對醫(yī)院電子檔案管理工作的認(rèn)識與建議

張艷

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)在社會各個(gè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，以及辦公自動化在工作中的進(jìn)一步擴(kuò)展和深化，檔案管理也從紙質(zhì)檔案過度到電子檔案，檔案管理實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍。隨著社會信息化速度的加快和醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深入，對現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作提出了更多的要求。加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案管理，有助于醫(yī)院建立科學(xué)合理的管理制度，促進(jìn)醫(yī)院的快速發(fā)展。

醫(yī)院電子檔案是計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通信技術(shù)相結(jié)合形成的產(chǎn)物。過去紙墨、照相、公文以及圖書、影像、文獻(xiàn)等形成的醫(yī)院資料，都可轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理。而記錄檔案信息的載體也日趨多樣化，包括文本文件、電子報(bào)表、電子郵件、圖像文件、視頻文件等，在管理方式、載體形式、信息互動等方面呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)。

醫(yī)院在各種工作和活動中形成的具有保存價(jià)值的文件、簿冊、圖表、聲像等各種門類和各種載體的文件材料，它是醫(yī)院管理人員和全體醫(yī)務(wù)工作者辛勤勞動和集體智慧的產(chǎn)物，是醫(yī)院極其寶貴的無形資產(chǎn)。因此，加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案管理，對于維護(hù)醫(yī)院歷史真實(shí)面貌，保持醫(yī)院健康、持續(xù)發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 加強(qiáng)對醫(yī)院電子檔案工作的重視和宣傳

要全面提高對醫(yī)院電子檔案管理工作的認(rèn)識，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和宣傳。形成領(lǐng)導(dǎo)重視，全體認(rèn)同，上下協(xié)力才能保證檔案工作的順利開展的局面，保障醫(yī)院電子檔案科學(xué)化的管理。醫(yī)院應(yīng)將檔案工作同業(yè)務(wù)工作同步建設(shè)、同步管理，在醫(yī)院的長短期發(fā)展目標(biāo)中體現(xiàn)檔案工作的發(fā)展思路和工作標(biāo)準(zhǔn)，繼而納入整體考核體系中。至上而下層層宣傳檔案工作，以體現(xiàn)檔案工作的重要性，提升檔案工作在醫(yī)院發(fā)展中的地位。

醫(yī)院電子檔案管理工作與臨床一線工作不同，不可能產(chǎn)生立竿見影的經(jīng)濟(jì)效益和顯著的社會效益，容易被輕視。要改變習(xí)慣上的重臨床、輕管理，重業(yè)務(wù)、輕檔案的意識，要充分認(rèn)識到醫(yī)院電子檔案對醫(yī)院文化內(nèi)涵建設(shè)的作用，對自身歷史發(fā)展的價(jià)值、貢獻(xiàn)，以及在醫(yī)院管理工作中的重要性、必要性。

醫(yī)院電子檔案是信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化、信息化多種手段的廣泛應(yīng)用的結(jié)果，為醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)造了許多便利的條件，同時(shí)也提出諸多的挑戰(zhàn)。在新的數(shù)字環(huán)境下，面對新的信息需求，醫(yī)院電子檔案管理工作必須認(rèn)清面臨的問題，科學(xué)管理方法，強(qiáng)化服務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的改革與創(chuàng)新。

電子檔案是醫(yī)院檔案的新起點(diǎn)，要積極引進(jìn)電腦管理軟件，建立醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)和檢索系統(tǒng)，實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化、網(wǎng)絡(luò)化，及時(shí)、高效、準(zhǔn)確、動態(tài)地對檔案信息進(jìn)行處理、管理和利用，擴(kuò)大醫(yī)院檔案的信息量和利用價(jià)值。

2 醫(yī)院電子檔案管理的優(yōu)勢

1、相比于傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作存在立卷難和提供利用效率低下，查準(zhǔn)率不高的問題，醫(yī)院電子檔案減輕了檔案管理人員的勞動強(qiáng)度，提高了工作時(shí)效。現(xiàn)代化信息管理手段的利用，免除了立卷歸檔、檢索查找的繁難，提高了檢索速度，準(zhǔn)確率高。

2、傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案立卷方法常常遇到信息收集不齊或漏交歸檔時(shí)，補(bǔ)漏增缺，就得拆卷重做，重新排列，編檔、編抄、裝訂、修改填寫案卷封面，等等的問題，不但費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還使管理人員增添了許多麻煩。實(shí)行電子環(huán)境下信息管理后，不僅有利于文件和病案的補(bǔ)漏、增缺。醫(yī)院檔案按“件”整理，文件插入也十分方便。

