高等院校檔案管理模式探究

任家英

摘 要：高等院校的檔案管理工作對于高校文化體系的建設來說具有非常重要的意義，要做好高等院校的管理工作，制定優秀的檔案管理模式是基礎。本文結合當前高等院校檔案管理現狀，分析了其檔案管理工作中存在的一些問題，并提出了相應的檔案管理創新模式，希望能夠為高校檔案管理工作的有效實施提供參考。

關鍵詞：高等院校；檔案管理；管理模式

隨著高等院校管理者對學院基礎建設工作認知程度的日益加深，學院對檔案管理也逐漸開始重視。高校檔案記錄院校發展經歷、經驗總結的載體，做好其管理工作既可以為高等院校今后的教學及科研活動提供理論基礎，還可以真實的將院校的發展歷史進行再現，為推動院校的更好發展提供力量。

1 高等院校檔案管理工作中存在的問題

1.1 領導對于檔案管理工作的重視程度不夠

雖然當前大多數院校逐步開始重視學院的檔案管理工作，但在對其重要性的認知定義還不夠準確，對檔案管理的重視程度還尚未達到標準要求[1]。領導者對高等院校工作的開展上僅僅只是圍繞著教研工作和科研工作來進行，對檔案管理工作的投入力度不夠，致使檔案管理工作資金的缺乏，工作所需的相關硬件和軟件設備不健全，院校檔案管理工作缺乏基礎的物資保障，因而其工作水平難以得到提升。此外，檔案工作管理人員在日常工作中缺乏嚴謹性和責任意識，致使高校檔案管理工作風氣渙散，工作內容混亂，檔案資源的流失問題較為嚴重。

1.2 檔案管理工作技術手段相對較落后

目前，大多數高校在對檔案信息進行錄入時都是采用人工收錄的方法，對錄入檔案資料的整理匯編也都是通過手工整理，這種方式不僅延長了管理人員的工作時間，還加大了工作量、增加了工作難度。另外，這種管理方式也為后續資料的查找帶來了不便，降低了檢索效率的同時，還有可能會導致院校文件檔案的磨損。

1.3 高等院校檔案管理缺乏專業管理人員

部分高等院校在對檔案管理工作內容的認識上存在一定的誤區，認為其工作無非就是對學院的資料進行搜集和整理，并不需要較高專業水平的人員來進行管理，所以對學院的檔案管理工作也并非要采取專業化的管理模式。受這種認知誤區的影響，大部分院校在對檔案管理人員的聘請上并不會設置有相關的專業要求和制度，管理人員對學院檔案管理工作的不重視，這是造成高等院校檔案管理工作效率不高的根本原因。

2 高校高校檔案管理模式創新的具體措施

2.1 加強領導重視程度及投放力度

檔案管理工作雖說是一項基礎性工作，但卻可以在一定程度上作為衡量學院辦學質量及管理水平的標桿，高等院校領導要正視檔案工作的重要作用，加大對學院檔案管理的投放力度。在對學院的發展規劃中，必須將檔案管理工作納入發展戰略中，在對檔案管理工作機制的建立、人員的培養、設備的裝配以及管理經費等方面加大保障措施。只有學院領導重視檔案管理工作，才能進一步激發檔案管理工作人員的緊迫意識和責任意識，讓管理工作者認知到自己工作內容對于學院未來全面發展的重要性，從而能夠認真負責的開展好學院的檔案管理工作，有效推動高等院校檔案管理工作向著科學化、規范化的道路邁進。

2.2 規范高校檔案的內容及分類體系

高等院校的檔案具有分散性、廣泛性、復雜性以及周期性等特點，要做好對其內容的管理工作，在必須要遵循科學的分類方法[2]。依照時間的先后順序并結合其特點進行分類管理。一是對各類材料檔案除紙質保存外，還必須做到電子檔同步保存；二是將學籍、花名冊等具有明顯周期性特點的文件，按照學期或其它時間為單位進行整理歸檔；三是在對一些特殊、重要的文件進行管理時，應嚴格按照教育行政部門的規定進行歸檔；最后是建立檔案標簽，便于日后對檔案資源的利用和查找。

2.3 加快高校檔案管理的信息化建設

隨著對媒體技術在各個領域中的廣泛應用，高等院校在對學院檔案的管理上也應逐步實現信息化。高等院校應對學院的檔案管理技術進行創新，加強學院檔案管理工作的信息化建設。通過采用信息化的管理技術，在高等院校自身的網絡平臺上建立專屬的檔案管理數據庫，有資格進入管理系統數據庫中用戶，可以不受時間、地域以及空間的限制，及時查找自己所需的資料信息；另外，還可以利用網絡中的管理平臺實現資源的共享，不僅可以有效的提高學院的檔案管理質量，還可以為高等院校的可持續發展提供動力。

2.4 增強高校檔案管理人員的專業素質

高等院校在對學院檔案工作的管理上要設置專門的部門崗位，明確在崗人員的崗位職責和崗位責任，全面提升高校檔案管理人員整體水平素質。其一是要加強對檔案管理人員綜合素質的培養，注重管理人員責任感和政治危機意識的培養，讓其在工作中能夠堅守崗位，做到工作上認真仔細、盡職盡責。然后是要注重檔案管理人員專業水平的不斷進步，定期或不定期的開展檔管人員專業管理知識的培養，高等院校檔案工作的管理必須隨著時代的發展不斷更新，進而確保其檔案管理工作的高效性和高質性。

3 結束語

總而言之，高等院校的檔案管理工作是促進學院更好發展所必不可少的重要組成，是學院整體管理運行體系中的重要環節。它不僅可以在一定程度上體現高等院校的教學管理水平，還可以有效的推動高等院校各項教學和教育工作的更好發展。高等院校需要明確學院檔案管理工作的價值及作用，加強學院檔案管理體系的建設，為高等院校的科學、合理發展提供有力的保障。

參考文獻

[1]李銀亭.新時期如何創新高職檔案管理工作[J].科技與企業，2015，（12）：13.

[2]李瑞卿.高校二級學院檔案管理模式的相關探討[J].科技資訊，2015，（08）：126-127.