淺談檔案管理工作的信息化建設

摘 要：當今世界經濟發展的一個重要特征就是信息化，并且這樣的發展趨勢越來越明顯。這就給檔案工作提出了新的信息化建設的要求，這是新的機遇也是巨大的挑戰。本文從多個方面來論證了檔案工作中的信息化建設的重要性、存在的問題，最后從比較實操的角度提出了建設方法和措施。

關鍵詞：檔案管理；信息化

在當今全球信息化發展的大潮流下，檔案工作也不能回避這樣的科技發展趨勢，需要積極調整工作方向，努力朝著信息化發展的方向進步。這就需要從數字化、信息化等方面來保證檔案信息的準確、安全、有效，這樣才會提高安安工作的效果。因為在信息化時代，檔案工作已經在硬件上具有了進行信息化工作的條件，比如非常便利的傳真、電腦、物聯網等等。所有，本文是站在世界信息化發展的趨勢的角度上來分析檔案工作的信息化建設這一關鍵議題的。

1 檔案管理信息化的必要性

1.1 檔案管理信息化的內容

檔案管理的信息化建設的內容很豐富，它會利用到計算機和互聯網的技術，通過使用信息系統對檔案信息進行加工和整理，并通過計算機網絡來完成檔案信息的輸送，從而實現檔案信息資源的開發和配置，也實現檔案信息資源的共享。所以，從這個角度來看，檔案工作的平臺是離不開信息化的，其核心構成必須要以信息化為基礎。檔案管理信息化的內容，一方面包括檔案信息資源的建設，也就是說對檔案信息本體進行規范化、標準化的建設，在這個過程中需要通過數字化和網絡化的技術手段建立起來；另外一個方面，還需要做好檔案基礎平臺建設，也就是說檔案網絡渠道和系統的建設，這是檔案管理信息共享技術的技術平臺，在這個技術平臺上實現檔案管理工作的信息化的有效推進。

1.2 檔案管理信息化的優點

因為正是具有如此多的優點，檔案管理信息化才變得如此重要。一般來說，檔案管理信息化的優點主要表現在：促進了傳統檔案工作的流程和質量控制，改變了被動保存為主動利用為主；信息化比傳統的紙質管理更加便利化、更加好存儲、更加好整理、更加好加工、突破時間和空間的限制等等；信息化的檔案信息查閱更加方便，不需要復雜的的手續，也不需要實地查看，在網絡上完全可以搞定。

2 檔案管理信息化建設的現狀

雖然信息化是當前世界發展的一個潮流，很多的檔案管理工作人員也認識到信息化建設的重要性，但是在實際的過程中，還存在很多不足，存在的問題也很多。

2.1 檔案管理信息化覆蓋范圍不廣

放眼當前社會現實，電子商務發展很迅速，電子文件更多，但對它們的歸檔和保存就面臨一個棘手的問題。因為很多企業只是對紙質文件進行歸檔，但對電子文件沒做歸檔工作，這就給檔案信息化建設提出了難題。另外，這也給檔案管理提出了安全性難題，因為我們的系統大部分都是國外的，這些核心技術缺乏安全性，如果做好檔案信息的歸檔，就會給信息安全重大事故。

2.2 檔案管理信息化技術不夠

如果沒信息技術的發展，檔案管理的信息化就無從談起，所以信息技術仍然是非常重要的。但事實是，我們國家的檔案信息化工作的技術還是比較落后的，此外，一些不安全的網絡技術因素諸如黑客、病毒等會促使信息化技術面臨巨大的難題，也影響到了檔案信息化技術的采用。

2.3 檔案管理信息化時效性不高

檔案管理工作部門沒有先進的信息化經驗借鑒，也沒有相關的技術指導。在信息化建設過程中，不能夠全面地認識到信息化的作用，開展工作往往是傾向于保存，忽視了利用，基本上是把一些以前的紙質檔案變為電子檔案，沒有檔案信息化建設的規范和標準，這些都阻礙了檔案管理工作信息化的發展。

2.4 檔案管理信息化專業人才缺失

檔案管理信息化建設面臨的另一大難題，就是缺少專業檔案信息化人才。檔案管理信息化工作專業性很強，不僅需要精通檔案管理的經驗，還需要熟悉計算機技術、網絡技術。遺憾的是，很多單位重業務重發展，對不直接產生經濟效益的檔案部門不重視，目前的檔案管理工作很少能找到具有上述條件的人才，管理人員不是缺少技術就是沒有經驗。

3 加強檔案管理信息化的對策

檔案信息化是提高檔案工作水平的重要途徑，特別對加強檔案的利用具有重要的作用，是企業檔案工作應對當前形勢，破解工作難題的一把利器。檔案工作如不走向信息化，將嚴重拖住企業發展的后腿。針對上述問題，擬提出以下措施加強檔案管理信息化建設。

