做好信息化學生檔案管理工作幾點思考

郭歡

摘 要：學生檔案是學校檔案管理的重要組成部分，學生檔案管理信息化可以有效促進學生日常管理水平的提高，本文對信息化管理學生檔案提出個人的一些想法。

關鍵詞：學生檔案；信息化

學生檔案是學校對學生管理的真實記錄，是在日常的教學活動中所形成的具有保存價值的原始記錄，可全面反映學校學生管理和班主任工作管理水平，也是評估日常學生管理的重要依據。

當今世界，經濟全球化趨勢洶涌澎湃，信息資源作為一種重要的生產要素和無形資產，在國家和地區(qū)間的競爭中發(fā)揮著越來越重要的作用。以計算機為代表的高科技將人類帶入了一個嶄新的時代——信息時代。檔案工作要與時代同步發(fā)展，必須開拓創(chuàng)新。而加快檔案信息化建設是信息時代檔案管理現代化的需要，它對傳統檔案工作帶來了挑戰(zhàn)。檔案信息化是以計算機技術、網絡技術、信息技術為手段，以現代管理學為理念，以服務于全社會為宗旨而開展的一項涉及多學科知識交叉應用的新型工作模式，其核心和目標是發(fā)展檔案業(yè)務，提高檔案的現代化管理水平，挖掘檔案的社會價值，提高全民族文化素養(yǎng)，造福后代。由此可見，學校學生檔案管理方面的信息化管理工作也顯的由為重要。

1 學生檔案信息化管理產生的背景

檔案是國家機構、組織和個人在社會實踐活動中形成的、保存?zhèn)浒傅奈淖帧D像、聲音及其他各種形式的原始記錄。

學生檔案是指學生本人在校教育期間的各個時期所產生文字資料，是每一個人成長的最原始記錄，它能真實的反映學生的各種情況，是其個人最早、最原始的文字材料。是用人單位對學生進行考核最真實的參考材料。學生檔案管理的基本工作包括：學生檔案的接收與征集、整理、保管、研究、統計等。

由于計算機的建立，現代網絡的高速發(fā)展。使不同范圍內利用者共享檔案資源成為必然發(fā)展趨勢，從檔案實體中分離出來的檔案信息驚人地增加，人們更多地將從網絡中獲取檔案信息。信息化建設是指將傳統的以紙質等為存貯介質的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉化等手段轉換成圖片、音像文件。對圖片文件可以通過文件識別等技術達到相配于每張圖片的科學手段，再運用存儲管理技術將圖片存貯于光盤等各種大容量的存貯介質上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以發(fā)布到校內的局域網、廣域網等。最終實現“信息化檔案”。

2 學生檔案信息化管理的必要性

1、學生檔案管理現狀以紙質檔案為中心，紙質檔案存在的不足。主要體現在：首先，由于紙質檔案數量巨大、且因愛潮、蟲蝕以及火災等原因，為確保檔案長久安全保存需投入大量的人力、財力、物力；其次，因對原件檔案的反復查閱利用，不可避免地使原件受損或遺失；最后，因紙質檔案的備份工作不易開展，對于檔案的安全保護工作來說又增加了風險。

2、除紙質檔案管理外，還有電子文檔管理。然而，電子文檔管理反映出以下幾點不足：首先，電子文檔保存不統一，通常采用按目錄整理保存的方式，缺乏系統的電子檔案管理系統，給電子檔案查詢利用帶來很大的不便。其次，電子文檔保存比較分散，缺乏統一的標準和規(guī)范，沒有依靠強大的計算機網絡系統進行系統集成，資源不能共享。最后，電子文檔查詢利用過程中，沒有有效的安全保障措施，在受到計算機病毒攻擊時，計算機系統癱瘓，電子文檔存儲目錄結構遭到破壞，造成數據丟失，嚴重時會造成災難性的錯誤，導致數據完全破壞。

3 做好信息化學生檔案管理的做法

1、構建多級網絡化學生檔案管理平臺，充分利用校園網絡，提高檔案管理效率和利用率。通過建立一個維護簡單，在校園網內運行方便的網絡管理系統，采用網絡化檔案管理系統，構建分級管理體系。例如：可建立基于Wed網絡化檔案管理系統，此系統的優(yōu)勢在于安全、實施和維護簡單、

2、系統采用多級存儲體系，提高檔案數據存儲的安全性。數據存儲采用有效的技術進行多級存儲體系，實現數據多級存儲，保證數據安全。

3、檢索工具多校化，采用案卷檢索和全文相結合的方式，提高檔案查詢的效率和準確度。檔案檢索工具是記錄、查找、報道檔案材料的手段，是管理和利用檔案的工具。為了更加有交往地進行檢索，除設置常的檢索功能處，還需要設置全文檢索，或對檔案中的各種事物名稱、檔案號、關鍵字等進行檢索。

4、檔案的數據實施分級、分類分學期完成。學生檔案項目內容多，如新生入學登記表、花名冊、每一屆的畢業(yè)生登記表、每學期班主任工作手冊、主題班會等等資料。這些都需要到各系部收集，接著對資料進行分類、歸檔、整理、裝訂 、編碼等，像每一屆學生的新生入學登記表、學籍表、畢業(yè)生登記表，光是輸入電腦目錄同樣一個班級的每個學生名字就要重復幾遍，最后按照時間年級將檔案存放到對應的檔案柜中。工作量大、重，針對此情況必須以學期為單位進行歸檔立卷，并有效實施數據的電子化，使學生檔案管理工作做到完美。

5、管理工作采用“雙軌制”，即紙質檔案與電子文檔共存，在檔案管理工作上實行“雙軌制”。所謂雙軌制，就是指在檔案管理過程中要同時注重電子與紙質檔案的存儲、管理，使電子紙質在歸檔時就建立——對應的關系。紙質檔案通過掃描、拍照等方式進行數字化處理，形成數字形式檔案，并對其實行“雙軌制保存管理。電子文檔方面，在形成時就采取”雙軌制“歸檔的方式，確保所有的重要電子文檔都能形成內容相同的紙質檔案。歸檔時應使用不同的編目方法和存貯裝具，檔案管理部門分別在紙質檔案和電子文檔的目錄“備注”項注明對應的文件檔號和存址，以便利用時參照互補。

進行紙質、實物檔案歸檔的同時，還要有效完成電子版歸檔。因為電子檔案的載體的不穩(wěn)定性，加上電子檔案具有修改永生，所以紙持檔案的保存也很有必要。

6、信息化人才隊伍建設加強。檔案工作者需提高自身業(yè)務水平，包括：一要能夠熟練使用各種現代信息工具；二要具備較強的信息捕捉能力，三要提高對檔案信息的加工、提煉能力；四要加強檔案人員信息化方面的培訓。檔安工作者除了業(yè)務水平要提高，自身的思想素質方面也要做到一要勤奮敬業(yè)。不斷地鉆學習武將工作做到一絲不茍。二要作風嚴謹。嚴格按照文件要求規(guī)定操作。

綜上所述，體現出信息化學生檔案管理的優(yōu)點和必要性。做好信息化學生檔案管理可使檔案利用效益的最大化，為學校發(fā)展發(fā)揮了積極的作用。

參考文獻

〔1〕高校學生檔案管理數字化初探

〔2〕陳沖 教學檔案信息化管理探析 浙江省檔案管理理論與實踐（2012）