淺論檔案信息化建設之我見

李嘉蓉

摘 要：在當前迅猛發展的信息社會下，檔案信息化和檔案信息化建設已經成為檔案事業應對迅猛發展的信息社會的必然選擇。從黨和國家明確提出的“以信息化帶動工業化”的要求，到國家檔案局提出的“已檔案信息化促進檔案事業發展的目標”要求， 檔案信息化和檔案信息化建設已經成為檔案信息服務社會的最佳技術手段和實現途徑。傳統的檔案實體管理體制已經開始徹底改變，檔案信息化和信息化建設勢在必行。

關鍵詞：檔案；信息建設

經過幾年的工作實踐及學習，我對檔案信息化建設中逐步有了一些認識，現將我的一些拙識淺見拿來與大家一起探討。

1 為何要信息化

（一）信息社會化、社會信息化的必然要求

1、信息成為比物質、能量更為重要的戰略資源；

2、信息資源共享、信息資源優化配置和信息一體化管理的需要；

3、信息產業、信息市場和信息基礎設施的飛速發展；

4、文獻、圖書、情報系統已經基本完成了信息化和網絡建設，信息中心的廣泛建立。

（二）計算機及其網絡技術的普及與提高。以計算機和網絡為核心的辦公平臺（OA）、管理平臺（MIS）、科研設計平臺（CAD、CAM）、教育平臺（CAI）、商務平臺（EC）、地理信息平臺（GIS、GPS）等已經全面地改變了人們的工作方式和檔案的生成方式。

（三）電子政務（EG）、政府上網工程的全面實施，檔案部門作為政府工作的重要環節和政務信息的發布者之一必須與之配套和協調。

（四）檔案利用者對檔案信息的利用需求，無論內容還是方法等途徑都發生深刻的變化。

（五）文件、檔案的形式、特征、類型及管理環境要求檔案工作必須變革其工作模式與方法。

（六）已經實施的部分檔案信息化進程必須得到應有的規范。

2 什么是信息化

所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。換言之，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體保管與利用為重點，向以檔案數字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。

（一）檔案信息化的核心

1、有規劃、有組織、有標準的行為：國家檔案行政管理部門統一規劃和組織檔案信息化的框架與進程；國家和各級檔案事業管理機關制定國家和地方的檔案信息化標準并負責指導、監督；機關、企事業單位分別制定符合國家和主管機關標準的單位內部的檔案信息化規范和實施細則。

2、有特定的技術、流程與特征的行為，以全面運用計算機和網絡技術，實現對檔案信息的采集與管理、組織與處理、 存儲與備份、傳輸與發布、檢索與利用、分析與恢復，以非線性、數字化、多媒體、網絡化、標準化為主要特征。

3、有目標的行為，主要表現在：檔案數字化的規模；檔案信息收集、發布與利用網絡化的程度與范圍；實現檔案信息的優化配置、資源共享、科學管理，提升國家對數字化信息資源的國家控制力。

（二）信息化內容包括以下方面：

1、硬件建設與軟件開發；

2、立法管理與標準規范的制定；

3、檔案信息的數字化；

4、檔案發布與利用的網絡化；

5、實現公務管理、業務工作與檔案工作的和諧發展；

6、實現檔案各項業務工作的標準化；

7、實現檔案工作者的觀念更新、知識更新，全面掌握現代化信息管理與處理技能；

8、實現檔案信息與其他信息資源的高度綜合組織與共享；

9、構建全新的檔案管理模式；

10、組織與實施數字檔案館戰略。

3 怎樣信息化

檔案信息化是一個完整的系統化工程， 信息化建設包括了：基礎設施（即網絡）；計算機的硬件與軟件；檔案信息資源；檔案管理機關和檔案專業技術人員；檔案信息化建設的標準與規范等。

1、基礎設施包括：內部網（局域網）、外部網（廣域網）和互聯網。網絡建設是檔案信息化建設的基礎和條件。基礎設施的建設決定著檔案信息化的范圍、模式與信息化的總體質量與效果。

