基于Excel VBA的審計自動抽樣系統(tǒng)設計與應用研究

桂嘉偉

（齊齊哈爾大學經(jīng)濟與管理學院，黑龍江 齊齊哈爾 161006）

基于Excel VBA的審計自動抽樣系統(tǒng)設計與應用研究

桂嘉偉

（齊齊哈爾大學經(jīng)濟與管理學院，黑龍江 齊齊哈爾 161006）

審計實務中存在樣本數(shù)量不足以及代表性差的現(xiàn)象，通過編程可以實現(xiàn)審計工作底稿的局部自動化?；贓xcel VBA，采用統(tǒng)計抽樣、變量抽樣的方法，設計迎合操作流程的實施方案，并在此基礎上結合實務經(jīng)驗開發(fā)出一套審計自動抽樣系統(tǒng)，在會計師事務所測試運行中得到較好的試用反饋。該系統(tǒng)對審計人員完成記賬憑證測試起到了較好的促進作用，從而減少重復勞動、提高審計效率，對于節(jié)約事務所成本、實現(xiàn)高效審計目標有著積極的作用。

審計抽樣；審計工作底稿；系統(tǒng)實施；Excel函數(shù)；VBA編程

1　問題提出

2014年1月至11月期間，全國被審計單位有近10萬家（沈漠，2014）［1］，實際審計工作中存在樣本數(shù)量不足以及代表性差的現(xiàn)象，因此，以風險為導向的抽樣審計伴隨著巨大風險。長此以往，審計人員以及會計師事務所將會承擔越來越大的審計風險（劉暢，2015）［2］。

筆者在國內(nèi)兩家大型會計師事務所實踐期間發(fā)現(xiàn)記賬憑證測試往往伴隨著機械、單調的審計抽樣工作，然而通過編程可以實現(xiàn)抽樣工作自動化，從而提高審計工作效率，進而局部解放審計人員的工作壓力，使其將更多的時間和精力用于考慮關鍵性問題、擴大審計范圍，有助于注冊會計師給予被審單位更全面、細致、準確的審定，降低會計師事務所的審計風險。

2　文獻綜述

會計電算化的研究階段正由開發(fā)轉為完善。姜海清（2014）基于C/S架構、VB語言設計并開發(fā)了一套中小企業(yè)會計電算化系統(tǒng)，包含系統(tǒng)設置、憑證管理、記賬結賬、打印輸出和數(shù)據(jù)維護等五個模塊，實現(xiàn)了除憑證復核之外的基本功能［3］。陳旭生（2015）總結了基于Excel VBA開發(fā)會計信息系統(tǒng)的五個模塊及各模塊必須實現(xiàn)的功能；林鑫（2015）指出中小企業(yè)會計電算化系統(tǒng)存在數(shù)據(jù)安全性差、忽視管理功能、認識不足等亟待解決的問題。

相較于趨于飽和的會計電算化研究，審計電算化則是一個大有可為的新興領域。2014年10月，國務院在關于加強審計工作的意見中提倡創(chuàng)新電子審計技術，提高審計工作能力、質量和效率；兩月后，國家電網(wǎng)公司響應并搭建了內(nèi)部審計信息系統(tǒng)框架。國內(nèi)大型會計師事務所與國際“四大”會計師事務所除了主要審計軟件之外，都大量應用Excel輔助開展各項審計工作。其中，安永全球審計工具GAMx還提供了抽樣工具（EY-Random）但該軟件非常復雜（王海洪，2015）［4］。我國基層審計機關的一線審計人員中能夠獨立采集與分析處理審計數(shù)據(jù)的占比不到10%（韓強，2015）［5］，綜合考慮，Excel VBA更為人性化、也更容易操作。

Excel VBA確實是實現(xiàn)審計電算化的得力工具。在制作周期性報告時，注冊會計師們通過借助Excel表格、SUMIFS函數(shù)可以節(jié)省時間、減少錯誤（Lenning Jeff，2014）［6］。常廣炎和楊彬（2014）基于Excel VBA設計并開發(fā)了一套單位各部門財務預算處理系統(tǒng)；Edward J.Lusk與Michael Halperin（2014）基于Excel VBA設計并開發(fā)了一套審計決策支持系統(tǒng)，該系統(tǒng)多處引用Excel中的Pearson（）函數(shù)，從而能夠自動完成兩組數(shù)據(jù)頻數(shù)分布擬合優(yōu)度的X2檢驗，進而為審計人員確定兩組數(shù)據(jù)之間的關聯(lián)程度提供數(shù)據(jù)支持，可應用于假設檢驗中的賬面數(shù)與審定數(shù)［7］，較好地應用了魏鵬超（2014）所提出的正態(tài)分布審計抽樣法。

