關于施工企業(yè)的檔案信息化管理研究

季穎

摘 要：近些年來，我國的現(xiàn)代化建設發(fā)展取得了卓越發(fā)展，而建筑工程領域也因此得到了發(fā)展和進步。在當前建筑行業(yè)的發(fā)展形勢下，建筑企業(yè)會因為建筑項目的不斷增多而出現(xiàn)建筑任務的負重，因此建立施工企業(yè)的檔案信息化就成為當前非常重要的技術管理，能夠有效的提高企業(yè)的施工管理水平，同時能夠有效的促進企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。

關鍵詞：施工企業(yè)；檔案信息化；管理

施工企業(yè)的檔案信息化管理是運用了當前科學技術的發(fā)達才得以實現(xiàn)。其主要是通過利用現(xiàn)代信息技術能力以及通信技術的發(fā)達和計算機技術的運用來對施工企業(yè)的信息進行采集，從而有序的對企業(yè)信息進行加工和管理。通常情況下，建筑施工企業(yè)由于檔案管理內(nèi)容繁多，同時各個不同的建筑項目在建設實施過程中需要儲存的重要文件非常多，所以施工企業(yè)的檔案信息化管理非常必要。本文將對這種施工企業(yè)的檔案信息化管理進行深入的分析和探究。

1 目前我國施工企業(yè)的檔案信息化管理存在的問題

1.1 檔案歸檔率及完整率較低

近年來，我國的信息化技術得到了高速發(fā)展，同時國家也在近年來將檔案信息化的建設管理納入到正規(guī)的國家規(guī)范條例中，我國的建筑施工企業(yè)也逐步建立起比較規(guī)范的檔案信息化的管理系統(tǒng)。但是隨著企業(yè)項目建設的不斷增多，企業(yè)的施工產(chǎn)值也在不斷提升，企業(yè)規(guī)模也在逐步擴大，這隨之帶來的技術難題也開始蜂擁出現(xiàn)，這給檔案信息化的有序管理帶來了一定的困擾。針對檔案信息管理，是串連著整個企業(yè)施工建設的每一個施工環(huán)節(jié)，包括了內(nèi)部信息工程概況、工程圖紙、財務管理以及合同管理等等，還有國家出臺的相關政策法規(guī)、新技術的實施和運用等外部信息。因此，其實針對施工企業(yè)在進行一項建設時，所需要進行歸檔的文件內(nèi)容非常多而雜。因此導致出現(xiàn)的檔案歸檔了和完整率低的現(xiàn)象。

1.2 信息化管理的規(guī)劃工作不到位

針對施工企業(yè)的檔案信息化管理工作還處于較為低級的階段，對于整個施工項目的全面規(guī)劃性還有所欠缺，且規(guī)劃所具備的的目的性較弱。在實際的施工項目的建設中，因為多方面的因素綜合起來，導致檔案信息化的管理沒有全面而綜合的規(guī)劃，同時信息化的建設由于沒有一定的針對性，使得信息化的建設無法達到預期的積極效果。

1.3 檔案人員缺乏必要的檔案信息化管理的素質(zhì)要求

在施工企業(yè)的檔案信息化管理的崗位中，由于檔案人員的在職流動性較大，使得整體檔案人員的新人較多，因此檔案人員對檔案信息化管理的業(yè)務素質(zhì)也有很大差異。在施工企業(yè)中，檔案人員對檔案信息化管理的業(yè)務水平將直接關系到企業(yè)檔案信息化工作質(zhì)量水平，但因為檔案人員的流動性和業(yè)務能力的差異給施工企業(yè)所帶來的問題，阻礙了企業(yè)檔案信息化管理的效率和質(zhì)量，同時很多檔案人員不能與時俱進，缺乏利用計算機等現(xiàn)代科學技術技能的運用能力，使得企業(yè)不能有效適應整個國家檔案信息化管理的實際需求。

