關于疾病預防控制中心檔案管理問題的研究

喬澤紅

摘 要：疾病預防控制中心作為國家行政機關，其承擔著廣大民眾疾病的預防工作，在疾病預防控制中心工作開展過程中，由于需要對各種疾病進行監測、分析和防治，這就需要大量的檔案資料支持，所以需要強化檔案管理工作，這樣才能確保疾控中心日常工作的正常開展。特別是檔案資料中大量的歷史資料，會對疾控中心對各類疾病的研究提供重要的數據參考，有利于疾控中心疾病防治工作的順利開展。文中對疾病控制中心檔案管理工作中存在的問題進行了分析，并進一步對提高疾病控制中心檔案管理水平的具體措施進行了闡述。

關鍵詞：疾病預防控制中心；檔案管理；問題；措施

疾控中心作為疾病預防和控制部門，其檔案不僅種類和內容較多，而且范圍也較廣，具有不可復得性。做好疾控中心檔案管理工作，可能有效的確保檔案利用率的提高，而且能夠更好的推動疾病監控、分析和防治等工作順利開展。當前我國各地疾控中心在檔案管理工作還沒有統一的管理標準和方法，而且檔案組織結構也不完善，檔案呈分散狀態。部分疾控中心雖然也進行了檔案管理，但檔案管理效率較低，檔案資料存在著丟失和破損情況，導致檔案利用率較低。所以需要加強疾控中心檔案管理工作，這不僅有利于更好的實現對各種疾病的有效防治，確保人民群眾的身體健康，而且能夠為預測疫情和流行病研究提供必要的依據，對保障公共衛生安全具有極為重要的意義。

1 疾病控制中心檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案收集的范圍較窄

當前疾病預防控制中心的檔案大致名手文書檔案、業務檔案、會計檔案、設備檔案、聲像檔案及實物檔案等幾種，檔案種類較多，但疾控中心檔案收集過程中，其還僅僅局限于文書檔案的收、發文件上，而對于業務檔案的收集工作較為忽視。而且在檔案管理工作中，基層檔案管理人員不能與業務科室進行有效的銜接，這就導致所收集的檔案不僅數量較少，而且內容缺乏全面性和系統性。

1.2 歸檔材料不完整

檔案的完整性會對檔案的利用效果和利用價值產生直接的影響，所以需要確保歸檔案材料的完整性。由于疾病控制中心科室較多，而且各個科室都具有不同的職能，這就導致在各科室在實際工作中所產生的文件數量也具有一定的差異性。而且各科室通常會將具有較高價值的材料自行進行保管，給檔案管理人員收集工作帶來較大的難度，導致檔案缺乏完整性和系統性。而且在歸檔工作中，一些具有價值的科技檔案往往不進啎存檔，而在收集過程中更重視對文件檔案的保存，但卻沒有將一些附件進行歸檔，附件作為文件的核心內容，缺少附件文件歸檔也失去了意義。而且在歸檔工作中，部分檔案管理工作員由于缺乏專業知識，在歸檔過程中往往將一些相似的文件資料進行混雜起來，不僅導致資料重復，而且還存在著文件缺失的情況，而且一些存在聯系的檔案材料被分開放置，這就使檔案的完整性受到較大的影響。另外疾控中心在檔案管理工作中聲像檔案歸檔意識較差，而且也沒有長遠保存的觀念，這就導致一些具有價值的聲像資料容易被遺失，從而使檔案存在不完整的情況。

1.3 歸檔案卷質量低

檔案管理水平的好壞與檔案案卷質量息息相關，在當前疾控中心檔案管理工作中，部分檔案管理人員由于工作中不認真，不細致，在歸檔過程中沒有詳細記錄卷內目錄內的文件的編號、責任者、日期和頁次等，嚴重影響了檔案案卷的質量，給檔案管理和利用工作帶來了不利影響。部分檔案歸檔文件仍采用書定怕方式，而且字跡不規范，不清晰，給案卷的質量帶來了較大的影響，也給后期的利用工作帶來一定的難度。