審計電算化的研究現(xiàn)狀是“不缺想法缺開發(fā)”。復合型審計電算化人才是我國審計人才發(fā)展的薄弱環(huán)節(jié)，我國缺乏具備財經(jīng)、計算機雙重學科背景的復合型人才（方祺，2015）［8］。

近年來，國內(nèi)外關于會計電算化的文獻已趨于飽和，但審計電算化方面仍較為匱乏而且審計實務工作還有許多方面值得嘗試開發(fā)。有效的審計工具是提升審計工作效率的關鍵，由此，筆者基于Excel VBA所開發(fā)出的審計自動抽樣系統(tǒng)為一線審計工作者提供便利和參考。

3　理論分析

3.1審計抽樣原理

審計抽樣可分為統(tǒng)計抽樣和非統(tǒng)計抽樣：統(tǒng)計抽樣較為客觀科學；非系統(tǒng)抽樣基于個人經(jīng)驗，雖簡易但較為主觀。出于嚴謹考慮，筆者采用統(tǒng)計抽樣的方法。

審計抽樣還可分為屬性抽樣和變量抽樣：屬性抽樣常用于檢驗內(nèi)控有效性；變量抽樣常用于判斷報表錯報項；實務中還存在結合兩者的雙重目的抽樣方式，用于同時進行控制測試和實質性測試。記賬憑證測試屬于實質性測試，筆者采用變量抽樣的方法。

3.2功能分析

筆者在會計師事務所實踐期間共完成了百余次記賬憑證測試的審計底稿編制，其流程可歸納為6個步驟：在Excel中輸入數(shù)據(jù)、對明細進行篩選、排序后進行抽樣、對復核差異進行分析、根據(jù)結果撰寫說明、提交至領導審核，其中4個步驟可通過編程實現(xiàn)替代原現(xiàn)流程對比見表1。

表1　記賬憑證測試流程對比表

除了提高效率，通過程序控制、系統(tǒng)實施還能夠減少人工失誤、迎合底稿格式。

3.3同類分析

現(xiàn)行的審計抽樣工具的確已出色完成抽樣功能，但仍存在一些值得完善的方面。

（1）使用人群受限。現(xiàn)行的審計抽樣工具主要由各大會計師事務所自行研發(fā)，而且不對外提供，使用者必須安裝對應的審計軟件，甚至需要經(jīng)過注冊驗證才能正常使用。

（2）不夠輕巧。抽樣工具直接整合在審計軟件，使用者必須完整安裝對應軟件才能實現(xiàn)抽樣功能，繁冗的安裝過程在臨時使用、異地使用時顯得頗為不便。

（3）抽樣模式單一。以天易審計軟件為例，其篩選模式僅限于抽查條數(shù)和抽查金額范圍兩種，其應用范圍僅限于銀行存款等少數(shù)會計科目，無法直接控制抽樣比例。

（4）抽樣能力有限。以天易審計軟件為例，其應用范圍僅限于銀行存款等少數(shù)會計科目，無法對其他科目進行抽樣，事實上，費用類科目也經(jīng)常需要審計抽樣、進行記賬憑證測試。

（5）與審計底稿銜接性差。大多數(shù)審計抽樣工具程序本身不作控制，無法為審計人員提供風險評估建議，需要執(zhí)業(yè)人員自行評估和判斷。實際上，通過程序控制、生成建議能夠更高效、可靠地輔助審計人員進行職業(yè)判斷；兼容底稿編制格式后能大幅推動底稿編制進程。

3.4技術分析

筆者選擇Excel VBA作為審計自動抽樣系統(tǒng)的編譯語言。

Excel VBA是集成在Excel電子表格中的一種面向對象的開發(fā)平臺，功能強大、操作簡單、易于開發(fā)；事實上，作者僅用了3天時間便完成了該系統(tǒng)的功能實現(xiàn)與初步調試。

審計抽樣的功能全部整合在一個Excel文件中，無需安裝或注冊，沒有使用限制；審計人員只要運行這個Excel文件即可正常使用，使用、存儲、分享均足夠輕便；通過選擇實現(xiàn)了抽樣模式的多樣化、抽樣對象的多元化；通過設計底稿模板，提高了審計底稿的兼容性。此外，選擇Excel VBA開發(fā)的另一個好處便是后期修改、調試十分便捷。

4　審計自動抽樣系統(tǒng)的開發(fā)

