民政檔案管理要點和方法分析

盧瑾

摘 要：民政部門的管理工作和該部門的性質有很大的關系，很多管理工作的開展都是為了實現廣大人民的利益，隨著時間的不斷推移，民政部的檔案越來越多，這就對其管理工作提出了更高的要求。

關鍵詞：民政檔案管理；要點；方法

1.民政檔案管理的要點

1.1 有序開展基礎性工作

民政檔案工作一直伴隨著民政部門的發展而發展，從民政部門設立開始，民政檔案就記載了很多方面的內容，文書和專業是其中最主要的內容，除此之外，聲像、實物和電子都是檔案保存的重要形式，這些檔案能夠為政府部門的工作提供豐富的資料，在這種資料的基礎上，民政部門的發展會有更充足的動力。民政部門的工作涉及的范圍越來越廣，而且工作內容的形式都存在很大的差異，所以檔案工作人員在處理信息方面的難度也提高了，完成這種基礎性的工作需要在多方面加以注意，比如說資料的真實性，而且工作人員在收集的過程中還要準確地記錄，這樣才能保證檔案的資料能夠有很強的還原性，管理檔案的基礎性工作包括很多環節，其中資料的收集只是初級的步驟，完成資料的收集后還要做好歸檔工作，這就需要工作人員要仔細研究收集而來的資料，根據一定的標準進行分類，選擇有保存價值的資料進行歸檔，這樣才能使檔案整理工作能夠發揮應有的作用。檔案的完整性也需要注意，內容的完整性只是其中一個方面，資料形式的多樣性也是保證檔案完整性的重要內容，電子聲像資料的保存和普通的文檔資料的保存有很大的差異，因此在接收的時候要多加注意。

1.2 相關的管理制度要不斷完善

檔案工作的順利進行需要相關的制度來保障，民政部門很多方面的工作在不斷更新，其中檔案管理工作也在不斷完善，制度的建設和完善需要加強學習，我國檔案部門在具體的規定上有很多值得學習的地方，而且制度的完善離不開上級的監督。在建立檔案管理制度時要注意多個角度地規定相關的內容，比如說保密制度和歸檔制度就要作為不同層次的制度來學習，民政部門的檔案管理制度雖然建立已久，但是并沒有得到很好地實施，很多檔案工作者并沒有按照規則來完成工作任務，這種現狀影響了檔案本身的科學性，因此管理人員可以把績效考核制納入到民政考核中去，這樣才會使已建立的制度發揮更大的效果。

1.3 提高數字化管理水平

民政部門的工作方式在不斷更新，這主要是受到現代化科學技術的影響，檔案管理工作作為民政工作中的重要內容也發生了很大的變化，這些變化體現在檔案管理工作的很多環節，比如說在收集信息方面，收集的手段更加先進，在保存檔案這個環節，也增加了電子版。數字化的檔案管理能夠將不同地區的民政部門的檔案管理工作納入到一個體系中去，這主要是借助互聯網的作用，而且數字化的檔案管理將會提高部門的工作效率。雖然數字化的檔案管理在很多方面發生了改變，但是這項工作的服務宗旨并沒有變，服務大眾仍然得到充分的體現，比如說系統化的資料可以方便群眾網上查閱，網絡技術可以為資料的公開化提供支持。網絡上儲存資料有很多優勢，其中儲存量就是一個重要的方面，但是在進行數字化管理的同時也不能完全放棄原有的管理方式，紙質保存對于一些高價值的文獻來說是很必要的，因為數字化管理存在很大的風險，一旦在技術上出現問題，文獻的安全性就會受到嚴重的威脅，因此做好電子保存的同時，對于一些重要性更高的資料也要保存一份手工文檔，這樣才能使現代化的檔案管理能夠有更好的保障。