2 施工企業(yè)的檔案信息化管理的具體辦法

2.1 加強企業(yè)對檔案信息化的科學管理

施工企業(yè)可以根據(jù)企業(yè)的實際情況建立有關檔案信息化管理的部門，讓檔案信息化管理能夠在檔案信息部門的帶領下通過利用現(xiàn)代信息技術能力以及通信技術的發(fā)達和計算機技術的運用來實現(xiàn)信息化的統(tǒng)一管理工作。企業(yè)在制定檔案信息化管理部門的過程中，要秉著一切從實際出發(fā)的原則，讓各部門的管理者主動帶隊對各個部門所分管的具體業(yè)務進行檢查，并通過制定合理的獎懲制度來提高人員能夠通過認真的管理工作達到實際效果。（如圖）

2.2 加強對企業(yè)檔案管理人員的培訓

作為施工企業(yè)的檔案管理人員，一方面要不斷提高對基礎檔案信息化管理知識的深入學習，同時企業(yè)重視對檔案人員檔案管理技能方面的培訓工作。在提高檔案人員的基礎檔案信息化管理能力方面，企業(yè)可以通過開展不同形式以及多種實際檔案信息化管理的基礎知識進行培訓，并可以通過分級別進行培訓，例如可以分為崗位培訓、學歷培訓等等，以此來激發(fā)檔案人員培訓的實際工作能力；同時，需要加強檔案人員運用現(xiàn)代化科學技術的能力培訓，對于施工企業(yè)在施工項目的逐漸增多過程中，檔案人員必須通過對檔案信息化管理進行準確無誤的數(shù)據(jù)錄入，才能夠保證企業(yè)的檔案信息化管理得到有序正常的運作。這是我國時代的發(fā)展給檔案管理人員所提出的要求，并秉著與時俱進的科學態(tài)度，對企業(yè)的檔案管理進行不斷更新完善。

2.3 對檔案管理辦法進行拓展

目前大部分檔案管理主要是通過歸檔、保管為最主要的管理內(nèi)容，但這種受局限的檔案管理已經(jīng)不能夠適應企業(yè)的效益發(fā)展，也對企業(yè)檔案的管理有著一定的阻礙影響，在這種情況下，只有不斷轉變檔案管理的模式和思路，并通過企業(yè)整體帶動員工樹立對檔案保存的重視程度，并加強對檔案管理的應用，使得企業(yè)全體工作人員都能夠參與到檔案管理的事業(yè)中來。作為施工企業(yè)，可以建立一個在大數(shù)據(jù)基礎之上的檔案系統(tǒng)，用來對企業(yè)內(nèi)部所有的電子檔案進行歸檔建立，提高對檔案管理的綜合管理水平，同時還可以建立基于虛擬運算和云系統(tǒng)的分布式檔案檢索訪問門戶，來促進用戶之間的互動交流。

2.4 培養(yǎng)施工企業(yè)的專業(yè)技術型人才

為了施工企業(yè)的檔案信息化管理能夠在當前大的經(jīng)濟時代的發(fā)展帶動下，得到更為有序而科學的管理，可以適時地引進和培養(yǎng)專業(yè)性技術人才，來對企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)進行充分的開發(fā)和利用，也只有通過這種開發(fā)和利用，才能適應和跟進當前日新月異的科技發(fā)展速度，尤其是計算機信息技術的蓬勃發(fā)展，更需要檔案信息化軟件的更新和完善，包括對檔案系統(tǒng)的潛能開發(fā)方面的深入挖掘研究，以及電子信息技術、互聯(lián)網(wǎng)技術、軟件開發(fā)和設備維修技術、網(wǎng)頁制作技術方面，都需要專業(yè)性的技術研發(fā)人員的配備，才能夠有力的挖掘檔案信息化平臺的潛力，為施工企業(yè)未來的檔案信息化管理提供更為便捷、科學的服務。

3 結束語

綜上所述，施工企業(yè)的檔案信息化管理，尤其是在施工企業(yè)的工程項目不斷增多的情況下，更需要隨著我國社會經(jīng)濟發(fā)展的步伐而不斷更新和完善，并根據(jù)電子信息技術的發(fā)達對檔案信息管理技術進行更新，對各類資料進行信息化的整合分類，對各部門的資料信息進行合理有序的調(diào)配，并依據(jù)建筑施工企業(yè)的檔案管理的特點不斷為施工企業(yè)的信息化管理進行管理水平的創(chuàng)新。

參考文獻

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