管好“資料”利舉證

穆英哲

在眾多勞動爭議仲裁案件中，“證據”往往成為勝訴與否的關鍵。但由于一些用人單位對舉證責任認識不清，往往在勞動爭議仲裁中陷于不利之地。因此，用人單位必須強化證據收集、保留意識，在日常工作中加強證據管理工作，以從容的姿態應對潛在的勞動爭議。

哪些情形用人單位需舉證

在勞動爭議仲裁及訴訟實踐過程中，需要用人單位舉證的情況比較多。筆者從勞動爭議發生概率較大的案件中，歸納出若干情形，以供參考借鑒：

●用人單位主張勞動者嚴重違反紀律或用人單位規章制度，解除勞動合同的;

●勞動者被證明不能勝任工作，經過培訓或者調整工作崗位后，仍不能勝任工作，用人單位解除勞動合同的;

●勞動合同訂立時所依據的客觀情況發生重大變化，致使勞動合同解除的;

●勞動者主張用人單位存在克扣或無故拖欠工資報酬等情況，用人單位否認的;

●勞動者否認收到用人單位對其勞動合同管理文書送達的;

●勞動者以欺詐等非法手段使用人單位在違背真實意思的情況下訂立或者變更勞動合同，致使勞動合同無效的;

●勞動者在試用期間被證明不符合錄用條件，用人單位解除勞動合同的;

●勞動者主張用人單位系無故拖欠、減少工資等報酬的;

●勞動者主張用人單位未為其辦理社會保險，用人單位否認的;

●被派遣勞動者要求同工同酬，用人單位或用工單位拒絕的;

●勞動者患病或非因工致殘醫療期滿后仍然不能從事原崗位工作，用人單位解除勞動關系的;

●屬于用人單位掌握、管理的與爭議事項有關的其他證據等。

哪些資料需要收集、保留

●職工代表大會制度的資料。主要包括召開職代會向同級黨組織的請示，同級黨組織的批復材料，向上級工會的備案材料，職代會召開情況報告表，協商代表簽名的協商會議記錄等。以及職工代表產生的辦

法，職工代表人數及比例，職工代表組成人員名單，職工代表出席人數，職工代表的選舉、罷免、任期和補選，職工代表大會選舉和表決相關事項等。

●廠務公開制度的資料。主要包括經營管理的基本情況，招用職工及簽訂勞動合同的情況，集體合同文本和勞動規章制度的內容，單方解除勞動合同的情況以及裁員的方案和結果，評選勞動模范和優秀職工的條件、名額和結果，勞動安全衛生標準，安全事故發生情況及處理結果，社會保險以及企業年金的繳費情況，職工教育經費使用情況和職工培訓計劃及執行情況，勞動爭議及處理結果情況，法律法規規定的其他事項。

國有企業、集體企業及其控股企業還應當收集下列資料：投資和生產經營管理重大決策方案等重大事項，企業中長期發展規劃，年度生產經營目標及完成情況，企業擔保，大額資金使用及大額資產處置情況，工程建設項目的招投標，大宗物資采購供應，產品銷售和盈虧情況，承包租賃合同履行情況，內部經濟責任制落實情況，重要規章制度制定等重大事項;職工提薪晉級、工資獎金收入分配情況;專業技術職稱的評聘情況;中層領導人員、重要崗位人員的選聘和任用情況，企業領導人員薪酬、職務消費和兼職情況，以及出國出境費用支出等廉潔自律規定執行情況，職工代表大會民主評議企業領導人員的結果;依照國家有關規定應當公開的其他事項。

●職工董事和職工監事制度的資料。主要包括職工董事和職工監事的產生辦法，職工董事、職工監事候選人自薦、推薦、提名資料，經職工代表大會全體代表的過半數通過當選資料，報上級工會組織備案資料等。

●勞動規章制度需要收集的資料。職代會討論勞動規章制度的會議紀要和公示情況、明確依法履行勞動規章制度告知程序的認定材料，包括用人單位公示規章制度的照片以及相關材料，職工簽收有關規章制度的記錄等。如經過與工會協商的，協商的會議紀要經工會蓋章，工會主席簽字確認。在履行告知程序方面，需要保留已告知的證據，如用人單位網站公布辦法、電子郵件通知、公告欄張貼辦法、員工手冊發放簽收記錄、勞動規章制度培訓簽到記錄、勞動規章制度考試試卷、用工錄用表確認以及影像資料等等。

●處理或者解除勞動合同方面的資料。在日常檢查和調解、處理因勞動規章制度引發的勞動爭議時，是由用人單位提供處理依據的，因此，用人單位需要保留違規調查方面的證據，征求工會意見的書面材料及工會的回復意見材料、書面處理決定、送達回執，停保材料、移送檔案回執等。

