關于實現檔案信息資源共享相關問題的探討

鮑慶芳

摘 要：在當前信息化環境下，為了能夠更好的加強檔案信息的交流和溝通，進一步提高檔案信息的處理能力和效率，提高檔案信息數據的利用率和準確性，則需要加快推動檔案信息資源共享的實現。通過檔案資源信息的共享，可以有效的提高檔案信息資源開發和利用，確保檔案利用率的提升。文中從檔案信息資源共享的必要性入手，對檔案信息資源共享的實現條件進行了分析，并進一步對檔案信息資源共享的實現途徑進行了具體的闡述。

關鍵詞：檔案信息資源；資源共享；必要性；實現條件；途徑

在社會實踐活動過程中，人們對其進行真實的記錄，而這些記錄的材料在流傳和發展過程中，并經過后期人們的挑選、歸納和總結，從而形成一部歷史性的材料，即是我們通常所說的檔案。檔案信息涉及方方面面，其屬性也較多，不僅有信息屬性，政治性屬性，歷史再現性屬于，還包括社會性屬性，而在這些屬性中，歷史再現性作為其本質屬性，即檔案可以對歷史原貌進行恢復。在當前信息化環境下，在計算機技術和網絡技術快速發展的新形勢下，檔案資源在使用上更具有婁靈活性和便利性，能夠準確、快速的進行檔案信息的檢索，為檔案信息資源共享模式的實現奠定了良好的基礎。

1 檔案信息資源共享的必要性

（一）提高檔案的規范化管理

通過將檔案信息資源管理系統與辦公自動化系統進行聯網，可以確保檔案分類標準的一致性，而且能夠有效的幫助立卷人員準確對檔案進行分類，可以隨時在數據庫內對案卷進行調整，避免了退卷返工問題的發生，有效的保證了案卷的整理質量，提高了檔案管理的規范化水平。

（二）提高檔案利用率

檔案管理工作包括的內容較多，涉及諸多個固定的工作環節，而檔案信息資源共享實現后，可以利用現代化的辦公設備及計算機來實現對檔案進行準確的管理，提高管理的現代化和自動化水平，有效的提高檔案的利用率，為檔案使用者提供諸多的便利條件。

2 檔案信息資源共享的實現條件

（一）客觀條件

（1）檔案信息資源的共享的實現，需要確保具有充足的檔案信息量，所以需要加快推進檔案館及檔案室建設，這樣可以有效的增加檔案的數量，而且大量有價值的檔案也能夠有效的保存下來，更好的社會和經濟的發展提供優質、高效的服務。

（2）檔案信息資源共享的實現，還需要依賴于先進的技術設備，這樣不僅能夠有效的提高檔案信息的保管水平，而且能夠為人們的查閱帶來較大的便利性。在當前新形勢下，國家需要加大對數字化檔案館的投入力度，充分利用先進的網絡技術來加快推動信息資源共享的實現。數字化檔案館具有虛擬網絡的特點，屬于一個大型的管理系統，利用先進的技術實現對檔案信息資源的儲存和傳遞，確保人們能夠及時、準確的實現對檔案信息資源的查閱，對檔案管理現代化及檔案信息資源共享的實現奠定了良好的基礎。

（二）主觀需要

在當前信息化環境下，人們對信息的需求量不斷增加，對檔案信息資源的重要性也有了深入的認識，而且在實際生活中，人們已經濟將檔案信息資源開始在工作和學習中進行廣泛的應用，并將其作為一種重要的憑證和參考依據，而且現代化技術、信息化技術和數字化技術也不斷的在檔案管理中進行應用，這使檔案使用者在利用檔案時不再受制于時間和空間的人民性事情，加快推進檔案信息資源管理現代化的發展步伐。