1.4 在多方面加大投入

檔案管理工作的完善需要適當的投入，傳統的人工式管理已經很難滿足現代化的需求，檔案不同于其他的物質，它的完好無損和長時間的保存都相關的設施提出了更高的要求，檔案關系到部門的機密要件，因此防盜工作要做好，民政部門要做好相關的安全工作，檔案的安全工作包括很多方面，檔案很容易受到火、水和潮氣的影響，這就對檔案所在的環境要有這方面的功能，保存的設備也要有這方面的性能，這些都對檔案管理的硬件設施提出了更高的要求。檔案管理工作主要靠相關的工作人員來實施，因此民政部門要選擇優秀的人才來勝任這個崗位的工作，同時也要提供更多學習的機會，這樣檔案的管理工作才會發揮更大的作用。

2.民政檔案管理的方法分析

2.1 管理機制的完善需要改變原有觀念

轉變民政部門檔案管理工作的觀念是時代的要求，檔案管理工作不只是為了方便查閱資料而設立的，它的工作職能會隨著民政部門的變化而變化，檔案管理工作機制的完善能夠使其發揮更大的作用，民政部門的領導在做決策時要充分考慮到本部門的檔案工作。在新的形勢下，數字化的檔案管理使網上查詢資料成為可能，因此檔案工作人員也要轉變借閱式的資料利用模式。民政部門開展的各項工作主要是為了服務廣大群眾，因此檔案管理人員也要樹立服務的意識，在工作方法方面做出相應的調整，這樣才能使管理的內容更好地為整個民政部門服務。

2.2 提高管理隊伍的知識水平

檔案管理隊伍的整體素質對部門的工作效率有很大的影響，檔案工作比較繁瑣，需要經過很多環節才能完成，在所有的信息中發現有價值的內容需要工作人員要有較強的專業知識，這樣才能使檔案資料更好地為領導層的決策服務。保證檔案管理人員的整體素質需要在引進人才的環節加以注意，而且在工作中很容易遇到新的問題，這些問題是很難運用已有的知識來解決的，檔案工作的不斷更新也對管理人員的素質提出了更高的要求，因此民政部門要做好培訓工作，在工作期間外出學習可以把先進的管理理念和方式快速地運用到工作實際中去，同時在新型理念的刺激下，管理人員會主動總結自己的工作經驗，從而有利于發現管理問題和改善管理現狀。

2.3 加強信息化程度

檔案工作的完善需要利用信息化的發展趨勢，而信息化水平的提高有利于民政部門提高服務質量，檔案部門要利用信息技術建立檔案信息系統，這對于廣大群眾和部門工作都有很大的影響，社會群眾能夠更方便獲取相關的信息，而且能夠及時了解這些信息，對于檔案部門來說也是一個很大的進步，工作人員可以通過系統化的信息提高工作效率。對檔案進行數字化管理能夠改變文書檔案的保存形式，將一些資料錄入電子系統可以實現管理的一體化，這為今后資料的查閱提供了很大的便利。

2.4 加強法制建設

檔案工作的開展要按照國家規定的法律進行，這就對工作人員的法律意識提出了更高的要求，檔案管理工作的重要性也要求這些工作要加強法制建設，比如說檔案的相關工作人員對于機密性的文件要做好保密工作，他們要認識到哪些類型的檔案是受法律保護的，因此整個檔案管理部門要組織所有的工作人員學習相關的法律法規，這樣才能使工作人員的行為符合法律的要求，工作人員在做決策的時候不能隨意進行，而是要依法進行。法制建設工作需要長期開展，而且還要多部門的配合，這樣才能使法制建設工作發揮更大的作用。檔案部門在開展相關法制工作的時候要遵循一定的原則，這樣才能保證工作人員工作的合法性，同時這也是他們法制素質的重要體現。

3.結語

民政事業的發展離不開檔案管理工作，因此在開展檔案工作過程中要重視管理方法的作用，在保證資料真實性的前提下還要不斷創新，這樣才能使檔案管理工作能夠滿足時代發展的要求。

參考文獻

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