電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作中的問題與措施

周榮芬

（江蘇省地質(zhì)礦產(chǎn)局第二地質(zhì)大隊(duì)，江蘇 常州 213022）

會(huì)計(jì)檔案作為經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中產(chǎn)生的一種經(jīng)濟(jì)資料，對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的正常運(yùn)行起到了重要作用。隨著社會(huì)的進(jìn)步和科技的發(fā)展，會(huì)計(jì)工作越來越便利，會(huì)計(jì)人員由以前的手工操作逐步向現(xiàn)在的電算化方向轉(zhuǎn)變。電算化會(huì)計(jì)檔案主要是指會(huì)計(jì)電算化方向所形成的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，與以往的會(huì)計(jì)手工檔案相比較，其主要是應(yīng)用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)相關(guān)數(shù)據(jù)，極大地方便了會(huì)計(jì)資料的存檔與查詢。但是，由于我國的會(huì)計(jì)電算化興起較晚，還處于摸索階段，在電算化會(huì)計(jì)檔案迅速發(fā)展的同時(shí)，諸多問題接踵而至。

1 電算化會(huì)計(jì)檔案管理中存在的缺陷

在會(huì)計(jì)電算化的影響下，許多單位的會(huì)計(jì)工作都走向了正規(guī)化的軌道，但電算化畢竟是一種新興事物，在大規(guī)模的電子檔案管理中仍然會(huì)出現(xiàn)很多問題。其一，部分單位沒有會(huì)計(jì)電算化檔案管理應(yīng)用方面的經(jīng)驗(yàn)，會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度存在不規(guī)范、任務(wù)模糊不清的問題。使用會(huì)計(jì)電算化后，許多單位的領(lǐng)導(dǎo)只看重核算部分，而略掉同樣重要的管理部分，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案雜亂無章。其二，電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性未能體現(xiàn)。電算化會(huì)計(jì)的檔案優(yōu)勢未被認(rèn)知，部分企業(yè)的財(cái)務(wù)人員仍然慣用陳舊的會(huì)計(jì)檔案管理方式，對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理的實(shí)際操作還不熟悉，常常只通過計(jì)算機(jī)輸出會(huì)計(jì)報(bào)表、賬簿等，而沒有重視數(shù)據(jù)的更新、存檔和保護(hù)，導(dǎo)致系統(tǒng)信息缺失，為后期查詢造成不便。

另外，由于許多會(huì)計(jì)人員并沒有長期接觸會(huì)計(jì)電算化工作，其自身的專業(yè)技能和經(jīng)驗(yàn)都沒有有效提升，計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力也不強(qiáng)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)綜合能力不強(qiáng)，影響電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作的順利開展。

2 電算化會(huì)計(jì)檔案管理中可采用的一些措施

2.1 建立和完善相關(guān)管理制度

當(dāng)前，電算化會(huì)計(jì)檔案管理的保管和歸檔制度還有待完善，必須建立嚴(yán)格的管理制度，分別對(duì)檔案的保管方式、歸檔內(nèi)容、歸檔類型、鑒定用途、載體類型以及保護(hù)措施等方面作出規(guī)定，并嚴(yán)格執(zhí)行，保證歸檔數(shù)據(jù)及時(shí)、完整和安全，嚴(yán)格監(jiān)控操作過程，出現(xiàn)問題及時(shí)糾正，保證檔案信息的質(zhì)量。

2.2 提高對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí)

首先要更新觀念，逐步重視會(huì)計(jì)電算化的檔案應(yīng)用，以取代傳統(tǒng)方式，投入重金建立完善的電算化會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，保證系統(tǒng)可靠運(yùn)行。同時(shí)，在電算化會(huì)計(jì)的檔案管理室配置監(jiān)控設(shè)施，為會(huì)計(jì)檔案的安全性打下基礎(chǔ)。

