目標(biāo)管理法在檔案管理中的應(yīng)用初探

汪江

摘 要：本文通過(guò)對(duì)檔案管理的工作特點(diǎn)和目標(biāo)管理法的具體涵義進(jìn)行分析，闡明將目標(biāo)管理法應(yīng)用于檔案管理的工作中是一種很好的選擇，能提高檔案管理水平。并且就目標(biāo)管理法在檔案管理中的具體應(yīng)用進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：目標(biāo)管理法；檔案管理；應(yīng)用

1 檔案管理的工作特點(diǎn)

檔案管理是指檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的一項(xiàng)工作，其工作有著原則性、保密性、安全性、系統(tǒng)性、創(chuàng)新性等特點(diǎn)，具體體現(xiàn)為：原則性：機(jī)構(gòu)或者個(gè)人要查閱、使用檔案，需要經(jīng)過(guò)一定的程序，獲得批準(zhǔn)才行。保密性：檔案管理應(yīng)十分注重保密性，防止一些重要的檔案流出，造成不必要的損失。安全性：按照標(biāo)準(zhǔn)要求對(duì)檔案進(jìn)行管理，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案安全。系統(tǒng)性：要對(duì)檔案的搜集、整理、保存、統(tǒng)計(jì)、更新、使用等工作進(jìn)行系統(tǒng)性管理。創(chuàng)新性：對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)創(chuàng)新。

2 當(dāng)前檔案管理工作的不足

當(dāng)前對(duì)檔案管理工作不足主要有兩方面。首先，管理者思想上重視程度不夠。具體表現(xiàn)為組織很少為檔案員綜合素質(zhì)的提升提供平臺(tái)。檔案工作的特點(diǎn)決定了管理人員要具有一定的政治素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)等，尤其是政治素質(zhì)，只有政治素質(zhì)過(guò)硬的員工才能做好保密性和原則性強(qiáng)的檔案管理工作。組織應(yīng)當(dāng)為成員的綜合素質(zhì)的提升創(chuàng)設(shè)條件。其次，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)滿足不了現(xiàn)代檔案管理的要求，在管理中應(yīng)該不斷創(chuàng)新，將新的管理方法應(yīng)用于實(shí)際的檔案管理中。

3 目標(biāo)管理法的涵義

目標(biāo)管理法又稱為成果管理法.是美國(guó)管理大師彼得·德魯克在其所著的<管理學(xué)實(shí)踐）一書(shū)中提出的重要管理思想。目標(biāo)管理法是以制定和實(shí)現(xiàn)目標(biāo)為中心.由組織的員工共同參與制定具體的、可行的且能客觀衡量績(jī)效的目標(biāo)。在工作中進(jìn)行自我控制.努力實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)的一種現(xiàn)代管理方法。目標(biāo)管理法采用行為科學(xué)的理論以及人性化的參與方式.由組織高層管理者與下級(jí)共同商議組織的目標(biāo)。并將其具體化。細(xì)分到組織的各個(gè)部門(mén)、層次和成員。將目標(biāo)與組織的各個(gè)部門(mén)、層次和成員的責(zé)任和成果相聯(lián)系.組織的高層管理者激勵(lì)下屬去自主地實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。高層管理者則注重結(jié)果及評(píng)價(jià)。從而使組織能夠有效運(yùn)行。

目標(biāo)管理法具有如下特點(diǎn)：

（1）參與。由組織的員工共同參與制定具體的、可行的且能客觀衡量績(jī)效的目標(biāo)。

（2）授權(quán)。管理人員將權(quán)力下放，員工在完成自己工作時(shí)。也有一定的自主權(quán)。

（3）自控。組織的高層管理者激勵(lì)下屬去自主地實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。下屬在實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的過(guò)程中以自我管理自我控制為主.

（4）同評(píng)。組織的上級(jí)和下級(jí)共同對(duì)下級(jí)的工作成果進(jìn)行評(píng)價(jià)。

4 目標(biāo)管理法在檔案管理中的應(yīng)用

檔案管理工作性質(zhì)很單一，目標(biāo)十分明確，有利于考核目標(biāo)的實(shí)施，并且外部環(huán)境對(duì)目標(biāo)管理的影響不大，目標(biāo)的設(shè)定沒(méi)有必要適應(yīng)環(huán)境的變化，這些特點(diǎn)決定了目標(biāo)管理法在檔案管理中的適用性，檔案機(jī)構(gòu)管理者采取目標(biāo)管理法是一項(xiàng)很好的措施。目標(biāo)管理的參與性特點(diǎn)，讓檔案管理員可以參與工作目標(biāo)的制定.可以讓管理員更深刻地認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，以及其對(duì)保密性和原則性的要求，明確自己的重要職責(zé)。目標(biāo)管理的授權(quán)性特點(diǎn)則能進(jìn)一步激發(fā)管理員工作的積極性和主動(dòng)性。目標(biāo)管理的自控自管和同評(píng)的特點(diǎn)，讓管理員在被高度信任的情景下努力工作.同時(shí)提升自己綜合素質(zhì)。

