論院校科研項目檔案管理

丁景榮

摘 要：本文主要就院校科研項目檔案管理的現狀，圍繞管理中常見的問題進行了分析，并提出了意見和建議。

關鍵詞：院校；科研項目；檔案管理

科教興國是我國經濟發展戰略的重要組成部分，而高等學校是科教興國戰略實施的生力軍。院校科研項目檔案是院校科研管理工作的重要環節，在很多人眼里院校重要科研項目檔案等同于一般的科研檔案，在管理工作中仍然按部就班，這勢必造成很多重要的文件、材料不歸檔、歸檔不完整、不規范。研究分析院校重要科研項目檔案管理，對于提高院校科研檔案整體管理水平、發揮科研項目檔案的利用價值、更好地為教學和科研服務有著積極的意義。

1 加強院校科研項目檔案管理的重要意義

1.1科研項目檔案的管理是科研檔案管理的主體和重點，其科學管理手段對科研工作的進程、效率和質量起著重要的作用，同時也影響著科研項目檔案的收集及檔案價值的實現，研究分析院校科研項目檔案管理中存在的問題，探討解決問題的途徑，對于提高院校科研檔案整體管理水平、發揮科研項目檔案的利用效益、更好地為教學和科研服務有著積極的意義。

1.2高等學校既是高等教育的“陣地”，也是科技創新的“戰場”。在經濟和科技全球化的今天，國家的創新能力已經成為決定該國在國際競爭格局中地位的重要因素。院校科研項目檔案是院校在課題研究過程中形成的，歸檔保存備查的文字、圖表、聲像、實物等各種載體的歷史的、原始的記錄。項目檔案所蘊含的具體信息，對于今后的科研工作具有積極的史鑒意義。

1.3院校科研項目檔案是院校科研管理工作的重要環節，是院校檔案工作的一個重要組成部分，是一種重要的信息資源，是知識創新、科技創新以及成果轉化的基礎和依據，它在科研工作中發揮著知識儲備的作用。科研項目檔案的管理是科研檔案管理的主體和重點，其科學管理手段對科研工作的進程、效率和質量起著重要的作用，

2 影響院校科研項目管理的因素

2.1管理人員。管理人員的素質決定檔案管理水平，但目前由于各種因素的限制，很多院校的教學科研檔案管理的人員并非經過嚴格招聘而來，大多數都沒能接受檔案管理的正規教育，不具備相應的檔案管理理論與實際操作技能。而且大多數管理人員屬于兼職。

2.2檔案設施。檔案信息化管理是檔案管理必然的趨勢，要想實現檔案信息化管理需要大量的資金來購入各種先進的設備，目前許多學校在這方面的投入不足，設施配備落后，不能滿足科研檔案管理的需要。

2.3科研人員。缺乏檔案意識 很多的項目研究人員缺乏檔案意識，不注意對項目各個環節產生的材料從頭至尾的進行收集積累，只注重結論性、成果性資料的積累，使最終的檔案材料成套性差。有的研究人員之間、協作單位之間由于科研成果的權屬、名次之爭，而引起爭原始材料爭報獎授功，而不愿把材料主動集中起來管理。造成歸檔不及時，材料不完整。

2.4規章制度 目前院校普遍存在科研檔案管理工作不規范，檔案部門、科研管理部門沒有建立健全科研檔案管理規章制度，缺乏對課題進行檢查、指導和約束機制，容易造成把關不嚴，出現歸檔文件材料不完整的現象，給今后工作留下隱患。

2.5管理體制。院校科研項目的來源渠道豐富寬廣，下達及指導院校科研項目的主管部門已由原來比較單一的科技口發展為多渠道管理。在管理中管理者忽視教學科研檔案管理的現代化、高效化和智能化，在教學科研檔案管理上著眼局部，缺乏整體的規劃，工作的積極性和創新性發揮不夠，在管理觀念上依然習慣于傳統的管理觀念、理論和方法，與科研項目的重要作用不符。缺少部門之間的協調，在一定程度上造成了項目研究過程材料的缺失。

