基于企業中網絡檔案管理系統建設問題的分析與研究

胡曉紅

摘 要：當前隨著我國市場經濟和信息技術的飛速發展，給企業的生存和發展提出了新的要求和挑戰。檔案管理是企業內部管理中的一項重要組成部分，檔案管理水平的高低在某種程度上會直接決定企業的生死存亡，企業必須積極采用信息化的檔案管理模式，在計算機管理系統的統籌安排下，確保企業實現安全、規范、高效的網絡化檔案管理。文章首先剖析企業網絡檔案管理中所面臨的困難；其次探究如何采取針對性的解決對策，提高網絡檔案管理的水平，以期為我國企業網絡檔案管理提供新思路，進一步推動企業的長遠健康的發展。

關鍵詞：企業；網絡檔案管理；問題

隨著當前市場經濟的不斷發展，企業所面臨的市場環境越來越復雜，市場競爭日益激烈，傳統的人工檔案管理模式已經無法適應新時代發展的要求，亟需采取網絡信息化的檔案管理模式。信息檔案管理在企業的日常運作中起著十分重要的作用，這些檔案記錄著企業一路發展和壯大的歷程和經驗。傳統的企業檔案管理需要投入較大規模的人財物力，需要在企業內部建立安全牢固的檔案管理機構和監督機構；信息化技術盛行的今天，企業可以通過網絡信息技術，對企業的檔案信息進行數字化傳輸和儲存，大幅度降低了人財物力的投入，也極大提高了檔案管理的水平和質量。事實證明，一個企業要想生存和發展，必須牢牢跟上時代發展的步伐，及時轉變傳統的管理理念和管理模式，企業的檔案管理也是如此，必須依靠網絡信息技術創新檔案管理方式，建立科學的數字化網絡系統，進一步提高企業對檔案的使用效率。

1 當前我國企業檔案管理中存在的問題和不足

1.1 檔案管理理念較落后

目前我國企業檔案管理中由于受到傳統落后的檔案管理觀念和檔案工作者的素質的影響，嚴重制約了企業的檔案管理水平。很多企業的檔案部門仍然保持著傳統的重收藏輕利用的檔案管理觀念，不是和檔案發展的客觀要求。企業的檔案部門和檔案工作者對檔案的保管和保密工作過分注重，忽視了發揮檔案的信息傳播功能，導致企業中檔案信息資源的開發利用層次仍然比較低級。此外，在信息化不斷發展的新時代背景下，對企業檔案工作者的素質也提出了更高的要求，要求他們不僅要具備專業的檔案管理知識，還必須具備熟練的計算機操作知識，然而我國大部分企業的檔案管理者自身素質不高，一方面體現在現代化信息傳播的理論知識和相關技能技巧的缺乏；另一方面不能及時有效的對檔案信息技術進行更新和維護，計算機網絡和現代通信技術掌握不到位，缺乏較強的知識組織能力。這些因素在很大程度上嚴重阻礙了企業檔案管理的水平和質量，無法適應檔案網絡信息化發展的要求。

1.2 檔案管理模式滯后

當前我國企業的檔案管理模式仍然處于比較傳統的文檔管理模式，不能適應信息化時代發展的要求。傳統的手工檔案管理模式對一些圖片、文檔和聲像的檔案資料無法實現有效的自動歸類管理；特別是對一些比較復雜的線路、工程設計圖紙和管道等檔案資料在保管時無法實現動態呈現，企業工程人員在查閱相關的檔案資料時必須逐一查找，耗時耗力，不利于提高工作的效率。此外，傳統的企業檔案管理模式主要是人工對企業相關資料進行文檔管理，在管理過程中必須經過嚴格分類，特別是檔案資料過多時，手工操作中容易出現錯誤，無法對大量的檔案資料進行分目錄匯總管理，大大降低了檔案管理的水平和效率。許多企業的檔案管理者由于受到傳統檔案工作觀念的影響，造成了思維定式，對企業的檔案資料過分保密，思想上缺乏對企業檔案信息傳播的重要性的相關認識；企業檔案信息的利用者在利用檔案信息過程中容易受到自身文化素質、心理素質和身體素質等多方面的影響，在一定程度上降低了檔案資料的利用率。

