管理信息化建設研究[J]. 企業改革與管理，2015，12（8）：82.

[2] 孫 濤，陳小琤. 辦公自動化環境下醫院檔案管理探討[J]. 中國病案，2014，15（1）：51-53.

[3] 劉英霞，賈麗娜. 探討醫院檔案信息化的管理[J]. 中國病案，2012，13（2）：68-69.