●涉及勞動關系、勞動報酬方面的資料。需要保留勞動合同名冊、雙方簽訂的勞動合同、工資支付憑證或記錄（職工工資發放花名冊）、繳納各項社會保險費的記錄、勞動者填寫的用人單位招工招聘“登記表”、“報名表”等招用記錄和考勤記錄等有關憑證等。

在有些資料暫時無法弄清楚到底是否需要保存的情況下，要保存好現有的可能與爭議有關的所有資料、物品、信息，切勿輕易丟棄，盡量做到“寧濫勿缺”。發生爭議后，要迅速弄清楚還需要收集哪些證據，并全力收集。

●事實存在但無任何有力證據證明的資料。用人單位可提前在適當時機以錄音或錄像的形式將對方的口述錄制下來作為視聽資料來使用。收集證人證言時，用人單位應盡力收集與爭議雙方當事人及案件本身均無利害關系的人的證言、書面證明及物證原件，若只有復印件，還需要提供其他證據作為佐證。

●證據存在但無法收集的資料。應將此作為收集線索提供給勞動爭議仲裁委員會或人民法院，請求這些職權機關依職權收集所需證據。這些證據主要包括：申請調查收集的證據屬于國家有關部門保存并需人民法院依職權調取的檔案材料;涉及國家秘密、商業秘密、個人隱私的材料;當事人及其訴訟代理人確因客觀原因不能自行收集的其他材料。

●電子文件收集的資料。隨著電子文件的生成日益增多，電子文件的收集整理工作也是用人單位面臨的一項緊迫任務。相對紙質文件而言，電子文件的載體穩定性更差、較易損毀，因此，收集保留方式的選擇至關重要。為了確保所形成的電子文件的完整性，確保電子文件是可存取、可利用和可理解的，必須及時對所形成的電子文件進行收集保留并采取有效的防護措施。

對收集的資料要進行有效管理

為了保證用人單位收集的資料合法、有效，能夠起到保護用人單位合法權益不受侵害的作用，防止出現因資料收集不全或丟失、損毀等問題帶來的潛在法律風險，在日常工作中用人單位還需要對收集到的資料進行有效管理。

●哪些證據起到決定性的作用。如何管理收集到的資料是一項基礎工作，如判斷用人單位制定的勞動規章制度是否依法履行了民主程序，就需要拿出制定過程中的合法文件加以證明。因此，用人單位要設專人，對已經履行法定程序的各種資料進行收集、整理、歸檔，目的是證明用人單位制定勞動規章制度的過程和內容符合法律規定，具有法律效力。

●準確掌握特別舉證責任。根據法律法規的相關規定，用人單位應當承擔的舉證責任至少包括以下四種情況：

一是用人單位作出的開除、終止、解除勞動合同、生產經營發生重大變化需要裁減人員、減少勞動報酬、變更勞動合同、計算勞動者工作年限等決定而發生的勞動爭議。

二是用人單位與勞動者或者勞動者直系親屬對于是否構成工傷發生的爭議。用人單位拒不舉證的，勞動保障行政部門可以根據受傷害職工提供的證據依法作出工傷認定結論。

三是職工名冊、工資支付憑證或記錄（職工工資發放花名冊）、繳納各項社會保險費的記錄、勞動者填寫的用人單位招工招聘“登記表”、“報名表”等招用記錄和考勤記錄等有關憑證等。

四是勞動者無法提供由用人單位掌握管理的與仲裁請求有關的證據。

●收集、保管過程要合法。用非法手段獲取的證據即便是真實的，也不會被勞動仲裁機關采納為裁決的依據。以侵害他人合法權益或者違反法律禁止性規定的方法取據，不能作為評定案件事實的依據。在收集證據方面，律師通常比較專業，調查取證的過程也能保證合法性，收集證據的范圍也更加廣泛。

●謹防電子文件損毀、刪改。用人單位的電子文件類別多種多樣，對這些電子文件要結合本單位的特點，按門類科學制訂分類編號方案進行管理。分類編號就是對電子文件進行劃分，并給每份電子文件擬定一個固定的、唯一的編號，從而使全部電子文件成為一個有機的整體。

另外，電子證據安全性相對較弱，易被刪改、破壞，且一經刪改不僅不留痕跡，依現有的技術也難以鑒定和恢復。因此，用人單位要積極采取措施，加強防護，防止“黑客”侵入，確保電子證據的安全。

目前，一些用人單位認為電子文件用完后保存在電腦或磁盤中就可以了，因此采取完全與紙質載體脫鉤的做法，使一些有重要價值的電子文件由于沒有紙質文件等硬拷貝作為備件而面臨無法復原的危險。在此建議用人單位要把電子文件與紙質文件結合起來保存，對有重要保存價值的電子文件要制作紙質文件存檔，紙質文件要經過相關領導或工會簽字確認，保證電子文件的原始性。 ? ?責編/寇斌