1.3 缺乏健全的檔案信息反饋機制

企業的檔案管理過程中必須要具備良好的信息反饋機制，以便及時反饋檔案管理過程中出現的各種問題和狀況，并采取相應的防范預警措施，確保檔案資料實現安全、規范、高效的管理。但是當前我國大多數的企業對于檔案資料管理缺乏思想上的高度重視，在企業中沒有營造一種良好的檔案管理氛圍，缺乏一整套健全的檔案管理反饋機制，信息反饋渠道也不暢通，檔案信息管理者將檔案信息的利用者存在思想認識上的誤差，認為檔案信息的利用者僅僅只是孤立、被動的存在，對信息利用者反饋的信息缺乏思想上的重視，也沒有進行有效收集、整理、分析、回復和采納，導致檔案信息的管理一直處于比較低級的水平。

2 加強企業網絡檔案管理的相關對策和建議

2.1 創新檔案管理理念

當前，為了確保企業的檔案管理工作能夠順應信息化網絡技術的發展潮流，推動企業檔案實現安全、規范和高效的管理，確保企業檔案管理工作的順利開展，必須要改變檔案管理者的思想觀念，摒棄傳統檔案管理中過分關注的“重保管輕利用”的觀念，樹立“以人為本，用戶第一”的新理念。此外，企業還應對檔案工作者進行多途徑的培訓，不斷提高他們檔案管理水平和相關的計算機網絡知識。定期在企業內部對檔案工作人員進行繼續教育和培訓，督促他們努力學習相應的現代網絡檔案管理的理論知識，深入研究檔案信息源、傳播渠道和利用者的特點，并能熟練利用電子郵件、網絡傳播等新型信息傳播渠道，為用戶提供服務；進一步對企業的檔案工作者加強計算機操作技術和網絡信息維護更新技術的培訓，培養出一批適應信息化發展的檔案管理者；提高檔案管理者的信息加工和分析的綜合能力，從本質上真正實現企業檔案的網絡信息化管理。

2.2 改革檔案管理模式

信息化發展的時代大背景下，企業傳統的檔案信息管理模式已經無法適應新時期對企業檔案管理提出的新要求和新挑戰，必須及時改革檔案管理模式，采用先進的網絡信息化檔案管理手段。通過實現網絡信息化管理，可以對檔案資料中的聲像、文檔和圖片實現自動分類管理，將一些較為復雜的線路、工程設計圖紙和管道布置圖紙等通過網絡多媒體動態化呈現，能夠讓工程人員及時、便捷的查閱相關的動態影像，大大提高了工作效率。此外，網絡化的檔案管理模式可以通過使用網絡數字化，進一步提高企業檔案管理的效率。數字化的管理系統可以借助計算機網絡知識，對不同類別的檔案資料進行數字化分類，對大量的數據進行目錄匯總，并通過網絡技術程序的處理，將各類紙質文檔進行數字化處理并加密，有利于實現企業檔案系統的網絡化建設，極大地提高了企業檔案管理的水平和效率。

2.3 完善檔案信息反饋機制

為了進一步推動企業檔案管理的水平，企業內部必須建立良好的信息反饋機制和暢通的信息傳播渠道，這樣才能及時反饋檔案信息傳播過程中的相關情況，并及時采取相應的防范預警措施，確保檔案管理工作的順利開展。因此，當前我國企業必須在公司內部建立一整套完善的檔案信息反饋機制，以現代網絡信息技術為媒介，多途徑的拓展檔案信息傳播渠道。檔案信息的管理者應及時更新思想觀念，糾正認識上的偏差，將檔案信息的利用者視為與自身具有緊密聯系、主動的存在，對信息利用者反饋信息的從思想上高度重視，并及時進行有效的收集、整理、分析、回復和采納，確保檔案管理工作始終處于一種雙向動態的狀態

3 結論

綜上所述，當前我國企業實現網絡檔案管理，在很大程度上提高了檔案管理的水平和效率，為企業檔案部門的管理和方式提供了嶄新的思維方式和方法。企業的網絡檔案管理當前還處于萌芽和初級發展狀態，但隨著網絡通信及信息技術的進一步發展，必將會帶來檔案網絡化管理的新潮流。因此，企業應該及時順應信息化時代發展的潮流和趨勢，積極推廣、普及全新的網絡檔案管理方式。

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