基于電子政務(wù)環(huán)境下高校檔案利用服務(wù)的創(chuàng)新研究

薛強

摘 要：隨著社會信息化的不斷深入與發(fā)展，我國政府部門對電子政務(wù)的建設(shè)力度以及重視程度也在不斷加深。電子政務(wù)以信息資源為基礎(chǔ)，能夠有效使政府部門工作的效率得以提高，從而將社會的運作成本減少，對社會的發(fā)展進步帶來一定積極影響。在此背景下，高校的檔案管理工作如能有效利用這一發(fā)展機會，突破傳統(tǒng)檔案的服務(wù)模式，從而提升檔案信息服務(wù)質(zhì)量，改變傳統(tǒng)的檔案部門印象，就能夠使檔案事業(yè)邁向新的發(fā)展空間。

關(guān)鍵詞：電子政務(wù)環(huán)境；高校檔案；創(chuàng)新

電子政務(wù)是我國國民經(jīng)濟和社會信息化的重要內(nèi)容，對和諧社會的構(gòu)建以及科學(xué)發(fā)展觀的踐行、全面小康社會的建設(shè)有著積極的促進作用。政府管理下的行政事業(yè)單位包括高等院校在內(nèi)，管理工作的重要內(nèi)容就是對檔案的管理，高校電子政務(wù)的建設(shè)中最為重要的部分就是信息化建設(shè)。由此可見，對于高校傳統(tǒng)的管理模式應(yīng)該有所變革，對檔案的利用模式也應(yīng)該有所創(chuàng)新。

1 現(xiàn)階段的高校檔案的作用所在

（一）能夠為使用者提供檔案原件，其中包括：檔案的外借、電話以及室內(nèi)查詢檔案信息，對檔案信息進行摘抄等。

（二）能夠為使用者提供檔案復(fù)制件服務(wù)。使用者可以利用復(fù)印以及對檔案原件進行掃描的形式對檔案進行利用，通過使用復(fù)制件，有效保證了原件的完整性，避免遺失或破損。

（三）能夠為使用者提供檔案編輯以及研究資料的服務(wù)。針對某一專題，對檔案室?guī)齑鏅n案資料進行分析、整合以及編制后，編寫出完整的個人材料，具有問題集中、內(nèi)容準確、文字簡練以及概況性較強的優(yōu)勢，可為使用者提供直接的服務(wù)；還能夠為使用者提供書面證明，以檔案內(nèi)容為依據(jù)，也就是所謂的檔案證明材料。

2 電子政務(wù)對檔案利用服務(wù)的影響

通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以建設(shè)電子化的虛擬政府，能夠使民眾隨時隨地享受各種政府服務(wù)的形式被稱為電子政務(wù)，也就是利用政府機構(gòu)的調(diào)控，管理現(xiàn)代信息技術(shù)，從而優(yōu)化政府組織機構(gòu)和工作流程，是以網(wǎng)絡(luò)的共享性為基礎(chǔ)建立的。電子政務(wù)的應(yīng)用對于政府信息散集傳遞政令以及轉(zhuǎn)變職能方面都有積極的作用，并且影響著檔案利用服務(wù)理念、內(nèi)容、方式、手段等方面。

2.1 促使檔案部門形成開放式服務(wù)思想

電子政務(wù)是以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為前提，為公共以及單位和政府部門提供信息以及服務(wù)的一個平臺。將政務(wù)透明化以及公開化，并轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)型是其的核心理念。電子政務(wù)全新開放的模式，能夠使檔案部門樹立全新的、開放的檔案服務(wù)模式。以電子政務(wù)為基礎(chǔ)，開展檔案的利用服務(wù)，就要求檔案部門將原傳統(tǒng)的、被動的提供利用方式的觀念加以轉(zhuǎn)變，建立主動服務(wù)的觀念，將檔案開放利用，服務(wù)于公眾。有利于檔案走向社會、走進大眾，以使社會各方面對檔案的需求利用得以滿足。

2.2 電子政務(wù)為檔案利用服務(wù)提供良好的法治環(huán)境

電子政務(wù)的建設(shè)有較為廣泛的涉及面，法律法規(guī)的保障就是其中最為重要的一點。有效的整合信息資源、良好的保密安全機制是電子政務(wù)運行的重要條件，因此，將會出臺一系列有關(guān)電子政務(wù)的法規(guī)制度，從而規(guī)范檔案信息的利用。然而，當(dāng)前的電子政務(wù)模式與檔案信息的利用不能夠有效融合，這就要求將現(xiàn)行的規(guī)章制度加以改進，以使其需要得到最大化滿足。