4.1功能設計

筆者所開發(fā)的審計自動抽樣系統(tǒng)主要目標系實現(xiàn)兩大功能：記賬憑證測試的自動抽樣、專項審計底稿的輔助生成。除了輸入數(shù)據(jù)、查驗原始憑證工作必須由審計人員親自完成，系統(tǒng)代替審計人員完成了篩選有效數(shù)據(jù)、按金額對數(shù)據(jù)進行排序、根據(jù)抽樣要求抽取數(shù)據(jù)、根據(jù)審定金額核算差異、按天健會計師事務所（特殊普通合伙）的底稿編制格式結合復核結果編制專項審計底稿等多項工作。

4.2模塊設計

筆者將該系統(tǒng)分為初始化、輸入數(shù)據(jù)、自動抽樣、完成復核、生成報告五個模塊。

（1）初始化。初始化模塊系初始化所有參數(shù)及工作表，以便系統(tǒng)能夠重復使用。

（2）輸入數(shù)據(jù)。輸入數(shù)據(jù)模塊系從用戶輸入的數(shù)據(jù)中篩選得到憑證號非空的有效數(shù)據(jù)、按金額對有效數(shù)據(jù)進行排序，從而為自動抽樣模塊提供數(shù)據(jù)支持。

（3）自動抽樣。自動抽樣模塊系根據(jù)抽樣要求在已按金額大小排序的數(shù)據(jù)中抽取適量數(shù)據(jù)，使之同時滿足用戶輸入的重要性水平以及期望比例。

（4）完成復核。完成復核模塊系補全無差異項的單元格并根據(jù)審定金額核算差異。

（5）生成報告。生成報告模塊系按天健會計師事務所（特殊普通合伙）的底稿編制格式結合復核結果、用戶輸入的科目、等信息編制專項審計底稿。

4.3流程設計

審計自動抽樣系統(tǒng)五個模塊各步驟中的數(shù)據(jù)傳輸流程共分為十個步驟：第一步，根據(jù)發(fā)生金額對原始數(shù)據(jù)進行排序，傳輸用戶輸入的原始數(shù)據(jù)；第二步，將各筆業(yè)務的位置儲存在數(shù)據(jù)庫，傳輸經(jīng)過排序處理的數(shù)據(jù)；第三步，顯示累計發(fā)生、合計金額等信息，傳輸原始數(shù)據(jù)的統(tǒng)計結果；第四步，將用戶的抽樣要求儲存在數(shù)據(jù)庫，傳輸期望比例、重要性水平；第五步，根據(jù)抽樣要求自動對業(yè)務進行抽樣，傳輸抽樣要求、各業(yè)務位置；第六步，將抽樣結果顯示在對應工作表，傳輸抽樣結果、統(tǒng)計數(shù)據(jù)；第七步，對比分析審定數(shù)據(jù)并形成復核結果，傳輸用戶輸入的審定數(shù)據(jù)；第八步，將復核的結果顯示在對應工作表，傳輸經(jīng)過計算的復核結果；第九步，將客戶、科目等信息儲存在數(shù)據(jù)庫，傳輸用戶輸入的客戶等信息；最后，將匯總的報告顯示在對應工作表，傳輸與報告有關的匯總信息。

其中，各步驟數(shù)據(jù)傳輸流程示意圖如圖1所示。

其中，自動抽樣（Command3）的流程示意圖如圖2所示。

4.4數(shù)據(jù)庫表

筆者在數(shù)據(jù)庫中共定義了3類共計26個參數(shù)。其中，整數(shù)類型“Integer”主要用于循環(huán)體、定位單元格；單精度浮點類型“Single”主要用于金額等數(shù)據(jù)的存儲與計算；字符類型“String”主要用于文本信息存儲與拼接。

將抽樣前的排序過程整合在一張“排序”工作表中完成，其中，A列記錄該業(yè)務在“數(shù)據(jù)”工作表中對應的行數(shù)，B列記錄該業(yè)務的金額?！芭判颉惫ぷ鞅淼腁列和B列分別對應a（）和f（）兩個數(shù)組，排序過程在“排序”工作表中自動完成，較好地節(jié)約了空間。

