新常態下做好醫院檔案信息資源開發與利用的策略研究

謝毅

摘 要：醫院檔案作為醫院醫療、科研、教學及管理活動和成果的直接記錄和結晶，其信息資源的開發與利用已成為醫院現代化進程中不可或缺的重要環節。本文就國家經濟發展新常態下，全國醫改新形勢下，探討如何破解傳統醫院檔案信息資源的開發與利用的瓶頸問題，分析醫院檔案信息資源開發利用的新途徑、新方法，找準切入點和落腳點，放大檔案信息資源在醫院現代化建設發展中的作用，以適應時代發展要求，適應醫療體制改革需要，適應醫院轉型發展需要，并在此基礎上，提出做好醫院檔案信息資源開發與利用的幾點對策。

關鍵詞：醫院檔案；信息資源；開發與利用；策略

當前，全國醫藥衛生體制改革已進入攻堅區和深水區，改革醫院內部運行機制、提高醫院管理水平是全面各級醫院面臨的重要課題。而作為醫院管理工作的重要組成部分，檔案信息資源的開發與利用已成為推進醫院現代化進程的重要環節，放大檔案信息資源在醫院現代化建設發展中的作用，對于進一步提高醫院整體管理水平、打響知名度、提高影響力具有重要意義。

1 傳統醫院檔案信息資源開發利用模式及存在的弊端

1.1 醫院檔案“重藏輕用”1的思想根深蒂固。醫院是以醫療工作為主的公益機構，醫院檔案涉及領域寬、種類多、專業性強，由于醫院檔案的特殊性，其信息資源的開發與利用往往得不到管理層的足夠重視，尤其在全國大部分醫院中，醫院綜合檔案室往往只是醫院辦公室內設部門，往往被功能定位為收集、保管資料的一個部門?！爸毓芾?、輕服務”2 思想固化，對于外來借閱資料的，往往只停留在就事論事的直接提供材料，即“你來找我來查”的守業型被動服務，缺乏超前工作、主動服務1。

1.2 缺乏檔案信息共享意識。醫院檔案包括醫院文書、人事、黨務、醫療、財會、科教、聲像、實物、基建、設備等各類檔案，相對于其他行業檔案信息，具有相對保密性，醫院更加追求自我實體的擁有，同時由于這些檔案具有業務性強、專業性高的特點，往往開放性不高，利用者往往只局限于本院工作人員，缺乏與社會、人民群眾的共享意識。

1.3醫院檔案管理制度、檔案管理方式相對落后。與現代醫療科學技術不斷發展相比，目前醫院檔案管理從硬件（如設備、環境）到軟件（如管理思維、理念、方式）等發展都相對滯后 3，這些落后的檔案管理制度也間接影響了檔案信息資源的開發與利用，有些很有價值的科研成果，由于管理不到位，未能及時整理歸檔，影響其價值的利用與發揮。檔案管理方式缺乏創新思路，檔案信息服務往往局限于檔案的外借、閱覽、實物陳列、展覽等簡單的服務方式，對于檔案信息深層次開發的服務，如定期跟蹤、光盤檢索、網上瀏覽等卻很少提供，使很多利用者感到不方便或無功而返。

1.4 醫院檔案信息化管理推進緩慢。相比醫院電子病歷系統、臨床檢驗系統、影像系統等醫院常用的信息系統，醫院檔案信息系統的發展相對滯后，發展緩慢，醫院檔案管理軟件大部分跟不上現代醫院管理的需要，以福州市屬大部分醫院為例，現有的13家市屬公立醫院只有4家有真正利用電子化管理，，有些只是依靠計算機錄入目錄等，還有些醫院還沿用傳統的手工管理方式，導致檔案信息資源開發利用是常存在檢索困難、查準率低等諸多不足。

1.5醫院檔案工作者素質參差不齊。一是從事醫院檔案管理工作的隊伍中檔案專業人員較少，知識面較窄，知識結構不合理。二是在觀念上，有些醫院檔案管理人員由于長期的習慣，往往按部就班開展工作，對如何做好檔案信息資源的共享缺乏足夠的重視和研究，一些檔案工作人員重保存、輕利用，不能把死檔案變為醫院建設服務的生動教材3，導致具有較高價值的科研、學科建設、文化建設等檔案資源沒有發揮應有的價值。

2 醫院檔案信息資源開發與利用的路徑選擇

檔案管理的目的就是最大限度的開發檔案信息資源，醫改新形勢下，加強醫院檔案管理，就是要適應醫改形勢，服務醫院發展，使檔案發揮其潛在的社會效益和經濟效益，這也是當前醫院檔案管理工作面臨的重要課題。

2.1醫院檔案信息資源開發與利用要服務社會，滿足患者需求。醫院檔案工作逐步社會化，要求檔案信息資源的開發與利用必須與時俱進，以服務社會和滿足患者需求為導向，隨時提供有價值、準確的檔案信息。檔案開發利用應當堅持以人為本，將社會和患者的需求作為工作的出發點和落腳點4，把以人為本的人文思想作為創新檔案工作的一把鑰匙，放棄傳統的坐等上門觀念，主動提供服務，積極為社會和廣大患者查閱檔案信息，努力查找和擴大檔案線索，為開展科研、撰寫論文、解決醫患糾紛、出具病歷證明等提供相關資料。