2.3 電子政務(wù)為檔案管理的服務(wù)提供技術(shù)支持

電子政務(wù)是以政府網(wǎng)站為基礎(chǔ)，依賴于較為可靠的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開展的。例如，在PKI身份認證以及網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的應(yīng)用等方面。以此技術(shù)為基礎(chǔ)，就能夠順利進行網(wǎng)絡(luò)的檔案利用服務(wù)，將網(wǎng)絡(luò)限制檔案利用的方面的難題得以緩解，充分表現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)服務(wù)能夠有效提高檔案服務(wù)質(zhì)量以及效率的優(yōu)越性。與此同時，在政府系統(tǒng)中最為重要的組成部分就是檔案部門，政府對其也加大了投資力度，有效的將檔案技術(shù)的設(shè)備條件加以改進，使檔案服務(wù)有了較好的技術(shù)支持。

3 對高校檔案加以有效利用的創(chuàng)新研究

3.1 加強服務(wù)理念的創(chuàng)新

1、使檔案管理者的參與意識加深，能夠積極主動的服務(wù)于各項工作。還需通過文件或者校園信息網(wǎng)獲取并了解學(xué)校的全局統(tǒng)籌以及發(fā)展規(guī)劃。及時為學(xué)校的重要的活動提供有效的檔案資料，方便高校領(lǐng)導(dǎo)以及管理人員對學(xué)校的發(fā)展進行一定了解，并作出重大決策。

2、在高校舉行重大活動時，應(yīng)主動為其提供較有價值的原始資料。因在學(xué)習(xí)進行較為大型的活動之前，都需要進行宣傳，學(xué)校的檔案室因人流較多，會作為宣傳的首選之地，其也應(yīng)影響號召，為專題畫冊的編輯以及出版做出應(yīng)有貢獻。

3、主動參加編史修志，利用高校的檔案編輯具有特色的畫冊、招生簡章或者校史等內(nèi)容。

3.2 在高校檔案利用服務(wù)的內(nèi)容方面加以創(chuàng)新

1、高校檔案利用服務(wù)能夠為高校舉行的各項較為重大活動提供有效的資料，以使高校檔案的文化以及歷史價值得以充分發(fā)揮。

2、對高校檔案中包含的信息資源進行編輯、深度挖掘，從而服務(wù)于學(xué)校和教職工的教學(xué)、科研以及管理。

3、服務(wù)于高校檔案舉辦各種專題展覽，使高校檔案的教育作用得以充分發(fā)揮。

3.3 使檔案的利用服務(wù)方式轉(zhuǎn)向信息化管理

1、現(xiàn)階段，信息化以及電子政務(wù)迅猛發(fā)展，對高校檔案實行數(shù)字化管理是未來發(fā)展的必然趨勢。從而使檔案信息化建設(shè)的速度得以加快，徹底變革傳統(tǒng)落后的管理方式，實現(xiàn)現(xiàn)代化以及科學(xué)化的管理。

2、高校檔案利用服務(wù)已經(jīng)逐步邁向信息化時代，高校檔案數(shù)字化的技術(shù)保障就是計算機技術(shù)的應(yīng)用，可以實現(xiàn)檔案資料的快速加工、存儲，改變了傳統(tǒng)高校檔案信息利用的單一性，使其不再受到時間以及空間上的制約，為檔案的使用提供了便利條件，同時也使高校檔案的利用率以及服務(wù)質(zhì)量得到有效提升。

3、從信息化和電子政務(wù)的角度出發(fā)，使各高校檔案館之間的聯(lián)合得以加強，實現(xiàn)聯(lián)機檢索，信息共享，以有效促進交流，優(yōu)化資源配置，打破傳統(tǒng)的封閉狀態(tài)，為數(shù)字化檔案的籌建提供支持與幫助。

3.4 對高校檔案的利用服務(wù)的質(zhì)量加以創(chuàng)新并改進，使其從合格轉(zhuǎn)變優(yōu)秀

建立健全高校檔案服務(wù)的評分系統(tǒng)，從而使檔案工作者與檔案利用者之間的溝通以及交流更為深刻化，力求達到每一個使用者的要求，檔案管理者應(yīng)利用服務(wù)后評分、網(wǎng)上評分及調(diào)查等方式，對現(xiàn)階段高校檔案服務(wù)存在的問題、所需服務(wù)進行了解，完善服務(wù)質(zhì)量以及評價體系，為高校檔案事業(yè)的健康發(fā)展提供基礎(chǔ)。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案和政務(wù)之間息息相關(guān)，在現(xiàn)實應(yīng)用中，電子政務(wù)的不斷優(yōu)化，也必然帶動檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展。從而將檔案信息化的建設(shè)與電子政務(wù)相融。在電子政務(wù)的前提下，能夠使檔案信息資源更好地整合，使檔案利用服務(wù)模式得以創(chuàng)新，真正實現(xiàn)社會化，充分體現(xiàn)檔案的價值和作用。在電子政務(wù)建設(shè)浪潮的推動下，有效實現(xiàn)高校檔案管理的信息化以及數(shù)字化，最終使高校檔案利用模式得以建立，使“以用戶為中心”的一站式高校檔案利用體系得以建立。

參考文獻

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