2.6科研項目特點。隨著高等教育事業和國家科技事業的不斷深化和發展，在這樣的背景下，院校的科研項目在校內也由多個部門管理，院校科研隊伍的多層次性和科研方向的多樣性，決定了科研項目檔案來源的廣泛性和課題研究內容豐富、形式多樣，也決定了科研管理涉及的部門多、制約因素多。由于科研項目是幾個部門各自分管，管理人員處于“各自為戰”的狀態，對檔案的管理在操作上有較大的隨意性，管理水平參差不齊。院校科研課題專業性強，研究周期長，需要研究人員及管理部門在研究期內堅持長期做好日常檔案資料的收集整理工作，但在實踐中卻很難堅持做到。

2.7研究經費。檔案信息化管理是檔案管理必然的趨勢，但要想實現檔案信息化管理需要大量的資金來購入各種先進的設備。然而很多高校的檔案管理的資金來源都主要是依靠財政預算和上級的補助，但是那有限的資金卻很難滿足教學科研檔案管理信息化的要求，正是因為如此，硬件設施無法跟上地方高校檔案信息化管理的要求，使得高校檔案信息化管理受到了嚴重的制約。

3 提高院校教學科石英檔案管理質量的對策

3.1建立健全科研檔案管理制度，實行規范化管理 要保持重要科研檔案的系統性和完整性，必須建立和健全科研檔案管理制度，注重科學研究原始資料的收集與整理，實行規范化管理。嚴格依據法律法規制定各項科學研究檔案管理的規章制度，加強科研檔案的管理，規范管理程序，完善管理體制，實行規范化管理，使科研檔案管理工作規范統一，做到有章可循，保障檔案資料收集、整理、保管和查閱工作的規范化和制度化，保證科研檔案資料的系統性和連續性。

3.2加強檔案管理人才培養。教學科研檔案管理人員的業務素質直接關系到教學科研檔案工作的質量，要加強對教學科研檔案管理人員的崗位培訓和繼續教育，拓展檔案人員的思維、知識面，認真做好教學科研檔案工作人員計算機應用的理論和技能培訓，使他們具有對數字化檔案資料進行計算機處理的能力，成為既具備教學科研檔案管理能力，又能熟練使用現代化技術的復合型人才。同時在深入了解教學科研管理工作的基礎上，不斷提高教學科研檔案業務管理水平。

3.3完善檔案收集管理機制。檔案部門工作人員要抓科研項目檔案建設，多渠道、多形式進行項目檔案收集、整理、歸檔的指導工作，才能使科研項目檔案的建檔工作進入到規范管理的軌道。做好院校項目檔案管理工作，是一項功在當代，利在千秋的事業，努力建立院校檔案工作可持續發展和現代化管理的運行機制，以提高歸檔率、完整率和案卷合格率。

3.4開發科研項目檔案的價值。院校重要科研項目檔案管理，對于提高院校科研檔案整體管理水平、發揮科研項目檔案的利用價值、更好地為教學和科研服務。檔案部門針對社會有關方面的需求，在保證有關檔案機密安全的前提下，通過各種方式、方法，對科研項目檔案中儲存的科研信息進行發掘、整理、加工，將死的檔案資料變成活的知識加以應用，指導科研實踐活動，發揮更大的價值，滿足研究人員及其他有關人員的利用需求。

3.5加大設備設施投入力度。檔案部門應該要盡量的拓展資金的來源，積極的為教學科研檔案管理配置各種能夠適應時代發展的軟、硬件設施，加快教學科研檔案信息化管理的進程，促進院校教學科研檔案信息化管理的實現。同時還可以積極的提供資金的利用效率。例如與當地的電信部門合作，獲得相應的網絡優惠支持等，與當地有關的IT企業合作，減少軟件平臺開發資金。

3.6拓展資金來源。各種財政預算可以作為教學科研檔案檔案信息化管理的主要資金來源，但卻不應該成為唯一來源，檔案部門應該要盡量的拓展資金的來源，積極的為教學科研檔案管理配置各種能夠適應時代發展的軟、硬件設施，以便于能獲得更多的資金支持，為信息化管理提供保證。同時還可以積極的提供資金的利用效率。例如與當地的電信部門合作，獲得相應的網絡優惠支持等，與當地有關的IT企業合作，減少軟件平臺開發資金。

4 結束語

加強院校檔案管理可以為后期院校的教學工作提供了很好的參考依據，利用各種先進的檔案管理技術和先進的管理理念，有效的提升院校教學科研檔案的利用廣度和深度，對于一些不宜公開的教學科研檔案，可以實行限制型的利用方式，讓這些教學科研檔案也能夠在一定的程度上呈現出應有的價值。

參考文獻

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