淺談如何加強行政執(zhí)法檔案管理

商浩　周爾錢　馮娟

檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。行政執(zhí)法檔案具體是指在實施行政許可、行政處罰、行政強制、行政檢查及其他行政執(zhí)法過程中形成的具有一定保存價值的各種文字、圖表、聲像和電子載體等形式的原始記錄。行政執(zhí)法檔案的管理嚴(yán)格與否直接影響到執(zhí)法行為資料以及原始文書資料的完整和安全，如何加強行政執(zhí)法檔案管理，筆者從組織領(lǐng)導(dǎo)、設(shè)施配備、流程規(guī)范、管理考核等方面談幾點看法。

1 加強檔案組織領(lǐng)導(dǎo)，明確人員職責(zé)

檔案工作涉及面廣，系統(tǒng)性強，隨著改革的不斷深化，對執(zhí)法檔案工作的要求也越來越高，行政執(zhí)法檔案作為一類具有一定法律效力的資料，是追究法律責(zé)任、實施處罰的先導(dǎo)，不管從執(zhí)行上、保管上、應(yīng)用上都有嚴(yán)格的規(guī)定，行政執(zhí)法檔案的規(guī)范管理將成為執(zhí)法工作中的基石，因此，要切實加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，落實制度，各司其責(zé)，健全檔案執(zhí)法監(jiān)督，強化執(zhí)法職能，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策、生產(chǎn)經(jīng)營工作服務(wù)，使檔案工作逐步走向規(guī)范化、常態(tài)化、有效化、科學(xué)化發(fā)展。

行政執(zhí)法檔案要求原則性強、真實性強、專業(yè)性強、保密性強，這“四強”就決定了參與行政執(zhí)法檔案工作的人員要熟知各類法律法規(guī)知識，遵紀(jì)守法，并具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。首先，要配備具備較高政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的檔案領(lǐng)導(dǎo)班子，成立由單位主要領(lǐng)導(dǎo)牽頭，分管領(lǐng)導(dǎo)靠上抓，各職能部門親自抓的行政執(zhí)法檔案管理組織機構(gòu)，把檔案管理工作擺上重要議事日程，并鼓勵和選拔優(yōu)秀人才參與檔案管理工作，不斷提升檔案領(lǐng)導(dǎo)隊伍的整體素質(zhì)。其次，要加大對檔案人員的培訓(xùn)力度，制定年度專題培訓(xùn)計劃，重點學(xué)習(xí)《檔案法》及各類行政執(zhí)法法律法規(guī)，結(jié)合借鑒檔案管理先進單位的經(jīng)驗，不斷向公安、工商、質(zhì)檢等行政執(zhí)法工作比較成熟的行業(yè)學(xué)習(xí)，嚴(yán)格執(zhí)法檔案的收集、整理、鑒定工作，通過分析具體案例、座談交流等方式，提高檔案人員統(tǒng)籌規(guī)劃和應(yīng)變能力，真正做到依法建檔、依法治檔、依法管檔。

2 加強檔案設(shè)施配備，確保環(huán)境安全

行政執(zhí)法檔案因為具有一定的法律性、原則性、連續(xù)性和保密性，需要配備完善且安全的硬件設(shè)施、軟件設(shè)施和信息化基礎(chǔ)設(shè)施。

硬件設(shè)施。有單獨的行政執(zhí)法檔案室，配備具有防磁化、防碰撞、安全穩(wěn)固的檔案櫥、文件柜及檔案密集架，分類、有序、整齊地進行排列，并配備齊全的安全防護設(shè)施和一次性鞋套等衛(wèi)生設(shè)施，由專職檔案人員管理，每月至少進行一次檔案室檢查、清理工作，隨時做好檔案室的防火、防盜、防蟲、防霉變、防高溫等工作，密切關(guān)注檔案室溫濕度變化，定期對各類設(shè)施進行維護保養(yǎng)，做好行政執(zhí)法檔案的保衛(wèi)、保管、保密、保潔工作，提高安全防范能力。

軟件設(shè)施。行政執(zhí)法檔案室要建立《行政執(zhí)法檔案室管理制度》、《行政執(zhí)法檔案管理辦法》、《行政執(zhí)法檔案出入庫規(guī)定》、《行政執(zhí)法檔案借閱登記制度》、《行政執(zhí)法檔案銷毀制度》等與檔案管理相配套的規(guī)章制度，要求制度上墻，并嚴(yán)格遵守。設(shè)立行政執(zhí)法檔案室借閱登記臺、監(jiān)督臺等機構(gòu)，為檔案入室、管理、借閱、歸還提供便利。

信息化基礎(chǔ)設(shè)施。隨著行政執(zhí)法檔案信息量的劇增，傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案資料已不能滿足當(dāng)今社會對檔案傳遞與查找的需要，這就要求檔案管理人員必須充分利用信息化資源，對檔案進行全方位、多功能、多層次的現(xiàn)代化管理，充分利用多媒體功能，在確保檔案信息安全的前提下，通過磁盤存儲、高拍儀掃描、光盤備份、局域網(wǎng)傳輸、觸摸屏查詢等方式，多媒介存儲，多方位查詢，切實做到行政執(zhí)法檔案的原始資料完整化、電子載體清晰化、檢索利用便捷化、保管價值最大化。