2.2醫院檔案信息資源開發與利用要服務醫院轉型發展、提供決策支撐。做好醫院檔案信息資源開發利用是研究和借鑒醫院發展歷史經驗的重要參考資料，也是醫院領導決策、處理問題、布置工作、制定計劃必不可少的重要條件之一，對研究醫院的學科體系和技術體系建設具有重要意義。要把醫院檔案開發與利用著力點放在提高醫院管理水平、加快醫院改革步伐和轉型升級發展上，以最佳的效果服務于醫院建設發展。

2.3醫院檔案信息資源開發與利用要服務醫院文化建設和品牌建設5。醫院檔案建設是醫院文化建設工程中的一個子項，而且是一個具有重要功能的子項，如果一個醫院文化建設忽視了檔案信息資源的開發利用，就會導致醫院歷史記錄的不完整，嚴重影響醫院文化的傳承與發展。從檔案管理角度看，醫院檔案無論從認識上還是定位上都要為醫院文化建設服務6，要重點關注“為醫院管理工作服務、為提高醫療質量服務、為醫德醫風建設服務、為醫院基本建設服務”等方面，努力將檔案資源的開發利用定位到醫療、教學、科研、黨建、精神文明和思想政治工作之中，并通過優質的服務，滿足醫療、教學、科研、管理以及患者的需求，真正使檔案工作成為醫院宣傳教育、信息咨詢、解除疑難、聯系社會的窗口、紐帶和橋梁7，進而打響醫院品牌。

3 提高醫院檔案信息資源開發利用的幾點對策

3.1準確把握檔案信息、做好采集工作2，是做好檔案信息資源開發與利用的前提。檔案信息的采集是做好檔案管理工作的第一步，首先要通過建立完善的規章制度，減少檔案管理的隨意性，使檔案信息收集工作的每個環節的運行都有章可循。其次要積極收集醫院不同門類檔案材料，實行集中管理、統一考核，促進醫院檔案工作規范化、科學化健康發展。第三要建立兼職檔案管理員隊伍，每個部門和科室確定一名兼職檔案員，便于各個層次和部門的文件材料和收集和整理，提高了檔案的歸檔率。第四要在采集檔案信息的基礎上，要大力開展檔案的匯編、編研等編纂工作，把分散的檔案資源收集整理、綜合分析、研究利用，形成有價值的檔案信息資源。

3.2 加快信息化檢索體系建設，是推進醫院檔案信息資源開發與利用的最有效手段8。信息技術的迅猛發展及在檔案事業中的廣泛應用，使檔案管理的實踐和環境發生了歷史性、革命性的變革，加快信息化檢索體系的建設步伐，首先應著力轉變靜態管理為動態管理，通過建立科學便捷的檢索工具，改變傳統檢索過程的繁瑣、費事、枯燥，保證檔案檢索工具具有科學性、系統性、實用性。同時，還要根據醫院的工作實際和發展要求，豐富檢索目錄和內涵，如案卷目錄、全引目錄、專題目錄、專題索引、文號目錄，為利用者提供快速便捷的檢索服務。當前，國內一些大型醫院在檔案信息資源的開的利用方式上，還創新出現了區域內遠程利用等，這樣既加強了各級醫院信息的橫向聯系，又打破了部門界限，這種以用戶第一，藏用結合的方式，滿足了醫療、教學、科研的需求，也必定會收到更好地社會效益8。

3.3以提供服務為出發點和落腳點，是做好醫院檔案信息資源開發與利用的關鍵。在開發和利用檔案信息資源時，雖然鼓勵做到多角度、多樣化，但不可能做到個個兼顧，面面俱到，多是按需開發，講究輕重緩急。為了使有價值的檔案信息資源得到有效開發和最優化的利用，檔案工作者應通過各種方式掌握利用者的需求信息和利用規律，了解其需求檔案的種類、數量和內容，主動提供服務。

3.4依托新媒體，加大對醫院檔案信息資源的宣傳。要充分發揮醫療行業的特點，利用衛生專業技術人員檔案、科研檔案、病案等管理資料，積極編寫醫療動態信息，及時宣傳醫院特色專業和重點學科，提高社會效益，方便患者就醫。比如：可進一步加大醫院名老中西醫和院內制劑等檔案信息宣傳，將他們多年的臨床經驗總結起來，轉化為一個個新技術、新產品，在為社會和患者服務的同時，也將為醫院帶來了顯著的經濟效益9。同時，還能通過新媒體進行宣傳，這樣既宣傳了醫院，宣傳了專家，又給醫院創造了走向市場的良好環境和有利條件5、6。

3.5提高檔案工作者業務素質，是做好醫院檔案信息資源開發利用的重要保障。醫院檔案工作者要勇于打破過去那種封閉、單一和死板的檔案信息開發利用模式，變被動為主動，大膽改革，建立適應醫改形勢、適應醫院發展的方式方法，及時滿足各方面檔案信息的需求。要加強自我學習，提升服務水平，更新服務手段，樹立以開發利用為中心的業務指導思想，使利用者在獲取利用檔案信息時，能最省時省力的獲得最大的信息輸出量，發揮檔案利用的最大效益。

檔案工作建檔是基礎、管理是關鍵、利用是目的，認識不到這一點，必然不能深刻理解檔案資源開發與利用的重要性10。新常態下，現代醫院檔案管理不應局限于各門類檔案的集中保管，而是一項高標準、高質量的系統工程，多途徑、多渠道地開發利用醫院檔案信息資源，既要堅持按規章制度辦事，又要注意改善服務態度，提高服務質量，變被動為主動，使醫院檔案工作獲得最大效益，推動醫院整體管理水平的提高。

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