目標(biāo)管理法的具體實(shí)施方法可以為三個(gè)步驟：

（一）、制定目標(biāo)。

1、是對(duì)目標(biāo)體系進(jìn)行建立。在對(duì)目標(biāo)管理法進(jìn)行采用的過(guò)程中，注意運(yùn)用科學(xué)的程序?qū)n案管理員的總目標(biāo)進(jìn)行制定，并且將制定好的目標(biāo)進(jìn)行細(xì)致分解使其具體的落實(shí)到每一個(gè)管理員的身上，與其相關(guān)的目標(biāo)緊緊相連。在這其間，要注意使每個(gè)目標(biāo)之間具有一定的協(xié)調(diào)性，從而使目標(biāo)體系得到完整的建立；

2、是對(duì)相對(duì)嚴(yán)格的目標(biāo)責(zé)任制進(jìn)行建立。在目標(biāo)管理法運(yùn)行的過(guò)程中，將總目標(biāo)進(jìn)行細(xì)致劃分，把目標(biāo)具體落實(shí)到每個(gè)管理員的身上。

（二）、實(shí)施目標(biāo)。

1、是注意權(quán)限的下放以及自我控制，在對(duì)目標(biāo)進(jìn)行實(shí)施的過(guò)程中，相關(guān)的高層管理者要注意權(quán)限的下放，對(duì)管理員工進(jìn)行充分的授權(quán)，使其擁有能夠?qū)δ繕?biāo)進(jìn)行完成的必要權(quán)力；另外還要對(duì)員工給予充分的信任，在目標(biāo)是實(shí)施方法以及實(shí)施途徑上不做過(guò)多干預(yù)，讓員工自行選擇；

2、是注意實(shí)施過(guò)程中的控制和檢查，在對(duì)工作進(jìn)行檢查時(shí)，一般會(huì)使用相關(guān)管理員的自查報(bào)告以及上級(jí)指導(dǎo)巡視的方法進(jìn)行結(jié)合使用。其中，在對(duì)其實(shí)施過(guò)程進(jìn)行檢查的前提下，還要注意對(duì)實(shí)施目標(biāo)中存在的問(wèn)題以及其相關(guān)的進(jìn)展情況進(jìn)行反映，比較目標(biāo)的實(shí)際值以及期望值，對(duì)目標(biāo)的具體實(shí)施進(jìn)行動(dòng)態(tài)控制。

（三）、評(píng)價(jià)目標(biāo)的成果。

在檔案管理員完成目標(biāo)后，管理者要按照目標(biāo)完成評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，針對(duì)其目標(biāo)成果評(píng)價(jià)的方式主要是采用上級(jí)評(píng)價(jià)和自我評(píng)價(jià)兩者想結(jié)合的方式進(jìn)行的，通過(guò)兩者的共同評(píng)價(jià)得出相應(yīng)的結(jié)果。在評(píng)價(jià)的過(guò)程中，目標(biāo)成果評(píng)價(jià)有3個(gè)基本指標(biāo)：“達(dá)到程度”、“復(fù)雜困難程度”、“努力程度”。

綜上所述，檔案管理工作很重要，檔案管理工作目標(biāo)相對(duì)比較明確，工作環(huán)境具有一定的單一性，其考核目標(biāo)設(shè)置相對(duì)容易。目標(biāo)管理法作為一種現(xiàn)代化管理方式，是以目標(biāo)的制定以及實(shí)現(xiàn)為中心進(jìn)行運(yùn)行開(kāi)展的，其在開(kāi)展的過(guò)程中，是由相關(guān)的員工對(duì)可行的、客觀的、可以客觀衡量績(jī)效以及具體的目標(biāo)進(jìn)行共同制定，然后在具體的工作中對(duì)自我進(jìn)行控制，對(duì)自身制定的目標(biāo)努力實(shí)現(xiàn)。因此，將目標(biāo)管理法應(yīng)用于檔案管理的工作中是一種很好的選擇，能提高檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1]黃茜.目標(biāo)管理法在圖書(shū)分編中的應(yīng)用分析[J].科教導(dǎo)刊（電子版），2013（21）.

[2]劉方方.淺議目標(biāo)管理法在圖書(shū)分編的應(yīng)用[J].北方文學(xué)，2012（6）.信息化，2013，15（2）：194-195.

[3]俞俊毅.基于目標(biāo)管理的高校教師績(jī)效管理體系研究[D].浙江工業(yè)大學(xué)，2012，23（10）：137-148.

[4]邢艷波.談目標(biāo)管理法在檔案管理員管理中的應(yīng)用[J].中國(guó)管理