圖1　數(shù)據(jù)傳輸流程

圖2　自動抽樣流程

4.5操作界面

程序自動處理完復核數(shù)據(jù)并自動補全后的“抽樣”工作表如圖3所示。

圖3　抽樣工作表示意圖

系統(tǒng)完成全部抽樣過程后的最終底稿界面 （已作橫向拼接處理）如圖4所示。

圖4　系統(tǒng)操作界面示意圖

4.6功能代碼

筆者以最關鍵的將所抽取的每筆業(yè)務的金額輸出在“抽樣”表中的9行功能語句為例：

01|zyx=Sheets（″說明″）.Cells（13，5）

02|min=Val（Sheets（″說明″）.Cells（11，5））*Val（Sheets（″說明″）.Cells（13，3））

03|For i=1 To Val（Sheets（″說明″）.Cells（11，3））

04|If（Val（Sheets（″排序″）.Cells（i，2））＞=zyx）Or（all〈min）Then

05|num=num+1

06|all=all+Val（Sheets（″排序″）.Cells（i，2））

07|Sheets（″抽樣″）.Cells（i+1，6）=Val（Sheets（″排序″）. Cells（i，2））

08|End If

09|Next i

代碼01將“說明”工作表（13，5）單元格的值，即重要性水平賦給參數(shù)zyx；代碼02將“說明”工作表（11，5）單元格和“說明”工作表（13，5）單元格的值的乘積，即期望比例對應的期望金額賦給參數(shù)zyx；代碼03和代碼09構成一個循環(huán)體，參數(shù)i從1遍歷到“說明”工作表（11，3）單元格的值為止，即對于每筆發(fā)生業(yè)務，重復執(zhí)行代碼04至08的語句；代碼04和代碼08構成一個判斷體如果“排序”工作表（i，2）單元格的值不小于參數(shù)zyx或者參數(shù)all小于參數(shù)min，即未達到重要性水平或未超過期望金額，那么執(zhí)行代碼05至07的語句，否則不執(zhí)行；代碼05將參數(shù)num的值加上1的和賦給參數(shù)num，即被抽樣個數(shù)加1；代碼06將參數(shù)all的值加上“排序”工作表（i，2）單元格的值的和賦給參數(shù)all，即累計被抽樣金額；代碼07將“排序”工作表（i，2）單元格的值賦給“抽樣”工作表（i+1，6）單元格，即輸出被抽取業(yè)務。

運行后上述9行功能語句后，參數(shù)num將記錄抽樣個數(shù)而參數(shù)all將記錄抽樣總金額，被抽業(yè)務的金額將按時間先后順序不斷輸出到“抽樣”工作表相應位置直到抽樣比例超過期望比例并且滿足重要性水平要求，從而實現(xiàn)對應的功能。

5　案例分析

5.1模擬測試介紹

陳經(jīng)理和助理正在某被審計單位進行三年一期的財務審計工作，助理獲取了一份該被審計單位2012年度的財務賬套數(shù)據(jù)，陳經(jīng)理要求其盡快完成該被審計單位2012年度庫存現(xiàn)金、銀行存款、應收賬款、其他應收款、應付賬款、其他應付款、管理費用、財務費用等8個會計科目的記賬憑證測試工作并匯報結果。其中，重要性水平為100 000.00元，各科目抽樣金額要求占比50%以上。

助理借助基于Excel VBA開發(fā)的審計自動抽樣系統(tǒng)，輸入該被審計單位2012年度的財務數(shù)據(jù)和抽樣要求，按照抽樣結果對相關業(yè)務進行記賬憑證測試，將復核數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)，自動生成審計工作底稿，最終完成陳經(jīng)理所交代的8個科目記賬憑證測試工作。

5.2模擬測試過程

（1）初始化。按下“初始化”按鈕，系統(tǒng)一切就緒。

（2）輸入數(shù)據(jù)。第一步，將某被審計單位2012年度“銀行存款”科目賬套明細復制到已清空的“數(shù)據(jù)”工作表中；第二步，按下“輸入數(shù)據(jù)”按鈕，程序自動算得該被審計單位2012年度“銀行存款”科目累計發(fā)生901筆業(yè)務，合計金額為3 102 395.85元。

（3）自動抽樣。第一步，在“說明”工作表中輸入重要性水平以及期望比例；第二步，按下“自動抽樣”按鈕，程序自動完成抽樣步驟，共抽樣其中的19筆業(yè)務（個數(shù)占比約為2.11%），合計金額為1 556 402.11元（金額占比約為50.17%，已超過期望比例），程序完成抽樣步驟后，抽樣結果將顯示在“抽樣”工作表中。

（4）完成復核。第一步，審計人員將所抽樣本的記賬憑證測試結果登記在“抽樣”工作表中的“審定金額”、“原始憑證”、“會計分錄”、“所屬期間”、“賬記對手”、“對賬單”等列所對應的位置，但若無異常亦可不填寫；第二步，按下“完成復核”按鈕，程序處理完復核數(shù)據(jù)后將自動補全“抽樣”工作表。