3.1 做好檔案信息化規劃，科學實施檔案管理信息系統

企業要把檔案信息化和數字檔案館室建設納入本單位信息化建設整體規劃，統一部署、同步實施，從人力、財力、物力上統籌安排，確保檔案信息化與企業信息化協調發展。運用科學的方法做好檔案管理信息系統的需求設計、開發、安裝、調試、切換等工作，實施過程中充分兼顧當前需要和未來發展趨勢，既要有利于提高檔案管理效率，又要有利于檔案信息長期保存和安全保密。加強檔案管理信息系統運行維護工作，企業可以根據自身特點建立適合檔案管理信息系統特點的功能和數據運維機制，做好檔案管理信息系統備份，保證檔案管理信息系統安全、順暢地運用。

3.2 加大檔案信息化的利用，大力促進資源共享

當前許多企業正在把一些紙質檔案轉換為電子檔案，進行二次儲存，以便于檔案信息的查詢和使用。但是受到電子文件的連續性因素，一些檔案需要擴建和補充，同時為了保障檔案信息化的利用功能，把檔案信息資源可以統一進行管理和定性，相互之間制訂出統一標準，把檔案分門別類，方便日后資料查詢。此外，為了更好地利用檔案資源，對于檔案資料的查詢開發有效的信息檢索工具，提供深層次、高質量的檔案信息產品，不斷挖掘檔案的價值，努力把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“思想庫、知識庫”，更好地為企業管理、發展服務。另外要統籌協調，充分利用已有的信息傳輸網絡和平臺，積極推進企業所屬單位檔案信息資源共享，支持把可公開的各類檔案信息上傳至本企業網絡，建立檢索利用中心或目錄中心，開展遠程利用，使檔案利用突破時間和空間限制，最大限度地實現共享，實現對企業的“業務全滲透、結果全記載、過程全監管、數據大服務”，從而成為企業管理的有力工具和有效手段。

3.3 加強檔案管理信息化人才培養

檔案信息資源的開發，從資源的形成、積累、貯存、管理到開發利用，是一個涉及面很寬極為復雜的系統工程，要使這個系統具備良好的服務功能，保證創造最佳的社會效益與經濟效益，關鍵是要培養一批既懂檔案業務又具有網絡技 術知識的復合型人才。“萬事人為本”，檔案管理人員要有良好的信息觀念，在從事檔案工作實踐中應具備對檔案信息的收集、理解、分析、處理的能力，不斷提高計算機技術、網絡信息 安全技術及外語能力，還要善于開發新型檔案信息資源，及時、準確、全面地為檔案的利用提供服務，這樣才能保證檔案信息的安全開發利用。另外，檔案部門應加強教育培訓工作，培訓內容要緊跟信息時代的需求，與時俱進，開拓創新。

3.4 加強檔案管理安全控制

檔案信息管理應建立健全人防、物防、技防三位一體的檔案安全防范體系，做到萬無一失，保證絕對安全，因此應該做到以下5個方面：①對于檔案和資料設置一定的權限，用戶沒有相應的權限不能訪問和查詢；②設置內部網絡和外面網絡，內部人員使用內部網絡，外來人員使用外面網絡，不可以直接獲取到資源，只可以進行查詢；③建立防火墻，防止病毒事件發生，定期進行信息網絡殺毒；④定期對檔案電子資源進行備份，防止出現機器損壞事故，造成檔案丟失；⑤重要檔案實行異地、異質備份保管，確保黨和國家重要檔案絕對安全。

3.5 加大資金的投入

企業要把檔案管理信息化所需的設施建設納入基礎設施建設項目，統籌規劃，統一建設。要科學合理核定檔案工作經費，將檔案部門在文件收集、鑒定、整理、保管、搶救保護、安全保密、數字化、現代化管理、提供利用、編纂、陳列展覽及設備購置和維護等方面的經費列入總部預算。

4 結束語

檔案信息化建設是一項長期、艱巨的戰略任務，在檔案信息化建設的過程中，必須始終把依靠科教振興檔案事業戰略放在十分突出的位置，全面提高檔案科技創新能力，不斷加大檔案教育工作的力度，培養和造就一大批掌握現代科學技術知識的復合型檔案人才和各類專門人才，以應對信息技術迅猛發展對檔案工作提出的挑戰，提高檔案管理現代化水平，實現檔案事業的持續發展。

參考文獻

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作者簡介

曾曉玲（1964—），女，漢，湖北遠安人，大專，研究員，從事財務與基金監督工作。