探析交通行業檔案管理工作中存在問題及對策

黃樹興

摘 要：隨著交通行業的發展建設，大量的公文檔案資料成為交通行業具體建設成果與過程的記錄者。檔案一方面成為交通建設的信息資源，也是決策管理工作的重要依據；因而探析交通行業檔案管理工作中存在問題及對策對交通行業的發展有著不可替代的作用。

1 當前交通行業檔案管理工作中存在的問題

1.1 對檔案管理工作重視程度不夠

當前，雖然部分交通部門單位把檔案工作列入重要議事日程，但從實際來看，交通部門的領導和職工對檔案管理的重視程度較差，檔案管理的思想意識比較淡薄，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。經常忽視檔案收集、整理、傳遞等工作環節；再加上部分單位出現檔案缺頁、丟失等現象，導致檔案管理缺乏完整性和有序性，失去了檔案應有的價值和意義，也對單位后續的工作產生了不利影響。

1.2 檔案管理工作標準還不夠規范

由于領導和職工對檔案管理工作的不重視，致使檔案工作人員缺乏應有的教育培訓，對新時期下的檔案管理新知識、新規范、新標準掌握不足，這就導致檔案管理工作中出現檔案收集不及時、整理不規范、保存不完整等情況。具體表現在以下幾個方面：一是檔案的檔號不規范，有的檔案沒有卷內目錄；二是有的檔案卷內標題不規范，標題題目與檔案內容不一致；三是檔案案卷用紙不一致，不美觀。同時，由于當前電子計算機技術的廣泛應用，檔案管理的載體發生了較大變化，由以往單純的紙質檔案逐步向電子檔案轉變。但當前交通部門的檔案管理信息化水平還比較低，先進的檔案管理系統沒有得到應用，檔案整理、檔案檢索等工作依然靠手工工作為主，這就嚴重制約了檔案管理的質量和效率。

1.3 檔案管理工作體制機制不健全

雖然近年來交通部門建立了部分檔案管理制度，但這些制度仍然不夠健全完善，不能完全適應新形勢下的檔案管理工作新標準。具體表現在：一是檔案收集制度不夠合理，導致檔案缺乏完整記錄；二是檔案保管制度不夠合理，基礎信息不全，甚至發生檔案損毀、遺失等嚴重影響檔案質量管理工作的不良現象；三是檔案利用制度不合理，很多檔案利用率低，沒有充分發揮出應有的作用和價值。

1.4 檔案管理人員能力素質比較低

由于交通部門對檔案管理工作的重要性認識不到位，很多單位檔案管理工作人員變動大，流動頻繁，有的部門沒有配備專職檔案管理工作人員，而且沒有接受專門的檔案管理專業新技術規范培訓，專業知識老化，知識面窄。對檔案科學規范化管理知識比較缺乏，他們在檔案管理實際工作中大多進行照搬照抄，這就導致其整理出來的檔案缺乏實用性，檔案整體規范性不足，致使檔案利用價值不高。同時，部分單位的檔案管理工作人員雖然是正式職工，但大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔，把檔案工作作為一種附屬工作，工作中缺乏積極性和主動性、科學規范性，導致工作效率低，嚴重影響了檔案管理水平。

2 做好交通行業檔案管理工作的對策措施

2.1 提升思想認識水平，強化檔案管理工作科學化水平

交通部門的領導和廣大職工要從根本上重視檔案管理工作，要健全檔案管理責任制，將責任落實到人，檔案管理工作的哪個環節出現了問題，就由哪個部門承擔責任，嚴格追究問責，確保提升檔案管理工作的責任感和緊迫感。要嚴格責任追究制度，對于違反檔案管理工作規定的人員，要嚴格按照規章制度，進行有關處罰。同時，要強化檔案管理人員的教育培訓，提升其專業技術水平，使其業務層次更高、職業精神更強，對國家的檔案管理政策法規更加熟悉、準確把握，以不斷適應新形勢下交通行業檔案管理的不斷發展變化，提高檔案利用率。

2.2 結合行業實際，提高檔案整理的規范標準化

公文是檔案的前身，檔案大部分由公文轉化而來。相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。

結合到具體的交通行業更需要要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想。制定相宜的歸檔原則，如結合當年具體工作內容按時限、項目等細分歸檔，便于一目了然地系統化標準化查找信息資源。具體說來有以下幾方面：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的予以立卷或歸檔，對未完成的項目則不能立卷或歸檔，避免給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在以交通細分項目原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，區分在內容、形式和作用等方面具有相似之處的文件資料，具體問題具體分析，減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。

2.3 健全完善規章制度，強化檔案管理工作標準化水平

從專業角度具體來說，要嚴格公文的制發，這是確保交通部門檔案工作標準化、規范化的基礎。公文的紙張要符合國家相關要求規定，做到尺寸統一、規范，排版橫寫橫排，統一在左側進行裝訂。要嚴格公文簽發步驟，切實履行各層領導簽發手續，確保公文制發符合審批權限、公文標題準確，寫清主送單位和抄送單位等。同時，公文字跡要清晰，對于草擬的公文、正式的發文以及各種記錄、報表等，都要確保字跡清晰，有利于長期保存使用。在行文時，要合理使用文種，規范行文格式，使用規范語句，確保能夠在下一步的運用過程中順利檢索使用。要努力提高檔案的卷宗質量，這是實現檔案管理工作規范化、標準化的關鍵所在。要使用科學的立卷方式、方法，有利于檔案的分類和檢索，要注意檔案案卷的裝訂質量和保管方式，以利于檔案后期的規范化管理。

2.4 提高管理人員素質，強化檔案管理工作保障化與檔案管理工作信息化水平

有效的利用計算機技術成為做好交通行業檔案管理工作的必要條件，實行計算機管理后，檔案的信息輸入和數據收集、整理、傳遞等一系列工作，變得更加易于操作。要檔案管理信息化步伐加快后，可以直接降低檔案管理人員的工作量，擯棄以往繁重的手工操作，進一步解放檔案管理人員，把有限的精力運用到研究檔案工作的發展規律和檔案工作的水平提高上來，這有助于交通部門檔案管理水平的整體提高，促進交通行業公路建設管理的良性發展，也有利于為相關部門提供準確的決策依據，為廣大人民群眾提供各類服務。這對檔案工作人員的素質提出了更高的要求。一方面，新時期、新形勢下的檔案管理人員要具備比較全面的檔案新業務知識和實際能力，要切實樹立檔案管理信息化意識，能夠做到熟練操作計算機，熟悉了解網絡信息技術。另一方面，要定期組織檔案管理人員系統學習檔案管理基本知識，引導其學會運用檔案管理系統軟件，不斷提高業務能力和綜合素質。

3 結語

總而言之，面對新形勢下的交通部門公路建設檔案管理工作，檔案管理工作人員責無旁貸。筆者相信，只要廣大交通部門進一步更新觀念、理清思路，充分認識到當前交通行業公路建設檔案管理工作中存在的問題，努力提升思想認識水平，強化檔案管理工作科學規范化；充分利用現代技術，強化檔案管理工作信息化；健全完善規章制度，強化檔案管理工作制度化；提高管理人員素質，強化檔案管理工作保障化，就一定能夠扎實有效的做好檔案管理工作，有效實現檔案管理科學化和規范化，更好的服務于交通行業部門發展、改革、穩定大局。