3 檔案信息資源共享實現的途徑

（一）加快檔案信息資源共享的法規建設

檔案信息資源共享是一項龐大的社會系統工程，對這類牽涉面廣、影響因素眾多的系統工程，法制先行是十分重要的前提條件。創造一個良好的法制環境，是實現資源共享的重要保障。修訂、完善現有的《檔案法》的相關條款；制訂檔案信息資源共享法規。檔案信息資源共享法規內容應包括以下幾個部分：一是關于檔案信息資源共享的方針、任務、標準、經費渠道與保障措施；二是關于國家檔案信息資源整體布局，包括目標、總體要求、原則、組織方式、協調工作領導機構的性質、職能、組織形式、經費等；三是關于全國計算機檔案檢索系統的建設，包括各類檔案數據庫建設的布局與管理、服務與利用、聯機檢索網絡布局與原則等。

（二）大力加強檔案資源建設

檔案資源建設是檔案資源實現社會共享的基礎。加快檔案資源建設，首先要“廣開貨源”，即加大檔案收集工作的力度，擴大征集檔案的范圍，既要內容全面，又要注意特色，既要注意當前需要，又要兼顧長遠利用，保證檔案資源充足、有效、高質。其次，必須根據社會信息化的發展趨向及其要求，加強檔案資源建設宏觀規劃與協調；同時，還應加強檔案資源建設的理論研究，確立館藏檔案資源的結構原則與模式，不斷豐富館藏，提高文化品位，使館藏檔案資源具有濃郁的文化氣息。

（三）建立與各信息系統互聯的綜合檔案信息系統

在現有的檔案管理系統上完善其功能，建立與其他各部門之間互聯的檔案信息網絡，逐步實現檔案管理系統與其它應用系統的集成應用和數據交換，與各信息系統電子文件的一體化控制、管理，實現文件、檔案全過程的動態管理。通過檔案信息與產品設計、生產、管理等各種知識、信息的網絡連接，使檔案信息管理參與到電子文件的全程管理，做到信息的動態交流、溝通，成為企業各種信息的集成。同時，檔案室與各專業部門建立合作、溝通的網絡渠道，也可以使專業技術人員參與到檔案信息的管理、利用中，增強檔案信息開發利用的技術含量。既保證檔案信息收集全面、及時，又使檔案信息的提供利用有針對性、時效性，便于檔案信息的網絡管理、提供利用。

（四）建立健全產品檔案信息數據庫

依托PDS而建立的檔案信息資源管理系統，應不斷豐富健全完整、準確、系統和可擴展的檔案信息資源數據庫。從用戶需求出發，以優質服務為宗旨，建立各種級別的檔案資源數據庫：建立全面的各類產品檔案信息的目錄級數據庫：通過與各信息系統的數據轉換逐步建立產品數據齊全、規范的全文檔案信息數據庫；根據科研生產設計發展的需要，建立多媒體數據庫，提供照片、聲像等多種形式的豐富的檔案信息服務；重點是產品專題數據庫的建設，結合用戶對信息的要求，利用網絡平臺進行信息的采集、鑒別、研究和編纂等。

（五）建立智能化個性化檢索系統

為了能夠更好的檔案使用者提供便利條件，則可以根據用戶的需求來建立導航系統和信息交流平臺，確保網上信息能夠與用戶的需求實現智能化的匹配，開展具有個性化的主動推送服務。而且為了能夠實現超大規模的數據資源的共享，則需要提供異構數據跨庫檢索的搜索引擎。實現多元化和多檢索點的組配檢索，不僅實現超文本檢索，而且所提供的信息也更具多樣化。

4 結束語

在檔案信息資源共享實現的過程中，還要做好檔案監控權的行使，在行使檔案監控權過程中，需要把握好一個度，避免檔案監控權太弱而導致的檔案信息資源的流失，使國家、企業和個人利益受到不必要的損害，而檔案監控權太強時，還會對檔案的利用帶來不利的影響，不利于國家、集體和個人各項活動的順利進行，會對社會的正常發展帶來較大的影響。所以在檔案共享過程中需要處理好監控問題，最大限度的實現對檔案信息資源的有效整合，確保檔案信息資源能夠實現有效的利用，使檔案信息資源能夠更好的為社會和經濟提供優質、高效的服務。

參考文獻

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