2、計算機的硬件與軟件，包括硬件、操作系統與應用系統（如檔案 管理軟件、電子文件管理軟件等），檔案信息化質量的高低、檔案信息資源的建設水平、檔案（電子文件）信息管理模式很大程度上與計算機軟硬件的質量狀況與性能有著極大的關系。

3、檔案信息資源：

檔案信息資源既是國民經濟和社會發展的戰略資源，又是檔案信息化建設的核心。目前檔案信息資源主要有兩種形式，一是傳統的檔案信息資源，既紙質檔案和傳統的模擬型檔案（感光照片和音像磁帶），二是（計算機及其網絡環境下 產生的、模數轉換系統數字化轉換的）電子文件（或數字文件）。 因此，檔案信息資源建設就有兩條道路，一是組織和管理好原生的電子文件， 二是將傳統的紙質檔案和模擬型檔案進行數字化轉換。

4、檔案管理機關和檔案專業技術人員，即檔案干部和檔案人才隊伍建設這是檔案信息化建設的組織者、管理者和工作者，是檔案信息化建設持續發展的人才保障。

5、檔案信息化建設的標準與規范。

標準與規范的制訂與實施是檔案信息化快速、有序、健康發展的保障，要從規劃、管理、法制、技術等方面進行規范與協調，逐步制定、試點與完善。

（一）管理性標準規范，是國家檔案行政管理部門統一制定并推廣實施的對電子文件/檔案信息進行管理的一套規則，包括計算機安全法規與標準，數字檔案信息資源合法性的確認等。如：《中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例》等。

（二）業務性標準規范，是對電子文件/檔案業務處理的規范，其范圍包含電子文件/檔案的術語標準及管理規范。如：《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，《電子文件歸檔及管理規范》等。

（三）技術標準規范，包括電子文件/檔案的數據存儲壓縮格式規范、數據交換標準規范、數據加密、水印技術規范和系統軟硬件設施技術標準等。如《信息交換用七位編碼字符集》等。

此外，還應建立健全檔案管理與專業技術人員的職業資格標準，推行檔案從業人員職業資格認證制度，崗位培訓制度，繼續教育制度，編寫 教材。

4 檔案信息化建設的原則

（一）以國家信息化建設為框架

檔案信息化建設是國家信息化建設的一部分，要以國家信息化建設為基本 框架和指導方針，同步進行，協調發展。

（二）文檔一體化管理原則

文檔一體化管理便于實現超前控制，便于檔案（電子文件）管理系統與專業系統（OA、CAD、CAM、CAT、CAI、GPS、GIS）之間的文件與數據的互換，能減少工作流程，便于文件的歸檔，確保檔案（電子文件）的質量，便于實現信息資源的優化配置和高度共享，降低人、財、物的消耗。

（三）紙質文檔與電子文件雙軌并存原則

由于法律上和技術上的原因，在相當長的時期之內，具有重要保存價值的電子文件必須轉化成紙質文件進行歸檔，實行紙質文件和電子文件歸檔雙軌制。

（四）確保網絡安全的原則

檔案信息大量涉及到國家、機關、團體、企事業單位和個人的利益與權益，所以檔案信息化網絡必須有安全保證。因此，做到以下三個方面尤其重要：一是，檔案信息化系統必須有與互聯網等公共信息網實行物理隔離的措施。二是，涉密檔案信息不得存儲在與公共信息網相連的信息設備上，更不能存儲在公共信息網的網絡存儲器上。三是，檔案信息網絡一定要有防火墻、身份驗證等控制技術與制度。

（五）科學先進、求實適用、逐步實施的原則

檔案信息化建設是一項高投入的系統工程，是一項長期而艱巨的任務。既要堅持科學性、先進性、前瞻性，又要兼顧適用性。因此，檔案信息化建設要從我國的國情出發，要考慮到本單位的財力與技術基礎，量力而行，分步實施。檔案信息化建設是一個長期的過程，不可能一蹦而就，只能逐步建設，持續發展。既要能夠獨立開發，也要會合作與引進，對于能為我所用的技術方法，不必追求自己開發，可以采取合作或引進方式，避免走彎路和重復建設。