（5）生成報告。審計人員在“說明”工作表相應位置填寫“客戶名稱”、“審計人員”、“審計日期”、“會計科目”、“會計期間”后按下 “生成報告”按鈕后即可自動生成抽樣情況和復核差異報告。至此，系統(tǒng)已完成本次抽樣過程的全部電子底稿，根據(jù)作者程序設定，審計人員恰好可以將“說明”工作表打印在一頁A4紙上，隨后可以在頂部填寫索引號，在底部“結論”處勾選審計結論、簽字。

5.3模擬測試數(shù)據(jù)

筆者對數(shù)據(jù)組都設置了實驗組和對照組 （除區(qū)分使用審計自動抽樣系統(tǒng)外，其他條件均相同），從客戶資料中隨機抽取了10組數(shù)據(jù)參加對比測試，同時對5個模塊分別計時。

測試結果表明：相比于以傳統(tǒng)的審計底稿編制方式完成記賬憑證測試工作的對照組（6 083s），作者使用審計自動抽樣系統(tǒng)的實驗組（1 442s）能更高效地完成10組數(shù)據(jù)的記賬憑證測試底稿編制工作，能夠實現(xiàn)記賬憑證測試的自動抽樣、專項審計底稿的輔助生成等兩大功能，整個測試過程共節(jié)約用時4 641s，節(jié)約比約為76.29%。

此外，通過審計自動抽樣系統(tǒng)節(jié)約了使用者在重復性勞動中的時間從而使其感到愉悅，進而能夠進一步調動了審計人員的工作熱情，提高整體工作效率。

5.4應用反饋

經(jīng)實踐，參加應用的來自國內(nèi)兩家大型會計師事務所的37名審計人員均認為該系統(tǒng)實現(xiàn)了功能，提高了效率；在本次為期1個多月（從2015年5月5日至2015年6月14日）的應用過程中，未見異常反饋。但這很可能與應用期間不充分有關，因此，雖然該系統(tǒng)的實際應用價值得到了認可但是當審計人員進一步應用后可能會有異常情況發(fā)生。

筆者認為該系統(tǒng)運行最大障礙是各單位賬套格式不統(tǒng)一。目前該系統(tǒng)已基本適應天健會計師事務所（特殊普通合伙）正在使用的天易審計軟件所導出的賬套格式；若遇到其他格式，可能需要審計人員做相應調整才能順暢使用。

6　結論

筆者基于Excel VBA成功設計并研發(fā)了審計自動抽樣系統(tǒng)，驗證了基于Excel VBA實現(xiàn)審計憑證抽樣功能的可行性；經(jīng)過兩家會計師事務所部分審計人員積極實踐使用，筆者實習單位認可該系統(tǒng)并稱其對審計人員完成記賬憑證測試起到了較好的促進作用。

筆者所開發(fā)的審計自動抽樣系統(tǒng)在提高審計效率、減少人工失誤、迎合底稿格式等方面具有先進性；但也存在需Excel環(huán)境支持、數(shù)據(jù)處理存在上限，尚未兼容所有格式、抽樣模式值得商榷等局限性，有待進一步完善。

主要參考文獻

［1］沈漠.明年全國審計工作將有六大任務［N］.財會信報，2014-12-29 （1）.

［2］劉暢.會計師事務所審計風險的現(xiàn)狀與對策研究［J］.經(jīng)營管理者，2015（10）：37.

［3］姜海清.中小企業(yè)會計電算化系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)［D］.長春：吉林大學，2014.

［4］王海洪.大型會計師事務所審計信息化調查研究［J］.商業(yè)會計，2015 （6）：48-50.

［5］韓強，許超.基層審計機關提高計算機應用水平的途徑［J］.理財，2015 （5）：80-81.

［6］Lenning J.Excel：The Power of Mapping［EB/OL］.http：//www.journalof account ancy.com/issues/2014/apr/excel-mapping-20138815.html，2014-04-01.

［7］Lusk EJ，Halperin M.Detecting Newcomb-Benford Digital Frequency Anomalies in The Audit Context：Suggested X2 Test Possibilities［J］.Accounting and Finance Research，2014，3（2）：191-205.

［8］方祺.關于我國計算機審計人才培養(yǎng)的思考［J］.河北企業(yè)，2015（4）：83.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.19.026

F239.0

A

1673-0194（2015）19-0053-04

2015-09-01

桂嘉偉（1993-），男，浙江杭州人，齊齊哈爾大學濟經(jīng)與管理學院，碩士研究生在讀，主要研究方向：會計信息化、審計信息化。