1.4 對檔案工作人員重視程度不夠

在當前有疾病控制中心日常經營管理工作中，更多的精力都放在了疾病預防和控制等業務上，而對于疾控中心檔案管理工作缺乏重視。當前很大一部分疾控中心檔案管理人員多為兼職，檔案管理人員不僅自身缺乏專業知識，而且檔案管理意識較淡薄，對檔案相關的法律法規不了解，而且身兼數職，在檔案工作中投入的時間和精力有限，人員變動較為頻繁，這就使檔案不僅無法及時進行歸檔，而且檔案資料存在積極和流失的情況，檔案管理水平較低，案卷質量無法得到有效的保障。

2 提高疾病控制中心檔案管理水平的具體措施

2.1 加強檔案制度建設

完善的制度體系是實現疾控檔案有效管理的重要保障。加強檔案制度建設，要以《檔案法》和《檔案法實施辦法》為依據，建立一個符合疾病預防控制工作實際的檔案管理制度。制定完善的各項規章制度，并要建立健全疾病預防控制檔案管理制度，統一規范檔案的收、歸納、保管、利用等操作流程，建立切合實際的業務檔案管理制度，建立由分管領導、專（兼）職檔案人員為具體責任人的檔案管理隊伍，形成以檔案室為中心，各科室為主體，檔案人員為輻條的檔案工作模式。規范檔案管理行為，做到有法可依、有章可循，促進檔案工作的管理。

2.2 提高案卷質量

首先，要做好收集工作，在做好日常的疾控檔案收集歸檔工作外，還要拓展疾控檔案的收集范圍，豐富疾控檔案內容。將那些反映主要業務工作總體水平的資料及監測數據，且有一定學術價值、保管時限長的資料確定為中心級檔案。針對在日常開展的長期性、連續性工作中所形成的文件材料進行收集，另外還要將年度所產生的科技檔案相關資料分類歸檔，以保證疾控檔案的完整性和系統性。對所疾控中心所產生的聲像資料整理并進行歸檔，要利用相應的設備，對聲像資料采取定期檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。

其次，做好檔案的立卷、歸檔工作。提高案卷的質量要在立卷、歸檔等方面下功夫，以便于分類和檢索。要按文件材料的來源，按綜合和具體業務的性質區分開來，分類立卷，避免案卷內容交叉現象發生。案卷內的文件材料的制成和書寫要符合檔案保存的要求。檔案管理人員要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成立卷和歸檔任務，明確歸檔重點，要認真細致地接收、征集、整理、鑒定、保管各種門類（或載體）檔案，以保證檔案的完整性，提高案卷質量。

2.3 加強對檔案管理人員進行培訓

疾病預防控制檔案工作專業性強，加之疾控機構的衛生防病工作針對著各種日益復雜的公共衛生事件及不斷變化的新型傳染病，更需要疾控機構檔案管理者要有一定的專業知識、全面掌握檔案業務技能。因此，要培養復合型人才以適應疾控檔案的管理。各個疾控中心的兼職檔案人員大多熟悉本部門（科室）業務，檔案知識相對貧乏。所以，要對檔案管理人員進行檔案管理技能、疾病預防控制專業知識及疾病預防控制相關一些學科知識的培訓，通過學術討論、征集論文等形式來提高其業務水平。

3 結束語

加強疾病控制中心的檔案管理工作，可以有效的提高衛生防疫水平，確保百姓的身心健康。由于疾病控制中心檔案種類較多，檔案管理工作具有較大難度，所以需要對檔案管理工作給予充分的重視。特別是在當前信息化時代，需要加大檔案管理信息化建設的投入力度，不斷對檔案管理制度進行完善，加強對檔案管理人員進行培訓，確保檔案管理人員業務素質及職業道德素質的提升，使疾控中心檔案能夠更好的為疾控中心的各項工作提供優質的服務。

參考文獻

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