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代危機(jī)四伏，為減少電腦與網(wǎng)絡(luò)給電算化檔案帶來的傷害，避免會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的泄露與人為修改，要在購買會(huì)計(jì)軟件時(shí)，選擇有會(huì)計(jì)檔案管理輔助功能的電算化軟件，以便及時(shí)修補(bǔ)和維護(hù)系統(tǒng)漏洞，為開展電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作做好軟件準(zhǔn)備。

最后，轉(zhuǎn)變管理意識(shí)，將電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作視為財(cái)務(wù)工作中的一個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)，讓專業(yè)人員從事電子檔案的收集、整理、歸檔與查閱工作，保障會(huì)計(jì)檔案的完整性，以利于信息使用者快速方便地查找到相關(guān)數(shù)據(jù)，使電算化會(huì)計(jì)檔案真正發(fā)揮作用。

2.3 加強(qiáng)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的保護(hù)

計(jì)算機(jī)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)很容易被不法之人侵入，肆意篡改會(huì)計(jì)信息，因此，要加強(qiáng)各單位電算化會(huì)計(jì)檔案的保密管理。首先，各單位內(nèi)部的會(huì)計(jì)人員之間、不同崗位之間要做到相互制約，以防非本職責(zé)的會(huì)計(jì)人員使用電算化造成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。其次，要對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案設(shè)置高級(jí)別的密碼，使無關(guān)人員無法進(jìn)入系統(tǒng)，從而防止另有企圖的人進(jìn)入會(huì)計(jì)電子檔案篡改會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。

再次，要做好備份工作。把整理好的電子會(huì)計(jì)檔案備份到電腦的存儲(chǔ)盤中，同時(shí)使用準(zhǔn)時(shí)備份與自動(dòng)備份兩種功能，不僅在電腦中備份，還要在移動(dòng)硬盤中備份，或刻制光盤。存放在電腦中的數(shù)據(jù)要備份兩份，一份放在電腦的存儲(chǔ)盤中，另一份放在電腦的備份盤中，這兩份會(huì)計(jì)檔案要由專業(yè)的檔案人員分類保存在單位的檔案室與會(huì)計(jì)電算化中心，以保證會(huì)計(jì)檔案的安全性。要注意檢查電算化設(shè)備存儲(chǔ)盤的使用容量，按時(shí)檢查、復(fù)制和更換，以防因存儲(chǔ)盤存滿造成數(shù)據(jù)無法保存的現(xiàn)象。

最后，在會(huì)計(jì)電算化操作中所做的每一步都要讓電腦自動(dòng)記錄下來，設(shè)置密碼保護(hù)，以方便審計(jì)檢驗(yàn)系統(tǒng)準(zhǔn)確查出數(shù)據(jù)。除此之外，還要加強(qiáng)電腦網(wǎng)絡(luò)安全管理，只有加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，才能擁有一個(gè)安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，才能確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的正確性。

2.4 重視會(huì)計(jì)從業(yè)人員的教育培訓(xùn)

電算化會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量，最終依賴于操作人員的業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)，因此，要吸納和培養(yǎng)會(huì)計(jì)專業(yè)能力強(qiáng)、具有較強(qiáng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用和維護(hù)能力的人員，對(duì)在崗會(huì)計(jì)人員、系統(tǒng)維護(hù)人員等進(jìn)行定期的專業(yè)技能培訓(xùn)、法律知識(shí)以及職業(yè)道德素質(zhì)培訓(xùn)，使其不斷提高法律意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，從而更好地為財(cái)務(wù)檔案管理信息化發(fā)展提供服務(wù)。

3 結(jié) 語

電算化會(huì)計(jì)作為新興時(shí)代的產(chǎn)物，與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案仍有一定聯(lián)系。這就好比傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是一個(gè)載體，現(xiàn)如今的電算化會(huì)計(jì)檔案就是它孕育出來的一個(gè)生命，它預(yù)示著會(huì)計(jì)以后的發(fā)展方向會(huì)更加規(guī)范，更加便捷。因此要充分發(fā)展電算化會(huì)計(jì)，做好電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作。

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[3]孫林梅.關(guān)于新形勢下電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作的思考[J].黑龍江檔案,2013(2).