3 加強檔案流程規(guī)范，提升過程控制

嚴(yán)格執(zhí)行行政執(zhí)法檔案管理流程，從操作過程上控制到位。對行政執(zhí)法單位在執(zhí)法過程中形成的重要檔案，以及日常執(zhí)法檢查工作中形成的一般檔案進行收集、整理、立卷、歸檔、保管，豐富檔案類別，有針對性地對聲音、影像、實物檔案進行規(guī)范化管理。

行政執(zhí)法檔案主要對行政許可、行政處罰、行政強制、行政檢查以及其他行政執(zhí)法活動進行記錄歸檔，涉及秘密事項的應(yīng)當(dāng)確定密級并保密。行政執(zhí)法檔案由行政執(zhí)法單位在結(jié)案后兩個月內(nèi)歸檔，裝訂歸檔時要一案一卷，一卷一號，如果涉及國家機密、商業(yè)機密及個人隱私的，可以單獨設(shè)立副卷，歸檔為兩卷。卷內(nèi)資料應(yīng)當(dāng)制作目錄，放在資料首頁，去掉金屬物，破損修補完整，并用阿拉伯?dāng)?shù)字在卷內(nèi)資料右上角編寫頁碼，聲音及影像資料也應(yīng)在儲存介質(zhì)上逐件編號，單獨存放，并單獨造冊登記。行政執(zhí)法檔案封皮應(yīng)用碳素筆或藍(lán)黑墨水書寫或電腦打印，簡明扼要，能反映卷內(nèi)資料內(nèi)容。根據(jù)檔案保管年限分門別類進行保管，涉及重大影響以及向司法機關(guān)移送的檔案要永久保存、妥善保管。檔案歸檔后需要借閱的，應(yīng)當(dāng)填寫《檔案查閱登記簿》，辦理借閱手續(xù)，借閱結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)及時歸還，不得涂改和標(biāo)記。對超出保管期限且無保存價值的行政執(zhí)法檔案，應(yīng)當(dāng)由鑒定小組提出具體意見，填寫行政執(zhí)法檔案銷毀清冊，經(jīng)單位主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由至少兩人在指定地點銷毀，并在銷毀清冊上簽名備案，確保檔案安全。

4 加強檔案管理考核，健全督導(dǎo)機制

建立健全完善的行政執(zhí)法監(jiān)督法律體系，制定操作性強的法律規(guī)章和相關(guān)監(jiān)督條例，加強內(nèi)部監(jiān)督與外部檢查相結(jié)合的制約機制，強化督導(dǎo)功能，成立行政執(zhí)法檔案考評小組，定期對檔案管理工作進行考核評比，從而引起職能部門及檔案管理人員的高度重視，加大對行政執(zhí)法檔案依法管理工作的促進，確保行政執(zhí)法檔案的安全有效。

目前，雖然檔案的法律法規(guī)不斷出臺，不斷得到完善，但是總體來說不夠細(xì)化，相對較粗糙，如：《檔案法實施辦法》第二十八條規(guī)定罰款數(shù)額對單位為1萬元至10萬元，對個人為500元至5000元，這個罰款范圍、幅度都比較大。由于自由裁量權(quán)過大，不利于執(zhí)法人員準(zhǔn)確把握。應(yīng)進行細(xì)化，縮小彈性，既方便執(zhí)法人員操作，也能有效地遏制說情風(fēng)，杜絕腐敗。只有不斷完善檔案法律法規(guī)，檔案執(zhí)法人員才能更為有效地按照法定權(quán)限和程序行使職權(quán)、履行職責(zé)。達(dá)到依法治檔的立法宗旨和立法目的。

完善行政執(zhí)法檔案內(nèi)部考評制度，嚴(yán)格執(zhí)行各類管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范執(zhí)法檔案，專人專室保管，定期組織行政執(zhí)法案卷評查會議及檔案室安全檢查，由行政執(zhí)法檔案考評小組具體進行監(jiān)督考核，強化檔案管理制度的貫徹落實，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，找準(zhǔn)優(yōu)勢和劣勢，對于在檔案考評中表現(xiàn)突出、責(zé)任心強、有創(chuàng)新意識的檔案管理人員實行表彰獎勵，對發(fā)生損毀、丟失、涂改、偽造或擅自出售、泄密等重大不規(guī)范問題實行“一票否決”制，旨在提升檔案人員積極性，進一步規(guī)范檔案操作流程，提升檔案質(zhì)量。

建立外部監(jiān)督制約機制，協(xié)同司法、監(jiān)察及檔案行政管理部門等外部行政執(zhí)法監(jiān)督部門，對行政執(zhí)法檔案工作進行指導(dǎo)和專業(yè)性檢查，加大督導(dǎo)考核力度，努力將不規(guī)范行為消滅在萌芽狀態(tài)，從而促進行政執(zhí)法檔案工作管理有效，常態(tài)發(fā)展。