3、傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據(jù)自己的理解來進(jìn)行操作，其對立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的制度很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)。以電子現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案管理，不僅有利于提高醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量，檔案人員又可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時(shí)間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用上，從而提高醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量和利用效率。

3 當(dāng)前醫(yī)院電子檔案存在的問題

1、目前，醫(yī)院考慮到成本問題，對電子檔案管理工作的支持力度不大，專項(xiàng)資金投入也不足，管理思想陳舊，沒有吸納新型檔案管理的模式，沒有建立全面的數(shù)據(jù)庫，沒有完善的信息管理系統(tǒng)，也沒有方便快捷的查詢系統(tǒng)，更談不上信息資源的開發(fā)利用。

2、受到傳統(tǒng)觀念影響，醫(yī)院檔案工作者常將管理性的文件資料列入日常檔案管理， 而對醫(yī)生和科研工作者個(gè)人自由獨(dú)立形成的學(xué)術(shù)著作、手稿等不夠重視，對醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)資料的收集、保存不夠重視，對購置的大型設(shè)備的資料收集不夠全面，往往把它們排斥在醫(yī)院檔案管理之外，致使相關(guān)的科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案比較缺乏，這是目前醫(yī)院檔案管理工作的薄弱環(huán)節(jié)。

醫(yī)院的電子文件存在諸多缺項(xiàng)問題。比如，我院的聲像檔案多形成于宣傳科，開展各項(xiàng)活動主要由宣傳科負(fù)責(zé)拍攝，沒有統(tǒng)一到檔案室里保管，醫(yī)院各科室有時(shí)也自行拍攝一些資料，比如臨床科室開展的新業(yè)務(wù)、新技術(shù)，護(hù)理部、醫(yī)務(wù)部等部門組織開展的一些活動等，其中不乏有保存價(jià)值的聲像資料。如果不及時(shí)了解醫(yī)院的信息情況，很容易遺漏這部份資料的歸檔。

電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案管理人員深入研究和探討的重要課題。

5、檔案管理人員需要提高素質(zhì)。目前，醫(yī)院熟練操作計(jì)算機(jī)的人員少， 檔案管理人員新技術(shù)知識貧乏，所以，加強(qiáng)檔案管理人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)亟待加強(qiáng)的工作。

4 醫(yī)院電子檔案管理的建議

醫(yī)院要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，建成數(shù)字檔案室，是一個(gè)漫長的過程，需要醫(yī)院全體人員的共同努力。在醫(yī)院檔案信息化進(jìn)程中，一是對檔案室現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，通過掃描縮微等手段，將文書、科研、設(shè)備、基建、音像、照片等轉(zhuǎn)換成電子文件；二是利用文檔處理軟件對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行規(guī)范整理，便于檢索利用；三是對醫(yī)院職能科室和業(yè)務(wù)科室提供網(wǎng)上利用平臺，搞好遠(yuǎn)程服務(wù)；四是采取數(shù)據(jù)備份，數(shù)據(jù)加密，設(shè)置防火墻等多種防護(hù)措施，防止網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊，防止信息失密，確保檔案信息安全；五是要對電子文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換升級，使其處于可用狀態(tài)，防止因技術(shù)升級而失去效用，造成資源損毀。六是雙管齊下，實(shí)行紙質(zhì)檔案與電子文檔"雙軌"并存。

醫(yī)院應(yīng)加大投入，充分利用計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用設(shè)計(jì)完善的軟件和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動化、現(xiàn)代化。由于電子文件具有分散性，醫(yī)院每個(gè)科室都有可能成為電子文件的形成者，因此必須建立醫(yī)院檔案管理員的制度，明確責(zé)任，防止重要資料的遺漏，在醫(yī)院各科室設(shè)立一名資料管理員，及時(shí)上報(bào)各科的電子文件資料。

更新思想觀念，確立新的管理理念。將電子文件從產(chǎn)生、辦理、歸檔、保管利用，到鑒定銷毀整個(gè)運(yùn)動周期實(shí)行文檔一體化管理模式。確保電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性，保證電子文件長久保存和有效利用。

總之，醫(yī)院電子檔案管理迫在眉睫，只有在完善軟硬件設(shè)備的基礎(chǔ)上，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，用創(chuàng)新開放的意識進(jìn)行檔案管理，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與檔案管理的結(jié)合，才能使醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的電子檔案管理工作更上一層樓，從而為社會與群眾提供更加高效的服務(wù)。